Was ist eine Verwaltungskraft und was macht man in der Verwaltung?

Eine Verwaltungskraft ist mit Verwaltungsaufgaben in Unternehmen, im öffentlichen Dienst und in Organisationen jeder Art betraut. Sie spielt eine fundamental wichtige Rolle in jedem Verwaltungsbüro, auch wenn sich die spezifischen Aufgaben je nach der Art, der Größe und der Struktur der Gesellschaft oder Behörde, in der sie tätig ist, ändern können: Privatunternehmen, Rechtsanwaltskanzleien, Arztpraxen, öffentliche Behörden, Schulen, Krankenhäuser.

Die meisten Aufgaben einer Verwaltungskraft haben mit der Dokumentenverwaltung zu tun, die für das gute Funktionieren eines Unternehmens unerlässlich ist. Der/die Verwaltungsassistent/in erstellt Dokumente und füllt sie aus, erfasst Daten (Data Entry), archiviert Akten und stellt sicher, dass alle administrativen Aufgaben korrekt und pünktlich erledigt werden.

Sie befasst sich in Übereinstimmung mit den Geschäftsverfahren auch mit allen bürokratischen und Sekretariatsarbeiten: sie verteilt die Post, leitet ein- und ausgehende Telefonate weiter, verfasst Dokumente und Briefe, stimmt die Versammlungs- und Terminkalender ab, verwaltet die Agenda und organisiert Reisen und Außendienstfahrten von Kollegen und Vorgesetzten (z. B. die Termine der Vertriebsmitarbeiter oder die Reisen des Chefs). Daneben unterstützt sie die Bürokollegen bei der Lösung eventueller Verwaltungsprobleme, immer nach Weisung des Verwaltungsleiters.

Neben der Unterstützung in Verwaltung und Sekretariat kann ein Verwaltungsassistent Unterstützung auch in kaufmännischer Hinsicht erbringen müssen: zu den Aufgaben der kaufmännischen Verwaltungskraft gehört die Kunden- und Lieferanten-Auftragsverwaltung mittels Verwaltungsprogrammen (z. B. SAP), die Vorbereitung der Angebote für die Außendienstmitarbeiter, die Verwaltung der Kundenanfragen, die Vorbereitung von Verkaufspräsentationen - Funktionen, die denjenigen des kaufmännischen Angestellte / Sachbearbeiter Back Office ähneln.

Ist sie hingegen im Bereich Buchhaltung tätig, befasst sich die Verwaltungskraft auch mit der Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, kontrolliert die Aktiv- und Passivkonten und unterstützt die Bilanzerstellung unter Einhaltung der gültigen gesetzlichen Bestimmungen. Sie kümmert sich um die Bezahlung von Steuern, Abgaben und anderen Verpflichtungen und gemäß den internen Vorschriften um alle Verwaltungsarbeiten, die für eine korrekte Unternehmensbuchhaltung erforderlich sind. In diesem Fall wird sie richtiger als Buchhaltungsassistent/in bezeichnet.

In kleinen Unternehmen und bei Fehlen von Personal für bestimmte Aufgaben können den Verwaltungsangestellten auch Aufgaben in anderen Bereichen übertragen werden: z. B. Aufgaben im Rahmen der Personalverwaltung, wie etwa die Urlaubsplanung, Bearbeitung von Krankmeldungen und Elternzeitanträgen.

Meistens wird eine Verwaltungskraft als angestellter Mitarbeiter mit einem Vollzeit- oder Teilzeit-Arbeitsvertrag eingestellt, je nach den Erfordernissen des Betriebs.

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Was macht ein Verwaltungsassistent?

Die wichtigsten Aufgaben einer Verwaltungskraft sind:

• Erledigung von Verwaltungsvorgängen unter Einhaltung der Fristen
• Erstellen und Ausfüllen von Dokumenten
• Datenerfassung (Data Entry)
• Archivierung von Dokumenten in Papier- und/oder elektronischer Form
• Planung von Versammlungen und Treffen, Terminkalenderverwaltung
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten

In der Ausführung seiner Tätigkeit stellt der Verwaltungsangestellter sicher, dass diese in Übereinstimmung mit dem Unternehmensprotokoll und unter Beachtung der gültigen gesetzlichen Bestimmungen erfolgt.

Um Verwaltungsassistent zu werden ist in der Regel der Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung erforderlich (z.B. eine Ausbildung als Büroassistent/in, Bürokaufmann/-frau, Fremdsprachensekretär/in, zum / zur Verwaltungsfachangestellten oder Äquivalent). Die Ausübung der Tätigkeit verlangt nach Kompetenzen in Verwaltung und Dokumentenarchivierung, Buchhaltung, BWL und Recht.

Ein Verwaltungsangestellter muss zudem auch umfassende Kenntnis der gültigen Rechtsvorschriften für bürokratische und Verwaltungsverfahren haben, insbesondere bezüglich der Öffentlichen Verwaltung. Er muss auch die gängigsten Bürogeräte bedienen können (Telefonsysteme, Videokonferenzsysteme, Fax, Drucker und Fotokopierer …) und Informatikkenntnisse haben für die Arbeit mit elektronischen Tabellen, um Texte am PC zu schreiben, Archive und Datenbanken und andere Applikationen zu verwalten (zum Beispiel Verwaltungssoftware).

Bevorzugt wird Erfahrung als Bürokraft in Verwaltung, Buchhaltung, Handel oder im Sekretariat und anderen ähnlichen Funktionen (Back Office, Data Entry …).

Die beruflichen Kompetenzen und persönlichen Eigenschaften, die in Stellenangeboten für Verwaltungsassistenten gefordert werden, sind verschieden. Die wichtigsten sind:

• Kompetenz in Verwaltung
• Aktuelle Kenntnisse der Rechtsvorschriften und Verwaltungsverfahren
• Kenntnisse der wichtigsten Informatiksysteme und Verwaltungssoftware
• Ausgezeichnete Fähigkeiten zur Kommunikation in Wort und Schrift, um Post und Telefonate selbständig zu erledigen
• Präzision, Ordentlichkeit und Sorgfalt im Detail
• Organisationsfähigkeit
• Fähigkeit zur Setzung von Prioritäten und Einhaltung von Fristen
• Flexibles Arbeiten und Problemlösung
• Geduld und Zuverlässigkeit

Die Karriere eines Verwaltungsangestellten geht typischerweise hin zu Positionen mit mehr Verantwortung: nach einigen Jahren kann man Büroleiter (Office Manager) werden oder Verwaltungsleiter.

Die allgemeine Ausrichtung des Berufsbilds erlaubt es der Verwaltungskraft auch, spezifische Kompetenzen zu erwerben (z.B. in Buchhaltung, Payroll/Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung …) und innerhalb einer Organisation in andere Abteilungen wechseln. Oder aber sie spezialisiert sich auf Sekretariatsaufgaben und kann Karriere machen als Assistentin der Geschäftsleitung oder Executive Assistant.

Der Hauptvorteil des Berufs der Verwaltungskraft ist eine regelmäßige Arbeitszeit. Er eignet sich für sehr gut organisierte Menschen mit großer Sorgfalt für Details.

Zudem ist er ein guter Ausgangspunkt für eine Karriere innerhalb der Verwaltung eines Unternehmens oder in der Öffentlichen Verwaltung. Da so gut wie jede Organisation Bedarf an Verwaltungskräfte haben kann, sind Stellenangebote zahlreich und geografisch gut verteilt.

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