Was macht eine Sekretärin? Aufgaben und Anforderungen

Die Sekretärin ist eine Angestellte, die sich um die organisatorisch wie technisch korrekte und pünktliche Erledigung von Sekretariatsaufgaben kümmert.

Es handelt sich um einen Beruf, der erhebliche Organisationsfähigkeiten und Genauigkeit erfordert, für die Koordination der zahlreichen Frontoffice- und Backoffice-Tätigkeiten unter Einschätzung der Prioritäten und Erfordernisse der Vorgesetzten und Bürokollegen sowie im Umgang damit.

Was macht die Sekretärin?

Zu den häufigsten Tätigkeiten einer Sekretärin zählen das Führen des Front Office, der Telefonverkehr, die schnelle Post- und E-Mail-Bearbeitung, die Erstellung und das Schreiben von Briefen und Dokumenten, die Organisation, Erledigung und Ablage von Verwaltungsvorgängen, die Dateneingabe in das Verwaltungssystem (Data Entry), die Terminverwaltung für die Geschäftsleitung und/oder die Kollegen.

In einigen Fällen sind die Mitarbeiter im Sekretariat auch verantwortlich für den Kundenempfang im Büro oder im Unternehmen, mit einer Funktion, die derjenigen des Empfangsmitarbeiters bzw. der Rezeptionistin ähnlich ist: die Sekretärin kontrolliert den Zugang, empfängt die Besucher und geleitet sie innerhalb der Einrichtung zu ihrer Zielperson. Somit muss sie nicht nur äußerst freundlich und herzlich sein, sondern auch ein gepflegtes Auftreten haben und Kleidung tragen, die ihrer Aufgabe entspricht.

Neben diesen allgemeinen Sekretariatsaufgaben können die spezifischen Aufgaben einer Sekretärin je nach Arbeitsplatz variieren. Denn es gibt unterschiedliche Spezialisierungen.

Die wichtigsten sind die folgenden:

• Die Sachbearbeiterin für Sekretariat und Buchhaltung, die sich vorrangig mit administrativen Funktionen und Buchhaltung befasst (Kreditoren und Debitoren, Unterstützung beim Monatsabschluss und Berichtswesen)
• Die Vertriebssekretärin bzw. Vertriebsassistentin, die die Vertriebsabteilung unterstützt, Bestellungen bearbeitet, sich um die kaufmännische Korrespondenz mit den Kunden kümmert und den Terminkalender für die Vertriebsmitarbeiter und Kollegen im Außendienst führt
• Die Chefsekretärin, die direkt der Geschäftsführung untersteht und sich um die Terminverwaltung eines Managers kümmert (Terminkalender für Meetings, Versammlungen, Geschäftsreisen ...) sowie um die Pflege der Geschäftskorrespondenz und die Assistenz für den Manager bei den verschiedenen Tätigkeiten
• Die Sekretärin von Freiberuflern und Selbständigen wie die Arztsekretärin, die Anwaltssekretärin usw., die den Terminkalender für Treffen und Besuche führt, die Kunden / Patienten empfängt und sich um die Verwaltungs- und Buchhaltungsaufgaben (z. B. die Verwaltung medizinischer oder juristischer Unterlagen) kümmert

Der Arbeitsplatz einer Sekretärin ist normalerweise ein Büro oder die Empfangstheke, mit Arbeitszeiten, die von Teilzeit bis Vollzeit gehen können, je nach Vertrag. Häufig wird von Assistenten und Sekretärinnen höchste Flexibilität verlangt, um den Erfordernissen des Büros, der Geschäftsleitung oder des Unternehmens gerecht werden zu können. Zudem sind gute Teamfähigkeit und Fähigkeit im Stressmanagement gefragt, vor allem, wenn man im Büro mit vielen Kollegen oder mit einem vielbeschäftigten Manager zusammenarbeitet oder in einer Praxis, Kanzlei oder einem Büro mit hohem Arbeitsaufkommen tätig ist.

Sekretärinnen werden gesucht in vielen unterschiedlichen Bereichen: Jobanzeigen für Sekretär/in kommen von Unternehmen jeder Art (von KMUs bis hin zu den großen multinationalen Konzernen), von Praxen, Kanzleien, Beratungsbüros, Agenturen, Vereinen und der Öffentlichen Verwaltung, von Schulen und Bildungseinrichtungen … Eine gute Sekretärin ist also praktisch überall benötigt.

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Worin besteht die Arbeit einer Sekretärin?

Was sie können muss und was einige ihrer wichtigsten Tätigkeiten sind, lesen Sie hier:

• Selbständige Organisation des operativen Tagesgeschäfts im Sekretariat
• Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Erledigung der Post (auf Papier und als E-Mail)
• Verwaltungstätigkeiten und Buchhaltung
• Selbständiges Verfassen von Briefen, Dokumenten, Reportings, Präsentationen
• Ablage von Vorgängen, Dokumenten, Verträgen
• Empfang von Gästen und Kunden
• Organisation des Terminkalenders für Termine, Besuche, Versammlungen und Meetings
• Planung von Geschäftsreisen und Spesenabrechnung
• Organisatorische Unterstützung der Büroarbeit

Um Sekretärin zu werden, ist üblicherweise ein höherer Schulabschluss (Mittlere Reife oder vergleichbarer Abschluss) und vorzugsweise eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung gefragt: z.B eine Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement, Kauffrau für Bürokommunikation, Bürokauffrau, Kauffrau für Marketingkommunikation, Industriekauffrau.

Auch eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär/in oder Europasekretär/in ist für den Beruf geeignet.

Von absolutem Vorteil ist Berufserfahrung in Frontoffice- und/oder Backoffice-Tätigkeiten in der Verwaltung, im kaufmännischen Bereich oder als Büroassistent/in.

Eine einheitliche Ausbildung zur Sekretärin existiert nicht und daher sind Sekretärinnen in der Regel Quereinsteigerinnen. Um in den Beruf einzusteigen, gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Ausbildung oder Weiterbildung im Bereich Büromanagement / Sekretariat, z. B.:

• Zertifikatslehrgang Sekretär/in - Assistent/in (IHK)
• Weiterbildung zum Management-Assistent
• Weiterbildung zur Sekretärin im Gesundheitswesen (Arztsekretärin)
• Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte (Anwaltssekretärin) oder Notarfachangestellte

In diesen Kursen werden Fächer wie Wirtschaftslehre, Büroorganisation, Buchhaltung und Rechnungswesen, Dokumentenarchivierung behandelt. Sie vermitteln auch Basis-PC-Kenntnisse, zumeist zur Verwendung von Tabellen- und Textverarbeitungssoftware, E-Mail-Programmen und den üblichsten Verwaltungsprogrammen (z. B. für die digitale Archivierung oder CMS für die Bestelleingabe).

Vervollständigt wird die Ausbildung durch perfekte Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift und eventuell gute Kenntnis einer oder mehrerer Fremdsprachen.

Für die effiziente Ausübung des Berufs als Sekretärin sind besondere Fähigkeiten und Eigenschaften erforderlich:

• Sicherheit im Umgang mit moderner Bürotechnik wie PC, Kopierer, Drucker, Telefon und Fax
• Beherrschung von PC-Programmen (alle gängigen Office-Programme, Verwaltungssoftware)
• Exzellente Organisations- und Koordinierungsfähigkeiten
• Fähigkeit zur selbständigen, systematischen, sorgfältigen Arbeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Herzliches, diskretes und professionelles Auftreten
• Hervorragendes Standing, gepflegte Erscheinung
• Talent für zwischenmenschliche Beziehungen
• Pünktlichkeit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Dynamik

Die Karriere einer Sekretärin sieht mehrere Möglichkeiten vor, die je nach Arbeitsplatz unterschiedlich sind.

So kann etwa ein Mitarbeiter im Sekretariat eines großen Unternehmens mit zunehmender Erfahrung in der Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge Koordinations- und Planungsaufgaben als Leiter des Sekretariats oder Office Manager übertragen bekommen.

Ist man hingegen als Sekretärin in einer Arztpraxis oder einer Rechtsanwaltskanzlei tätig, kann man sich nach einigen Jahren Berufserfahrung um Jobangebote als Sekretärin bei größeren oder namhafteren Praxen oder Kanzleien bewerben, die ein höheres Gehalt garantieren.

Wer als Chefsekretärin besondere Zuverlässigkeit und Organisationstalent zeigt, kann Executive Assistant für Manager auf immer höherem Level werden, bis hin zur Sekretärin der Geschäftsführung oder des CEO.

Die für alle Sekretariatsarbeiten erforderlichen technischen, organisatorischen, Verwaltungs-, Kommunikations- und Beziehungsfähigkeiten können auch für die Aufnahme einer Karriere im Verwaltungsbereich eingesetzt werden (z. B. als Verwaltungsangestellte) oder im Kundenservice, als Front-Office-Mitarbeiter, Empfangsmitarbeiter oder als Rezeptionistin.

Der Beruf der Sekretärin ist ideal für gut organisierte, präzise und pünktliche Menschen. Die Funktion ist grundlegend wichtig dafür, dass der normale Büroalltag reibungslos und ohne Störungen abläuft und für die Unterstützung des gesamten Teams und der Geschäftsleitung im operativen Geschäft.

Wer sich für diesen Beruf entscheidet, hat normalerweise ein natürliches Organisationstalent und hervorragende Planungsfähigkeiten. Die Sekretärin ist verantwortlich für eine Vielzahl von Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Korrespondenz, der Dokumentenverwaltung, der Einhaltung von Fristen, dem Kundenmanagement und der Terminverwaltung - was die Arbeit auch sehr dynamisch macht.

Die Verwaltungs-, Buchhaltungs- und Managementkompetenzen der Sekretärin ermöglichen zudem Beschäftigungsmöglichkeiten in sehr unterschiedlichen Sektoren und lassen den Beruf sehr vielseitig werden.

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