Der Bereich Verwaltung: Berufe, Kompetenzen und Beschäftigungsaussichten

Der Verwaltungsbereich umfasst organisatorische und finanzielle Managementtätigkeiten in einem Unternehmen oder einem Büro. Darunter fallen unterschiedliche Berufe: Fachkräfte, die dafür sorgen, dass ein Büro jederzeit gut organisiert ist und effizient arbeitet, also Sekretärinnen, Verwaltungsassistent/innen, Empfangspersonal, Angestellte, Büroleiter – bis hin zu den leitenden Mitarbeitern, Direktoren und den Mitglieder des Verwaltungsrats, die ein ganzes Unternehmen leiten.

Die Fachkräfte, die in Verwaltungsbüros tätig sind, üben also je nach ihrer Position innerhalb des Unternehmens unterschiedliche Tätigkeiten aus. Sie sind mit der Eingabe von Daten befasst (Data Entry), mit den geschäftlichen Mitteilungen und der Archivierung der Geschäftsunterlagen. Sie kümmern sich auch um die zahlreichen bürokratischen Vorgänge, die für die Wirtschaftstätigkeit nötig sind: zum Beispiel um die Kunden- und Lieferantenverwaltung und die Personalverwaltung (Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialabgaben für das Personal). Sie wirken auch an der Erstellung der Bilanz und an der Vorbereitung der Buchunterlagen mit.

Wer hingegen in leitenden Positionen beschäftigt ist, koordiniert die Verwaltungs-, Buchhaltungs- und Finanzdienste und ist verantwortlich für die Aufsicht über die Geschäftstätigkeit hinsichtlich der finanziellen Transaktionen des Unternehmens (Verwaltungskontrollen).

Die Ausbildung, die in den Stellenangeboten im Verwaltungsbereich vorausgesetzt wird, ist sehr unterschiedlich: Für Einstiegspositionen genügt mitunter ein Fachschulabschluss oder Abitur, während Manager und leitende Angestellte einen Hochschulabschluss (z. B. in Wirtschaft, Rechts- oder Politikwissenschaften) oder einen Masterabschluss und vertiefte Kenntnisse im jeweiligen Bereich nachweisen müssen.

Die Verwaltung ist ein strategisch wichtiger Bereich für alle Arten von Organisationen: große und kleine Unternehmen, private und öffentliche Betriebe, öffentliche Ämter (öffentliche Verwaltung) und gemeinnützige Organisationen benötigen, unabhängig von ihrem jeweiligen Wirtschaftszweig, Personal mit soliden Verwaltungskenntnissen.

Zudem gibt es Unternehmensberatungen, in denen Fachkräfte mit Erfahrung zu unterschiedlichen Aspekten der Verwaltung und Managementkontrolle Beschäftigung finden.

Die wichtigsten Unternehmen, die Stellenangebote im Bereich Verwaltung bieten:

Es gibt Beschäftigungstrends, die für den gesamten Verwaltungsbereich gelten, auch unter Berücksichtigung der eventuellen Unterschiede zwischen Verwaltung in Unternehmen und öffentlicher Verwaltung.

Allem voran wirkt sich die technologische Entwicklung auf die Modalitäten der Informationsverarbeitung aus: angefangen von der digitalen Archivierung über die Big Data-Nutzung bis hin zur Office Automation. Dies ermöglicht eine effizientere Verwaltung der Daten und der Verwaltungsprozesse, eine raschere Erledigung der Aufgaben mit weniger Personal und Kostenreduzierungen. Als Konsequenz hieraus nehmen die Stellenangebote für allgemeine Verwaltungsangestellte ab, während die Nachfrage nach Fachkräften mit Erfahrung in Informatik und digitaler Technologie steigt.

Die zunehmende Komplexität und Globalisierung der Wirtschaft führen auch dazu, dass die Unternehmen in steigendem Maße kompetentes und gut ausgebildetes Verwaltungspersonal benötigen, das in der Lage ist, sie bei den administrativen Prozessen und im Management von Wirtschafts-, Buchhaltungs- und Finanzinformationen zu unterstützen.

Jedes einzelne Berufsbild im Verwaltungsbereich muss über spezifische Fähigkeiten verfügen. Dennoch lassen sich einige Schlüsselkompetenzen benennen, die für Verwaltungsassistent/innen über Sekretär/innen bis hin zu den Führungskräften wichtig sind.

Organisations- und Planungsfähigkeiten

Alle Verwaltungsberufe verlangen nach hohen organisatorischen Fähigkeiten: um mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen, mit einem immer hohen Grad an Genauigkeit sehr viel Information einzuholen, die jeweiligen Möglichkeiten optimal zu nutzen … Sehr wichtig ist zudem die Planungsfähigkeit, um den verschiedenen Verwaltungs- und Steuerverpflichtungen fristgerecht entsprechen zu können.

Kommunikationsfähigkeit

Verwaltungspersonal arbeitet stets in engem Kontakt mit Kollegen, Vorgesetzten, mit anderen Unternehmensbereichen sowie mit Kunden und Lieferanten. Deshalb muss es über gut entwickelte mündliche (persönliche und telefonische) und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten für die effiziente Kommunikation auf einem hochprofessionellen Niveau verfügen.

IT-Kenntnisse

In Verwaltungsprozessen kommt immer häufiger Technologie zum Einsatz: zum Beispiel mit innovativer Verwaltungssoftware für das Administrationsbüro oder Programmen für die elektronische Archivierung von Dokumenten. Gute Informatikkenntnisse helfen dabei, die Nutzung neuer digitaler Tools rasch zu erlernen und die persönliche Effizienz und Kompetitivität zu steigern.

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