Beruf Archivar/in: Ausbildung, Tätigkeiten und Anforderungen für die Archivarbeit

Der Archivar ist ein Ausbildungsberuf, der Archive erstellt, organisiert und führt. Bei den Dokumenten, mit denen sich der Archivar befasst, kann es sich um Texte, Zeichnungen, Fotografien, Audio- und Videoaufnahmen von kultureller, historischer, künstlerischer oder verwaltungsmäßiger Bedeutung handeln.

Der Archivar ist für öffentliche und private Einrichtungen, Bundes-, Landes- und Stadtverwaltungen, Unternehmen und Stiftungen sowie für kirchliche Einrichtungen tätig. Seine Aufgaben sind die Sicherung von historischem Archivgut und die organisierte Pflege laufender Ablagen, um sie später fachgerecht übernehmen zu können.

Laufende Unterlagen und Dokumente aus der Verwaltung werden in öffentlichen Archiven übernommen und dauerhaft aufbewahrt. Diese Archive dienen praktischen, administrativen, buchhalterischen und juristischen Zwecken. Zu den diesbezüglichen Aufgaben des Archivars gehört die Einrichtung des Archivsystems (z. B. chronologisch, alphabetisch oder nach Träger wie Papier, optischem oder elektronischem Datenträger), die Pflege dieses Systems mittels Ordnung und Verzeichnung und die Entscheidung, welches Material archivwürdig bzw. nicht archivwürdig ist.

Die historischen Archive hingegen haben ihren praktischen Zweck im Laufe der Zeit zwar eingebüßt, dafür aber geschichtliche und kulturelle Bedeutung gewonnen: es sind keine produktiven Archive mehr, d.h., der Bestand der aufbewahrten Ordner, Akten und Dokumente nimmt nicht mehr zu, und alles, was in ihm enthalten ist, muss konserviert werden. Die Konservierung kann u. U. besondere Maßnahmen erforderlich machen, insbesondere wenn es sich um antike, empfindliche oder nicht alterungsbeständige Dokumente geht.

Der Archivar kümmert sich aber nicht nur um die Aufbewahrung an sich: er muss auch sicherstellen, dass die Informationen durch die internen wie externen Nutzer gesucht und gefunden werden können und kümmert sich um die Einsichtnahme. Der Zugang der Nutzer zu den Dokumentationen wird mittels für jedes Archiv spezifischer Vorschriften geregelt, die dem Schutz des aufbewahrten Materials (insbesondere bei historischen Archiven) und dem Schutz der Daten dienen soll. Das Nutzerpublikum eines Archivs ist breit gestreut, je nach der Art der enthaltenen Dokumente: Verwaltungsangestellte, Behörden, Anwälte, Justizangestellte, Historiker, Dozenten, Studenten, Forscher, Wissenschaftler oder auch einfach nur Privatpersonen.

Der Beruf des Archivars und seine Aufgaben sind im Wandel begriffen und öffnen sich immer mehr der Digitalisierung. Somit kann ein Archivar auch ein Experte für digitale Archivierung werden und die aufbewahrten Dokumente können nicht nur physischer, sondern auch digitaler und elektronischer Art sein.

Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste mit Schwerpunkt Digitalisierung / digitale Archivierung werden immer häufiger von Unternehmen gesucht, die von der papiergestützten auf die elektronische Verwaltung umstellen möchten. Für einen möglichst reibungslosen Ablauf dieser Umstellung wird eine erfahrene Fachkraft benötigt, die den Vorgang leitet und das Personal zu korrekten Archivierungsmethoden, der Nutzung der IT- und Verwaltungstools schulen kann.

Normalerweise arbeitet der Archivar in Vollzeit und innerhalb der Arbeitszeit eines Büros.

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Was macht man als Archivar? Die typische Aufgaben eines Archivars sind:

• Aufbewahrung von Dokumenten
• Registrierung, Katalogisierung und Ordnung der Dokumente
• Einscannen von Dokumenten in Papierform und elektronische Archivierung
• Sicherung der Zugänglichkeit der Dokumente
• Erstellung der Archivarchitektur
• Überwachung des Konservierungszustands der Dokumente
• Wertsteigerung der aufbewahrten Dokumente und des Archivgutes

Um Archivar/in zu werden kann man ein Hochschulstudium in Archivwesen bzw. Archivwissenschaft absolvieren.

Die archivarische Fachausbildung bereitet über das Studium auf eine aktuelle berufliche Tätigkeit im Archivwesen vor.

Daneben gibt es die Möglichkeit, eine verwaltungsinterne Ausbildung zum Archivar/zur Archivarin oder auch eine Ausbildung zum/zur Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste - Fachrichtung Archiv zu absolvieren.

Wichtig sind informatische Kenntnisse zur digitalen Archivierung und zum Records Management. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Kenntnis der gültigen archivrechtlichen Grundlagen und gesetzlichen Forderungen, die je nach der Art der Unterlagen verschieden sind: so gelten z. B. für die Rechtsdokumentation andere Verfahren und Zeiten als für Verwaltungs- oder medizinische Dokumentation.

In Abhängigkeit von der zukünftigen gewünschten Archivsparte (historische Archive, Unternehmensarchive, elektronische Archive …) kann ein Archivar außerdem spezifische Zusatzqualifikationen und Kenntnisse der spezifischen alten oder modernen Sprachen erwerben.

Die in den Stellenangeboten für Archivar/in meistgefragten Kompetenzen sind:

• Kenntnisse in Archivwissenschaft und Archivtechnik (auch elektronische Archivierung)
• Kenntnis der gesetzlichen Archivierungsvorschriften
• Verzeichnungs- und Ordnungsmethoden
• Kompetenz im Archivmanagement und in der Verwaltung digitaler Archive
• Kompetenzen in der Konservierung von Archivgut
• Höchste Präzision und Aufmerksamkeit für Details

Die Karrierechancen eines Archivars verbessern sich mit zunehmender Verantwortung: so kann er zunächst Bereichsleiter oder Verantwortlicher für einige Archivierungsphasen werden, um dann Koordinations- und Führungsaufgaben bis hin zur Archivleitung zu übernehmen.

Eine andere Aufstiegsmöglichkeit bietet sich in der Verwaltung: mit Übernahme von Verwaltungs- und Datenerfassungsaufgaben zusätzlich zu den eigentlichen Aufgaben für die laufende Ablage kann der Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste - Fachrichtung Archiv Verwaltungsmitarbeiter werden.

Außerdem kann sich ein Archivar auf eine bestimmte Art von Dokumentation spezialisieren (z. B. elektronische Dokumente), auf einen bestimmten historischen Abschnitt (die erforderlichen Kompetenzen für die Konservierung mittelalterlicher Dokumente sind anders als diejenigen für moderne Dokumente) oder auf bestimmte Einrichtungen (Kirche, Militär, Unternehmen).

Die häufigsten Gründe für eine Karriere als Archivar sind kultureller Art: die Möglichkeit zu arbeiten, um Informationen aus der jüngeren oder älteren Vergangenheit zu studieren, zu bewahren, zu konservieren und weiterzugeben ist ein großer Anreiz.

Daneben revolutioniert die Anwendung modernster Technologien die Arbeit im Archivwesen und eröffnet interessante Beschäftigungsmöglichkeiten auch in den Archivierung von laufenden Unterlagen von Unternehmen und Verwaltungen.

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