Was macht ein Einkäufer? Berufsbild, Aufgaben und Karriere im Einkauf

Ein Einkäufer ist ein Mitarbeiter der Einkaufsabteilung, der sich um die Beschaffung der Güter kümmert, die für das operative Geschäft des Unternehmens erforderlich sind.

Als Einkaufsexperte hat er die Aufgabe, die Beschaffung zu planen und zu leiten sowie den Einkauf von Waren und Dienstleistungen mit Blick auf optimierte Vorratshaltung, Warenflüsse und Lagerprozesse sowie auf die Kostenreduzierung zu koordinieren und zu überwachen.

Je nach Art des Unternehmens, kann ein Einkäufer mit dem Einkauf der Rohstoffe und Rohmaterialien befasst sein, die für die industrielle Fertigung benötigt werden (als Commodity Buyer), oder auch all dessen, was für den täglichen Betrieb in den einzelnen Abteilungen erforderlich ist: angefangen von Büroartikeln bis hin zu Energielieferverträgen. In diesem Fall kann man auch vom Procurement Buyer sprechen.

Ein Einkäufer für den Großhandel hingegen kauft direkt beim Hersteller Waren ein, die weiterverkauft werden, während ein Einkäufer Einzelhandel Waren und Produkte im Großhandel einkauft, die über Ladengeschäfte an die Verbraucher verkauft werden. Der Einkäufer Einzelhandel arbeitet in Handelsunternehmen oder im Vertrieb, z. B. in der Mode (als Modeeinkäufer/in oder Fashion Buyer), als Einkäufer für IT / Telekommunikation, in Supermärkten usw.

Die Hauptaufgabe eines Einkäufers ist die strategische Einkaufsplanung ausgehend vom Bedarf an Materialien des Unternehmens bzw. der Fachabteilungen, um eine effiziente Materialwirtschaft und gleichzeitig Kostenersparnisse sicherzustellen.

Der Buyer sucht nach potentiellen Lieferanten, analysiert die Angebote nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, kontaktiert die gewählten Lieferanten und verhandelt die Geschäftskonditionen für die Lieferung: Menge, Fristen, Preise, Liefermodalitäten. Er schließt Einkaufsverträge, kümmert sich um die administrative Seite der Bestellverwaltung und unterhält Handelsbeziehungen mit den nationalen und internationalen Lieferanten.

Er prüft die Einhaltung der vereinbarten Rahmenbedingungen (Lieferfristen, Produktqualität, Bezahlung …), auch in Zusammenarbeit mit der Abteilung für Qualitätssicherung und verhandelt bei eventuellen Reklamationen und Retouren direkt mit den Lieferanten. Auch die Verwaltung der Lagerbestände und der Lieferantenliste fällt unter seine Zuständigkeit.

Im Mittelpunkt der Arbeit eines Einkäufers stehen somit die Lieferantenbeziehungen, die Verhandlungen für einen besseren Einkaufspreis für Waren und Dienstleistungen, ohne Beeinträchtigung der Qualität und innerhalb des Budgets. Sehr wichtig ist die Suche nach neuen Lieferquellen im In- und Ausland: aus diesem Grund besuchen Buyer regelmäßig Fachmessen, spezielle B2B-Events, auf denen die Unternehmen den Buyern ihre besten Produkte und Angebote vorstellen.

Daneben muss ein Einkäufer Analysefähigkeiten mitbringen, um die Markt- und Preisentwicklung zu prognostizieren und Sachkenntnis der betrieblichen Abläufe haben, um die Beschaffung optimal zu planen. Zudem muss er sich im Vertragsmanagement auskennen und technisches Know-how zu den Warengruppen besitzen, für dessen Einkauf er zuständig ist.

Der Buyer analysiert kontinuierlich die Informationen aus den betriebseigenen Abteilungen (Produktion, Handel, Logistik …), von den Lieferanten, aus dem Vertriebsnetz und dem Markt (Wettbewerber, Wirtschafts- und Finanzdaten …) und sorgt für eine dementsprechende Anpassung der Einkaufsplanung.

Fertigt das Unternehmen z. B. nach Auftrag, kümmert sich der Projekteinkäufer in Absprache mit dem Projekt-Manager um die Bestellplanung, ausgehend vom entsprechenden Materialbedarf und den spezifischen Auftragsprioritäten.

Ein Einkäufer Einzelhandel oder ein Franchise Buyer ist hingegen in der Warenbeschaffung für Ladengeschäfte tätig und muss eingehende Kenntnis des Zielmarkts haben: er analysiert Verkaufsdaten nach Warenkategorien, Marken, Trends, Wettbewerbern usw. um die optimale Planung, Steuerung und Koordination des eigenen Sortiments in den Verkaufsstellen (als Sortimentsmanager).

Er arbeitet in engem Kontakt mit dem Store Manager und dem Area Manager, erstellt Sell-in/Sell-out-Berichte, unterstützt die Neusortierung der Läden und überwacht die Vorräte. Ebenfalls unter die Aufgaben eines Einkäufers Einzelhandel kann die Erstellung von Plänen zur Einführung neuer Waren im Sortiment fallen: z. B. mittels Planung von Merchandising -Maßnahmen oder Schulungen zu neuen Produkten, zusammen mit dem Marketing & Sales Manager.

Einkäuferinnen und Einkäufer arbeiten in Produktionsbetrieben aller Branchen - Lebensmittel, Chemie, Pharma, Kosmetik, ICT, Maschinenbau, Automotive, Textil und vieles mehr, sowie in Handelsunternehmen (Einzelhandel, Großhandel, Supermärkten, E-Commerce). Ihr Arbeitsplatz ist normalerweise die Einkaufsabteilung, wobei auch Besuche bei Lieferanten anfallen können. Die Arbeitszeit ist normalerweise traditionelle Vollzeit.

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Was macht ein Buyer während seines Arbeitstags? Dies sind die wichtigsten Aufgaben eines Einkäufers:

• Planung des Waren- und Rohstoffeinkaufs in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Unternehmens
• Lieferantensuche und -auswertung nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis
• Verhandlung der vertraglichen Bedingungen wie Zeiten, Kosten, Mengen, Liefermodalitäten
• Einkaufsverwaltung, Eingabe von Bestellungen und Produktangaben mittels Verwaltungssoftware
• Überwachung von Lieferverlauf und Lagerbeständen, Überprüfung der Lieferkette
• Reporting zur Tätigkeit der Einkaufsabteilung
• Untersuchung von Markttendenzen
• Bewertung von Einkauf und Einführung neuer Produkte

Um als Einkäufer zu arbeiten ist eine technische oder kaufmännische Berufsausbildung nützlich, etwa eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau im Einzelhandel bzw. Einzelhandelskaufmann, Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandel oder Industriekaufmann/-frau.

Mitunter wird in den Stellenangeboten für Buyer nach einem Hochschulabschluss im kaufmännischen Bereich verlangt, in Betriebswirtschaft (BWL) oder Ingenieurwissenschaften mit BWL-Schwerpunkt (Wirtschaftsingenieurwesen).

Es gibt auch Masterstudiengänge und Spezialisierungskurse für Einkauf und Logistik, die Kenntnisse in Materialwirtschaft und Supply-Chain Management, Lagerverwaltung, integrierter Logistik, Vertrieb, Verwaltung und Rechnungswesen vermitteln.

Ein Einkäufer benötigt auch IT-Kenntnisse und muss die wichtigsten Office-Automation-Tools und Verwaltungsprogramme (wie SAP) kennen, mit deren Hilfe der Status von Bestellungen, Zahlungen und Lieferungen kontrolliert, die Einkaufsverwaltung durchgeführt und das Lieferantenportfolio monitoriert werden können. Eine weitere, in den Stellenangeboten häufig genannte Voraussetzung sind Fremdsprachenkenntnisse, für die Beziehungen mit Lieferanten aus dem Ausland und die Teilnahme an internationalen Messen.

Ebenfalls bevorzugt - mitunter sogar mehr als Studienabschlüsse - werden Kenntnisse zu den Warenkategorien, mit denen man zu tun haben wird und Berufserfahrung.

Die wichtigsten Kompetenzen eines Einkäufers sind:

• Kompetenz in der Einkaufs-, Lager- und Vertriebsverwaltung
• Kenntnis der jeweiligen Warenkategorie
• Management- und Bewertungskompetenzen für Budgetplanung und Endabrechnung
• Fähigkeiten in Preis- und Vertragsverhandlung
• Kenntnis der Verwaltungsverfahren für die Bestellverwaltung
• Kenntnis der handelsrechtlichen Bestimmungen für Handelsgeschäfte
• Kenntnis der wichtigsten Anwendungssysteme und Verwaltungsprogramme
• Analysefähigkeit

Bevor man Buyer wird, kann man in der Einkaufsabteilung eines Unternehmens als Junior Mitarbeiter/in im Einkauf oder Einkaufssachbearbeiter beginnen: mit unterstützenden Tätigkeiten wie der Lieferprüfung, der Lagerkontrolle oder im Reporting.

Mit zunehmender Erfahrung und nachgewiesenen Fähigkeiten bei der Lieferantenauswahl, Preisverhandlungen und Verhandlungen zur optimaler Qualität unter optimalen Bedingungen kann man Senior Buyer oder Lead Buyer werden. Eine Position mit selbständiger Tätigkeit, die jederzeit maximale Effizienz der Materialwirtschaft garantiert. Ein Senior Buyer kümmert sich persönlich um die Verhandlungen, die Einkaufsanfragen, ergreift Maßnahmen zur Kostenreduzierung und zum Cost sharing, in engem, täglichem Kontakt mit der Geschäftsleitung.

Die Karriereentwicklung kann zu Managerpositionen wie Einkaufsleiter, Purchasing Category Manager, Strategic Sourcing Manager gehen.

Der Einkäufer ist für das Unternehmen von strategischer Wichtigkeit, denn die Einkaufsabteilung (zusammen mit der Logistik und dem Vertrieb) zählt zu den wichtigsten Schaltstellen der Geschäftsleitung hinsichtlich Kostenoptimierung und Maximierung der Prozesseffizienz. Es ist auf Aufgabe des Buyers, für eine Materialwirtschaft zu sorgen, die stets den Geschäftserfordernissen entspricht und dem Unternehmen gleichzeitig Wettbewerbsfähigkeit und Flexibilität garantiert. Die Tätigkeit des Buyers ist somit von großer Wichtigkeit für den Unternehmenserfolg und insofern Quelle großer beruflicher Zufriedenheit.

Der Beruf geht mit relativ regelmäßigen Arbeitszeiten einher, mitunter ergibt sich auch die Möglichkeit zu reisen: z. B. um einen Lieferanten oder eine internationale Fachmesse zu besuchen.

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