Was macht ein Vertriebsassistent? Tätigkeit, Aufgaben und Fähigkeiten

Vertriebsassistenten unterstützen mit ihrer Arbeit die Vertriebsabteilung: Sie bearbeiten Kundenvorgänge, erstellen Angebote und Verträge und erledigen vielfältige verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben als Support für die Vertriebsmitarbeiter. Außerdem befassen sie sich mit klassischen Back-Office-Tätigkeiten, wie Kundenempfang und der Korrespondenzverwaltung.

Sehen wir uns einmal genauer an, was ein Vertriebsassistent macht:

Die wesentlichen Aufgaben als Vertriebsassistent/in oder Sales Assistant liegen in der administrativen Unterstützung der Verkaufsabteilung: darunter Außendienstmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter, Verkaufsleitung.

Es handelt sich also hauptsächlich um Verwaltungsaufgaben und Büroarbeit: z.B. Erstellung von Kostenvoranschlägen und Angeboten, Rechnungsstellung, Eingabe von Kundendaten und Pflege von CRM-Systemen, Budgetplanung, Erstellung von Analysen, Präsentationen und Sales Reports.

Außerdem ist ein/e Vertriebsassistent/in mit der Korrespondenz und der Geschäftspartner-, Lieferanten- sowie Kundenbetreuung befasst.

Ein Sales Assistant bearbeitet Anfragen per Telefon, E-Mail oder Online-Chat, nimmt Kundenreklamationen entgegen und bearbeitet sie zeitnah und betreut die Kunden vor und nach dem Kauf.

Je nach Unternehmensgröße und -organisation können Kaufmännische Angestellte auch allgemeine Sekretariatsaufgaben übernehmen: z.B. Telefonzentrale, Kundenempfang im Front Office, interne und externe Kommunikation, Ablage und Neuordnung von Unterlagen, Berichtswesen, Terminplanung für das Vertriebsteam oder für den Chef.

Im Zusammenhang mit ihrer Unterstützungsfunktion müssen Vertriebsassistenten auch bereit sein, je nach Bedarf andere Tätigkeiten zu übernehmen: Organisation von Meetings und Dienstreisen, Koordination von Projekten und bei Ausschreibungsverfahren, Mitarbeit bei der Erstellung von Werbeunterlagen, Messeteilnahme …

Welche Beschäftigungsmöglichkeiten gibt es für Vertriebsassistenten?

Vertriebsassistenten und Sales Assistants werden in Unternehmen aller Branchen gebraucht: Industrie- und Handwerksbetriebe, Dienstleistungsunternehmen, Handelsunternehmen, öffentliche Einrichtungen.

Normalerweise entsprechen die Arbeitszeiten als Kaufmännischer Mitarbeiter den typischen Bürozeiten, wobei gelegentlich auch Überstunden und Dienstreisen im In- und Ausland anfallen können.

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Die typischen Tätigkeiten eines Vertriebsassistenten im Berufsalltag sind:

• Persönliche, telefonische und schriftlicher Kundenbetreuung, Kundenakquise
• Preiskalkulation, Erstellung von Kostenvoranschlägen und Angeboten
• Abwicklung von Verkaufsaufträgen
• Stammdatenpflege
• Rechnungsbearbeitung, Erstellung von Belegen und Dokumentation
• Bearbeitung von Reklamationen und Kundenanfragen
• Ausfertigung von Geschäftsberichten, Reports, Wirtschaftlichkeitsanalysen
• Terminkoordination, Planung von Besprechungen und Dienstreisen
• Front- und Back-Office-Tätigkeiten, Abwicklung der Korrespondenz, allgemein anfallende Sekretariatsaufgaben
• Andere unterstützende Tätigkeiten für die Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsleitung

Für die Stellen als Vertriebsassistent oder Sales Assistant werden in der Regel Bewerber mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder ähnlichen Qualifikation bevorzugt.

Z.B. mit einer Ausbildung als Kaufmännische/r Assistent/in, Wirtschaftsassistent/in oder einer Weiterbildung als Vertriebsassistent (IHK).

Auch Quereinsteiger können Vertriebsassistent/in werden. Denn abgesehen vom Lehrabschluss achten die Arbeitgeber vor allem auf vorherige Erfahrung im kaufmännischen Bereich, im Vertrieb oder in der Assistenz, damit die neu angestellten Sales Support Mitarbeiter nach einer kurzen Einarbeitungszeit eigenständig arbeiten können.

Insbesondere EDV-Kenntnisse und ein sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten sind überaus nützlich für den Beruf des Sales Assistant - um die wichtigsten Textverarbeitungsprogramme, Tabellenkalkulationsprogramme (Excel), Datenbanken und CRM-Software sowie E-Mail-Programme zu nutzen.

Sehr geschätzt werden auch Fremdsprachenkenntnisse: denn häufig werden in Stellenangeboten für Vertriebsassistenten fließende Beherrschung in Wort und Schrift einer bestimmten Fremdsprache (Englisch, Spanisch, Russisch …) verlangt, für die Betreuung von Auslandskunden, die Auslandskorrespondenz und die Übersetzung kaufmännischer Unterlagen.

Von Vertriebsassistenten werden im Wesentliche folgende Fähigkeiten erwartet:

• Administrative Fähigkeiten
• Erfahrung in Büroarbeit
• Kenntnis von CRM-Systemen für das Vertriebsmanagement
• Beherrschung der wichtigsten Office-Anwendungen
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Beziehungsfähigkeit
• Kundenorientiertes Arbeiten
• Gepflegtes Auftreten, Ordnungssinn und Genauigkeit
• Fähigkeit zum Teamwork
• Geduld, Belastbarkeit und Flexibilität
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Frisch eingestellte kaufmännische Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können ihre Laufbahn als Kaufmännische/r Assistent/in oder Sekretär/in für die Vertriebsabteilung beginnen.

Wer eine oder mehrere Fremdsprachen fließend beherrscht (etwa dank einer Ausbildung als Kaufmännische/r Assistent/in Fremdsprachen und Korrespondenz) kann sich auf die Betreuung von Auslandskunden, die Erledigung der Korrespondenz mit internationalen Geschäftspartnern und die Bearbeitung von Import-/Export-Vorgängen spezialisieren.

Nach einigen Jahren Berufserfahrung als Vertriebsassistent/in bestehen verschiedene Aufstiegs- und Karrierechancen: im Vertrieb, z. B. als Außendienstmitarbeiter oder Account Manager, bis hin zum Sales Manager oder Vertriebsleiter, im Marketing, in der Kundenbetreuung oder auch in der Buchhaltung und Finanzverwaltung.

Wer sich noch fortbilden und somit die Karriereleiter schneller klettern möchte, kann eine Weiterbildung zum Handelsfachwirt oder zum Vertriebsfachwirt absolvieren.

Die Fähigkeiten, die man sich als Vertriebsassistenz erworben hat, sind außerdem von großem Vorteil bei der Stellensuche als Sekretär/in, Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant.

Der Beruf des Vertriebsassistenten eignet sich für Menschen, die präzise sind, sich gut organisieren können und eine Karriere im kaufmännischen Bereich anstreben.

Es handelt sich um einen Beruf mit großer Nachfrage:

Denn Sales Assistants und kaufmännische Angestellte leisten wichtige administrative und organisatorische Unterstützung bei den Vertriebsaktivitäten, angefangen von der effizienten Abwicklung von Kundenaufträgen bis hin zur professionellen Kunden- und Lieferantenbetreuung.

Es handelt sich also um einen sehr abwechslungsreichen, vielseitigen Beruf, der nach Multitasking-Fähigkeit und ausgesprochen guten Sozialkompetenzen verlangt.

Zudem verspricht die Tätigkeit als Vertriebsassistent/in normalerweise eine gute Life-Work-Balance und ein gutes Gehalt, das mit zunehmender Erfahrung steigt.

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