Als Office Manager arbeiten: Aufgaben und Fähigkeiten des Büroleiters

Berufsbild Office Manager/in

Was macht ein Office Manager - Berufsbild

Der Office Manager, auch als Büroleiter bezeichnet, ist verantwortlich für die Tätigkeit eines Büros: er führt das Büropersonal, leitet die Tätigkeiten, verwaltet die Ressourcen und stellt sicher, dass das Büro reibungslos funktioniert.

Was macht ein Office Manager im Einzelnen?

Der Office Manager stellt den korrekten Ablauf aller Aktivitäten im Büroalltag sicher. Dabei unterstützt er die Vorgesetzten und Mitarbeiter und entlastet sie von administrativen Tätigkeiten wie: Telefonie, Empfang, Betreuung und Bewirtung von Kunden und Besuchern, Postbearbeitung, das Ausfüllen von Dokumenten, Dateneingabe (Data entry) und Archivierung, Buchhaltung, Terminkoordination, Vorbereitung von Besprechungen, Reiseplanung, Bestellung von Büromaterialien und vieles mehr.

Der Büroleiter koordiniert die Aufgaben innerhalb des Büros und bildet die Schnittstelle zwischen Kollegen und Führungskraft. Es ist seine Aufgabe, auch eventuelle Schwierigkeiten bei der Durchführung der verschiedenen Tätigkeiten innerhalb kürzest möglicher Zeit zu lösen.

Zudem evaluiert der Office Manager die aktuell gültigen Prozeduren, setzt Ziele, Prioritäten und Fristen und bemüht sich um schlanke Arbeitsprozesse, um Produktivität und Effizienz zu steigern.

In einem mehr und mehr von IT geprägten Umfeld bedeutet dies auch, die Erfordernis neuer Tools oder der Einführung spezifischer Verwaltungssoftware zu prüfen. So kann der Office Manager auch für die Durchführung und Begleitung von Projekten zuständig sein, wie das Umstellen auf neue Software für ein papierloses Büro.

Ebenfalls zu seinen Aufgaben gehört die Verwaltung des Budgets, das seiner Büroeinheit zugeteilt ist. So nimmt er z. B. die Bestellungen des Büromaterials vor, das für die normale Verwaltungsarbeit nötig ist (wie Büroartikel, Papier und Verbrauchsmaterialien), kontaktiert die Lieferanten und verhandelt Preise und Einkaufsbedingungen. Der Office Manager überwacht die reguläre Wartung der Büromaschinen, erteilt Aufträge zur Reparatur oder für den Austausch der defekten Geräte.

Office Manager - Kompetenzen

Weitere Tätigkeiten des Büroleiters liegen im Bereich der Personalverwaltung: z. B. die Personaleinsatzplanung inkl. Urlaubs- und Fehlzeitenmanagement, die Arbeitszeit- und Gehaltsabrechnung. Je nach Kontext kann der Büroleiter auch Buchhaltungsaufgaben haben, wie die Erstellung und den Versand von Rechnungen.

Aber nicht nur das:

Büroleiter im Handwerk und in Firmen aus dem Mittelstand sind oft mit weiteren, verschiedenen Aufgaben beauftragt, wie etwa die Abwicklung des Schriftverkehrs mit Kunden und Lieferanten, das Erstellen von Kalkulationen, die Pflege von Datenbanken, die Gestaltung und Entwicklung von Werbe- und Informationsmaterial und sogar die Aktualisierung der firmeneigenen Webseite … Office Manager sind quasi „Alleskönner” für reibungslose Unternehmensabläufe.

Wo findet man Stellenangebote für Office Manager?

Office Manager/Büroleiter sind in zahlreichen unterschiedlichen Kontexten tätig - in Unternehmen und im Handwerk, in Kanzleien (von Rechtsanwälten, Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern ….), in Agenturen, Verbänden, in der öffentlichen Verwaltung und im politischen Bereich (als Büroleiter von Ministern und Abgeordneten). Praktisch überall, wo es ein Büro gibt, das geleitet werden muss.

Die spezifischen Tätigkeiten eines Office Managers können je nach Größe und Branche stark variieren, auch in Abhängigkeit davon, ob es sich um ein Büro mit Publikumskontakt (Front Office) oder ohne (Back Office) handelt.

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Office Manager - Aufgaben und Tätigkeiten

Office Manager - Aufgaben

Das macht ein Office Manager:

  • Büroleitung und -organisation
  • Planung und Steuerung des Arbeitsablaufs im Büro
  • Leitung und Koordination von administrativen Tätigkeiten
  • Budgetverwaltung für das Büro
  • Bestellung von Büromaterial
  • Mitarbeitersupervision
  • Verbesserungsvorschläge zu den Unternehmensverfahren
  • Schaffung von Ordnung und Sauberkeit im Büro
  • Kommunikation mit den anderen Unternehmensbereiche

Die konkreten Aufgaben des Büroleiters in seinem Arbeitsalltag hängen stark von der Größe und der Art des Büros oder der Abteilung ab, das/die er organisiert.

Office Manager Ausbildung

Office Manager - Ausbildung

Es gibt keinen spezifischen Ausbildungsweg um Büroleiter / Office Manager zu werden. Unternehmen achten nicht in erster Linie auf die Ausbildung, sondern auf die direkte Erfahrung im Büromanagement. Aus diesem Grund sind die besten Kandidaten für die Rolle des Office Managers ein Angestellter, ein Assistent oder eine Sekretärin, die die Abläufe im Büroalltag bereits kennen und mit allen Aufgaben am Empfang und in der Büroorganisation vertraut sind.

Trotzdem kann es vorkommen, dass in Stellenangeboten nach einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung gefragt wird, z.B. als Bürokauffrau/-mann, und idealerweise nach einer betriebswirtschaftlichen Zusatzausbildung. Auch Abschlüsse im Bereich Buchhaltung, Verwaltung oder Kommunikation sind gern gesehen.

Vor allem muss man aber die Büroorganisation und die entsprechenden Hilfsmittel (PC, Telefon, Fax und die modernste Kommunikationstechnologie) beherrschen: ein Office Manager muss fit sein in den aktuellen Versionen von Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Skype usw. und sich furchtlos in neue Anwendungen einarbeiten.

Wer danach strebt, Büroleiter zu werden, kann seinen Lebenslauf aufbessern, indem er eine Weiterbildung zum Office Manager absolviert: hier werden Fachkenntnisse vermittelt wie Betriebswirtschaft, Personalmanagement, Arbeitsplanung und -organisation, Budgetierung, Projektmanagement und allgemeine Managementfähigkeiten.

Neben dem fachlichen Know-How wird auch auf wichtige Soft Skills beachtet wie kommunikative Kompetenzen und die Fähigkeit, Überlastung und Stress zu bewältigen.

Office Manager - Fähigkeiten und Voraussetzungen

Die wichtigsten Fähigkeiten eines Office Managers sind:

  • Hervorragende Management- und Organisationsfähigkeit
  • Fähigkeit, Prioritäten, Ziele und Fristen zu setzen
  • Fähigkeit in Personalführung
  • Projektmanagement-Fähigkeit
  • IT-Kenntnisse und versierter Umgang mit gängiger Bürosoftware
  • Kommunikations- und Beziehungsstärke
  • Problem Solving
  • Initiativgeist und Proaktivität
  • Teamfähigkeit
  • Selbstständige, flexible und schnelle Arbeitsweise
  • Gutes Stress-Management

Karriere im Office Management

Karriere als Office Manager

Nach einigen Jahren in untergeordneter Funktion um Erfahrung zu sammeln kann man zum Office Manager aufsteigen. Ein Großteil aller Büroleiter war zuvor als Assistent, Mitarbeiter, Angestellter oder Beamter in dem Büro, das sie leiten, tätig. Dadurch konnten sie sich mit den Tätigkeiten, den Arbeitsmitteln und den täglichen Unternehmensablauf vertraut machen.

Die Karriereaussichten eines Office Managers sind je nach Arbeitskontext unterschiedlich. So kann man z. B. eine höhere Position mit größerem Verantwortungs- und Aufgabenbereich und besseren Verdienstmöglichkeiten erreichen, als Leiter mehrerer Büros, die zu einer Geschäftseinheit zusammengefasst sind, als Bereichsleiter oder auch als Abteilungsleiter (der Verwaltungs-, Buchhaltungs-, Rechts-, Technischen Abteilung …).

Gute Gründe, um Office Manager zu werden

Die Tätigkeit als Office Manager eignet sich für Menschen mit Organisationstalent und ausgeprägte Managementfähigkeiten. Der Büroleiter spielt eine Schlüsselrolle in der Sicherung eines reibungslosen täglichen Arbeitsablaufs im Büro: er geht mit gutem Beispiel voran, motiviert und unterstützt das gesamte Team, um Effizienz wie Produktivität kontinuierlich zu steigern.

Es gibt zahlreiche Stellenangebote für Büroleiter / Office Manager: jedes Unternehmen, jede Gesellschaft, Kanzlei, öffentliche und private Einrichtung selbst mit einem nur kleinen Büro benötigt einen Leiter, um die operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben zu koordinieren. Die Karriereaussichten sind positiv und bieten die Möglichkeit eines auch sehr attraktiven Gehalts.

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