Was macht der Projektmanager? Aufgaben und Karriere in Project Management

Berufsbild Projektmanager/in

Was macht ein Projektmanager - Berufsbild

Beginnen wir mit einer Definition:

Ein Projektmanager hat die Aufgabe, ein Projekt zu leiten und es unter Einhaltung von Frist- und Budgetvorgaben zum Abschluss zu bringen. Der Projektmanager plant ein Projekt, steuert es und überwacht seinen Verlauf, um die Zielsetzungen zu erreichen. Er ist die Kontaktperson zwischen dem Geldgeber für das Projekt und allen, die an der Umsetzung beteiligt sind.

Project Manager arbeiten in sehr unterschiedlichen Branchen: im Wesentlichen geht es aber immer darum, Projekte zu betreuen und dabei den Überblick nicht zu verlieren.

Sehen wir uns nun im Detail an, was ein Projektmanager macht:

Die erste Aufgabe eines Projektmanagers ist die Erarbeitung eines strategischen Plans für das Erreichen des gewünschten Ziels. Der Plan ist nicht nur als Vorgabe zur Umsetzung des Projekts wichtig, sondern dient auch als Machbarkeitsstudie (auch Projektstudie genannt), die erforderlich ist, um die Geschäftsleitung zu überzeugen und zur Zustimmung zu dem Projekt zu bewegen. Mitunter ist es der Projektleiter selbst, der die Idee zu der Entwicklung des Projekts einbringt, während er sich in anderen Fällen um die Leitung von Projekten kümmert, die von anderen vorgeschlagen wurden.

Die Planung beinhaltet die Definition des angestrebten Resultats und der erforderlichen Mittel (Ressourcenplanung), die Zeiten- und Kostenschätzung, die Vorgehensweise für das Monitoring des Projektfortschritts. Das Endergebnis (output) ist nämlich ein Aspekt von entscheidender Wichtigkeit im Projektmanagement und wird mit dem technischen Fachbegriff “deliverable” bezeichnet. Die Outputs können unterschiedliche Formen haben: z. B. die eines Dokuments, eines Produkts, eines Prototypen, einer Software oder auch eines Umsatzergebnisses, der Verbesserung eines KPI oder einer neuen Arbeitsorganisation.

Zur Realisierung des Projekts benötigt der Projektmanager Technologie, vor allem aber Personal, d.h., gute Projektmitarbeiter.

Er muss also ein Team zusammenstellen mit Personen, die über die geeigneten Fähigkeiten für das Projekt verfügen und die gut miteinander arbeiten können. Das Team kann entweder aus ausgewählten internen Mitarbeitern des Unternehmens bestehen oder auch aus externen Beratern und/oder Fachkräften.

Der Projektleiter organisiert das Team und gibt Aufgaben und Fristen vor, stellt die Collaboration-Tools für die Zusammenarbeit zur Verfügung und minimiert äußere Einflüsse, die den Ablauf beeinträchtigen könnten.

Er organisiert regelmäßige Versammlungen und Meetings, einzeln oder in der Gruppe, um den Arbeitsfortschritt zu überwachen, erstellt Berichte zu den Projektfortschritten und greift ein, falls es notwendig wird, die Tätigkeiten oder die Arbeitsgruppe neu zu organisieren. Zudem ist er für den Kontakt mit allen teamexternen Referenten wie Lieferanten, Kunden, Abteilungen, Investoren und Stakeholdern (alle Personen oder Gruppen, die am Projekt beteiligt sind) verantwortlich.

Projektmanager - Kompetenzen

Das Budget ist der zweitwichtigste Aspekt eines Projekts: der Project Manager muss den Gesamtumfang der erforderlichen Investitionen exakt schätzen und das Projekt unter Einhaltung des genehmigten Projektbudgets ausführen. Von daher sind Schätzung der Projektkosten und Kostenmanagement sehr wichtig: Werkzeuge, Maschinen, Anlagen, Software, Rohstoffe, Logistik, Personal, Werbung - alles muss in die Projektbudgetierung mit einfließen. Nach Zuteilung der Finanzmittel für das Projekt kontrolliert der Projektleiter konstant, dass die Kosten mit den Ausgabenprognosen übereinstimmen oder darunter liegen, um das Projekt innerhalb des vorgesehenen Budgets bis zum Ende zu begleiten.

Das drittwichtigste Element beim Projektmanagement ist das Zeitmanagement. Der Projektmanager schätzt den Zeitbedarf für die Umsetzung des Projekts möglichst genau ab, legt die Dauer der einzelnen Stufen fest und erstellt einen Zeitplan. Er überwacht kontinuierlich den Arbeitsverlauf um sicherzustellen, dass der Zeitplan eingehalten und das Ergebnis innerhalb der vorgesehenen Frist (Deadline) erreicht wird.

Aber nicht nur das:

Der Projektmanager kümmert sich um alle Probleme (Issues) und Risiken (Risks), die jedem Projekt unausweichlich innewohnen. Dauern die einzelnen Projektabschnitte länger als geplant? Sind zusätzliche Kosten angefallen?

Einerseits muss er die entstehenden Probleme innerhalb kürzest möglicher Zeit angehen und lösen: dazu macht er eine eingehende Situationsanalyse und ermittelt eine konkrete Lösung um Zeit-, Geld- und Energieverluste zu vermeiden. Andererseits muss er auch kontinuierliche Risikoanalyse betreiben, bzw. die Analyse der potentiellen, noch nicht eingetretenen Probleme. Er muss sie ausmachen und einen Aktionsplan bereithalten für den Fall, dass es dazu kommt (Risikomanagementplanung).

Die Tätigkeit des Projektmanagements ist zudem sehr abhängig von den verfügbaren Informationen: der Projektleiter muss sicherstellen, dass alle nötigen Informationen vorliegen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Der Projektmanager muss somit die Priorität bei den Daten und Indikatoren setzen und die zu überwachenden Werte (die Leistungskennzahlen, oder auf Englisch Key Performance Indicator, KPI). Anhand dessen kann er den tatsächlichen Projektverlauf prüfen (den Arbeitsfortschritt), sicherstellen, dass alles wie vorgesehen voranschreitet und die geplanten Zeiten und Kosten eingehalten werden. Auf der Grundlage dieser Bewertungen führt der Projektmanager alle nötigen Änderungen durch, um das Projekt an die konkrete Situation anzupassen.

Eine weitere wichtige Tätigkeit des Project Managers ist die Erstellung von Berichten und Unterlagen als Mittel der Kommunikation mit dem Arbeitsteam und den Stakeholdern. Das Team benötigt detaillierte Informationen und ein Feedback für die geleistete Arbeit, während die Stakeholder über die allgemeine Projektentwicklung informiert sein möchten, um sicher zu gehen, dass die Ergebnisse mit den Qualitätserwartungen konform sind (oder sie übertreffen) und zufriedenstellend unter dem Gesichtspunkt des Investitionsertrags (ROI, Return on Investment). Projektmanager bearbeiten und archivieren auch diese Dokumentation, um die einzelnen Projektabschnitte vollständig ermitteln, dokumentieren und prüfen zu können.

Wo arbeitet ein Projektmanager?

Projektmanager arbeiten für Unternehmen, Organisationen, öffentliche und private Einrichtungen, Behörden, multinationale Konzerne, KMU, in nahezu jeder Branche: Elektronik, IT, Marketing, Architektur und Bauwesen, Energie, Gesundheitswesen, Engineering, Automotive, Groß- und Einzelhandel, Banking and Finance.

Die Beschäftigungsmöglichkeiten sind zahlreich, weit verbreitet und in stetigem Wachstum begriffen. Das Gehalt ist attraktiv, da proportional zur Komplexität des Projekts und den erforderlichen Kompetenzen, um es erfolgreich zu betreuen.

Die Arbeitszeiten können je nach Branche und Art des Projekts variieren, aber mit Näherrücken des Abgabetermins werden Überstunden häufiger. Dies sind die Zeiten mit dem größten Stress: der Projektmanager muss in der Lage sein, damit umzugehen und auch unter Druck Entscheidungen fällen und die Verantwortung dafür übernehmen können.

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Aufgaben des Projektmanagers

Projektmanager - Aufgaben

Die Aufgaben des Projektmanagers sind:

  • Planung, Aufnahme und Durchführung von Projekten
  • Entwicklung eines detaillierten Projektplans (Mitarbeiter, finanzielle Mittel und vorgesehene Zeit)
  • Koordination von internem und externem Personal für die Projektausführung
  • Kontinuierliches Monitoring des Arbeitsfortschritts, um die Einhaltung des Projektplans sicherzustellen
  • Bewertung der Projektperformance mittels geeigneter Indikatoren, Tools und Methoden
  • Entscheidung und Durchführung der erforderlichen Korrekturmaßnahmen für das Erreichen der Zielsetzung
  • Verfolgung der Zielsetzungen und Abgabe der Deliverables innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens
  • Analyse der Projektrisiken und Lösungsvorschläge zu aufgetretenen Problemen
  • Kommunikation mit dem Team, den Stakeholdern und Dritten
  • Erstellung und Archivierung der kompletten Projektdokumentation

Wie wird man Projektmanager? Ausbildung und Anforderungen

Projektmanager - Ausbildung

Die Ausbildungsanforderungen an Projektmanager variieren sehr, je nach Arbeitsfeld. Die meistgefragten Abschlüsse sind eine fachliche Ausbildung, ein technisches Studium (z.B. Maschinenbau, Wirtschaftsingenieurwesen, Verfahrenstechnik) oder ein Studium im Bereich BWL, gerne mit Zusatzqualifikation.

Sind jedoch Projekte in spezifischen technischen Bereichen zu koordinieren, kann auch ein Hochschulabschluss in Informatik oder Naturwissenschaften gefordert sein.

Vor allem aber erweist sich die Erfahrung in Projektmanagement und Projektabwicklung - mit dem damit verbundenen kaufmännischen Verständnis und Kosten-Nutzen-Denken - sowie die profunde Kenntnis in einer bestimmten Branche wichtiger als ein Abschluss.

Allgemein gesprochen kann es nützlich sein, Projekt-Management Kurse zu belegen (an Hochschulen und anderen Bildungseinrichtungen) und Zertifikate in Projektmanagement zu erwerben: zu den international meistgefragten zahlen die PMP (Project Management Professional) und Prince2 Certification.

Kompetenzen und Skills eines Projektmanagers

Von einem Projektmanager werden folgende Kompetenzen und Soft-Skills erwartet:

  • Fundierte Projektmanagementkompetenzen
  • Zeitmanagement-Kompetenz
  • Gute EDV-Kenntnisse, MS-Project und ERP Kenntnisse von Vorteil
  • Kritisches Denken
  • Leadership und Eigeninitiative
  • Organisationstalent
  • Lösungsorientierte, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Kommunikationsgeschick und Mediationsfähigkeit
  • Leistungsbereitschaft und Stressresistenz
  • Gutes Englisch in Wort und Schrift

Karriere als Projektmanager

Karriere als Projektmanager

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Project Manager bzw. Projektleiter zu werden: z. B. mittels eingehender Kenntnisse einer bestimmten Branche, nach langjähriger Berufserfahrung als Projektmitarbeiter (etwa als Projektingenieur), oder nach Erwerb von Führungs- und Projektmanagement-Kompetenzen die es erlauben, im jeweiligen Bereich Projekte effizient zu leiten und zu koordinieren.

Wer von Anfang an auf eine Karriere im Projektmanagement abzielt, kann in spezifische Ausbildung und Zertifikate investieren, um dann als Junior Projektmanager erste Erfahrungen in der Leitung kleinerer Projekte bzw. Teilprojekte mit begrenztem Budget und Verantwortung zu machen.

Mit zunehmenden Erfahrungen und Managementfähigkeiten kann man Senior Projektmanager werden und sich mit der Fortschrittsüberwachung komplexer, strategischer Projekte mit umfangreichen Investitionssummen befassen.

Der wichtigste Entwicklungsschritt nach oben auf der Karriereleiter eines Projektmanagers ist es, Programm Manager zu werden, der eine Gruppe untereinander verbundener Projekte als Teile eines globalen Programms leitet.

Die Kompetenzen im Projektmanagement lassen sich jedoch problemlos auf zahlreiche andere Management- und Führungspositionen übertragen, die je nach Kompetenzbereich unterschiedlich sind: z. B. Produktionsleiter (Production Manager), IT-Project Manager oder Quality Manager.

Auch interessant ist eine Karriere in der Beratung, als Consultant mit Schwerpunkt Projektmanagement.

Gute Gründe für eine Karriere im Project Management

Der Beruf des Projektmanagers garantiert sehr gute Perspektiven auf dem Arbeitsmarkt: es gibt zahlreiche offene Stellen, in unterschiedlichen Branchen und auch im Ausland - für diejenigen, die eine internationale Karriere anstreben. Das Gehalt für Projektmanager ist attraktiv, auch schon als Einstiegsgehalt, und steigt mit der Berufserfahrung.

Abwechslung ist garantiert: jedes Projekt ist einzigartig, so, wie auch die Mitarbeiter im Projektteam und die Herausforderungen. Auf diese Weise lernt der Projektmanager immer etwas Neues und kommt täglich in Kontakt mit neuen Kompetenzen, die seine Erfahrung und sein Wissen bereichern. Und wenn auch die Flexibilität eine sicherlich wichtige Anforderung für diese Position ist, öffnen doch die erworbene Managementfähigkeit und Leadership die Tür zu zahlreichen anderen Karrieremöglichkeiten in unterschiedlichen Feldern.

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