Beruf Assistenz der Geschäftsführung: Was macht eine Assistentin der Geschäftsführung und wie wird man Executive Assistant?

Assistenten der Geschäftsführung sind professionelle Allrounder, die Führungskräfte bei vielfältigen organisatorischen und operativen Belangen im Geschäftsalltag unterstützen: sie führen den Terminkalender ihres Chefs, kümmern sich um die Korrespondenz, die Erstellung von Dokumenten und Analysen, begleiten die Realisierung von Projekten.

Der Beruf trägt auch die Bezeichnung:

• Executive Assistant
• Personal Assistant (PA) oder persönliche/r Assistent/in
• Assistent/in der Geschäftsleitung
• Chefsekretär/in
• Vorstandssekretär/in
• Managementassistent/in

Was macht ein/e Assistent/in der Geschäftsführung?

Die Assistentin der Geschäftsführung ist nicht nur eine „hochrangige“ Sekretärin, sondern im Wesentlichen die „rechte Hand“ einer Führungsperson oder der Geschäftsführung.

Sie unterstützt Manager in der Arbeit, indem sie zahlreiche delegierbare Aufgaben für das operative Tagesgeschäft erledigt.

Mit anderen Worten: die Executive Assistant arbeitet hinter den Kulissen, um ihrem Chef Effizienz im hektischen und stressigen Arbeitsalltag zu garantieren und ihm dadurch den Rücken für andere Angelegenheiten freizuhalten.

Die Assistenz der Geschäftsführung verwaltet zunächst einmal den Terminkalender ihrer Vorgesetzten, vereinbart Meetings,Treffen und Sitzungen, erinnert sie an wichtige Daten und Verpflichtungen.

Sie erledigt typische Büroaufgaben wie die Verteilung der Korrespondenz des Chefs (E-Mails, normale Post) und das Entgegennehmen und Weiterleiten von Telefonaten. Ganz allgemein sortiert man die Mitteilungen, die direkt an den Manager weiterzuleiten sind, damit sich dieser auf nur die wichtigsten konzentrieren kann bzw. auf diejenigen, auf die er selbst reagieren muss.

Die Assistenz der Geschäftsführung beantwortet Informationsanfragen, fasst Geschäftsbriefe und Mitteilungen im Auftrag seines Vorgesetzten ab und ist zuständig für die Daten- und Archivverwaltung (digital und analog).

Je nach Erfahrung und Qualifikationen können AssistentInnen der Geschäftsführung auch mit der Erstellung von Buchhaltungsunterlagen betraut sein.

Sieht der Job auch Front Desk-Tätigkeit vor, empfängt die Assistentin der Geschäftsleitung angemeldete Besucher und bringt sie zu ihrem Chef.

Eine Personal Assistant ist auch verantwortlich für die Planung und Organisation von Geschäftsreisen, Messeauftritten und Business Lunchs: sie nimmt alle hierzu erforderlichen Reservierungen für einen reibungslosen Ablauf der Reise vor und kümmert sie sich um die Reisekostenabrechnung. Mitunter begleitet die Executive Assistant den Manager auf seinen Reisen im In- und Ausland auch persönlich.

Zum Aufgabenbereich als Executive Assistant gehört des Weiteren der Entwurf und die Erstellung von Unterlagen verschiedener Art, in enger Kooperation mit der oberen Hierarchieebene: z. B. Reports, Präsentationen und Vorträgen für die Treffen ihrer Chefs, Besprechungsprotokolle, offizielle Mitteilungen, Statistiken, Soll-Ist-Vergleiche.

Damit trägt die Assistentin der Geschäftsleitung entscheidend zur Vorbereitung geschäftlicher Entscheidungen, Strategie-Entwicklung, Projektplanung bei.

Außerdem stellt die Assistenz der Geschäftsführung die Schnittstelle zwischen Führungskraft und anderen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern dar und gilt als erster Ansprechpartner für alle, die mit dem Chef in Kontakt treten wollen.

Die konkreten Tätigkeiten einer Executive Assistant unterscheiden sich allerdings je nach Betriebsgröße, Branche und unternehmensinterner Organisation, nach der Funktionsebene des Vorgesetzten (Senior Manager, Bereichsleitung, Direktor, Geschäftsführer, CEO…) und des jeweiligen Unternehmensbereichs (Vertrieb, Marketing, Produktion, Verwaltung, Personalwesen …), vor allem aber je nach den persönlichen Anforderungen des Managers, den sie als Assistentin unterstützen muss.

Anforderungen, denen eine gute Personal Assistant gerecht werden muss bzw. die sie mit Empathie und Engagement vorwegzunehmen wissen muss.

Denn die Assistenz der Geschäftsführung kann mit den unterschiedlichsten Zusatzaufgaben betraut werden, von der Erinnerung an wichtige familiäre Daten wie Geburtstage und Jubiläen, über die Besorgung von Geschenken, bis hin zur Anmeldung im Fitnesscenter oder zu einem Fortbildungskurs.

Wo arbeitet man als Assistent/in der Geschäftsführung?

Stellen für Executive Assistants gibt es in Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen, vom Mittelstand bis zu Großunternehmen und Konzernen: jede Führungskraft arbeitet besser mit einer Management-Assistentin, die sie entlastet und effizient unterstützt.

Man kann aber auch im öffentlichen Dienst (z.B. als Assistentin/Assistent der Verwaltungsleitung) oder in Büros von Freiberuflern wie Rechtsanwälten und Steuerberatern Beschäftigung finden.

Gerade weil die Arbeit in engem Kontakt mit Managern und Führungspersonen auf der höchsten Ebene stattfindet, mit vollen Arbeitstagen und vollen Terminkalendern, setzt der Beruf der Assistenz der Geschäftsführung ausgezeichnete Multitasking-Fähigkeiten voraus und kann sehr stressig sein. Denn alles dreht sich um die Bedürfnisse des Chefs, und die Executive Assistant muss in der Lage sein, jedwedem Geschäftsproblem (oder unvorhergesehenem persönlichen Problem) des Managers effizient zu begegnen.

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Die wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten einer Executive Assistant sind:

• Unterstützung des Managements bei allen Belange des laufenden Geschäfts
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Terminplanung, Korrespondenzverwaltung…)
• Organisation von Geschäftsreisen
• Vertretung der Unternehmensführung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, an denen der Manager beteiligt ist
• Erstellung von Dokumenten verschiedener Art
• Ablage und Archivierung von Unterlagen

Von Bewerbern um eine Position als Executive oder Personal Assistant wird in der Regel eine juristische oder kaufmännische Ausbildung verlangt (wie Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau), oder sogar ein Studium in BWL, Jura, Kommunikationswissenschaften.

Vor allem wird aber eine gewisse Berufserfahrung vorausgesetzt, etwa als kaufmännische/r Mitarbeiter/in, Sekretär/in, Vertriebsassistent/in: der Beruf steht somit auch Quereinsteigern offen.

So etwas wie eine Ausbildung zur Assistenz der Geschäftsführung gibt es nicht.

Stattdessen kann man aber Seminare und Kurse belegen, die das nötige Fachwissen und alle erforderlichen Organisations-, Beziehungs- und Kommunikationskompetenzen für den Beruf vermitteln, wie den Zertifikatslehrgang Managementassistent/-in IHK.

Neben dem Abschluss werden auch Sprachkenntnisse sehr positiv bewertet: Business Englisch ist unverzichtbar, aber je nach Geschäftsbereich können auch Fremdsprachenkenntnisse in Französisch, Chinesisch, Russisch oder Arabisch nützlich sein.

Die Kompetenzen und Eigenschaften, die eine/n gute/n Executive Assistant ausmachen, sind:

• Betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Fremdsprachenkenntnisse
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikation
• Organisationstalent, ausgezeichnetes Zeitmanagement und Fähigkeiten zur Setzung von Prioritäten
• Vermittlungsgeschick und Selbstkontrolle
• Unabhängige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein
• Genauigkeit, Effizienz und Problem Solving-Fähigkeit
• Loyalität gegenüber der Geschäftsführung, Diskretion, Höflichkeit
• Gute EDV-Kenntnisse, Office Management
• Hohe Belastbarkeit bei Stress
• Anpassungsfähigkeit, Flexibilität und Multitasking-Talent

Assistent/in der Geschäftsführung wird man häufig nachdem man bereits solide Erfahrungen als Sekretär/in oder Assistent/in innerhalb der Unternehmen gemacht hat.

Wer Zuverlässigkeit, Effizienz und die Fähigkeit zu synergetischer Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung zeigt, kann von einer Position als Junior Assistant der Geschäftsführung Karriere machen, z. B. über die Tätigkeit als Senior Executive Assistant oder als Personal Assistant von Führungskräften bis zur höchsten Ebene (wie die Executive Assistant to CEO).

Oder man steigt von der Management-Assistenz in einem mittelständischen Unternehmen zu einer Stelle innerhalb des Chefsekretariats namhafter internationaler Unternehmen auf.

Eine weitere Möglichkeit für AssistentInnen der Geschäftsleitung mit Berufserfahrung ist, Virtual Assistant zu werden. Eine virtuelle PA hat die gleichen unterstützenden Aufgaben wie eine Personal Assistant, nur mit dem Unterschied, dass sie diese im Home Office bzw. Remote-Modus erfüllt.

Eine Karriere als Assistenz der Geschäftsführung eignet sich für Menschen mit sehr gutem Organisationstalent und hervorragenden Multitasking-Fähigkeiten, die außerdem proaktiv und diskret, sorgfältig und flexibel sind.

Eine anspruchsvolle, sehr dynamische Rolle auf der höheren Ebene des Organigramms einer Organisation: eine Personal Executive Assistant übernimmt von Mal zu Mal unterschiedliche Aufgaben, um ihren Chef bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu entlasten und sieht sich täglich vor neue Herausforderungen gestellt, im engen Kontakt mit den wichtigsten Entscheidungsträgern des Unternehmens.

Es handelt sich also um eine strategische Funktion mit sehr guten Gehältern, auch wenn AssistentInnen der Geschäftsleitung nicht immer die entsprechende berufliche Wertschätzung entgegengebracht wird.

Außerdem sind die Stellenangebote für Executive Assistants zahlreich, in vielen unterschiedlichen Branchen, mit ausgezeichneten Karriereperspektiven auch auf der internationalen Ebene.

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