Der Beruf des Nachtportiers: Was ist und was macht ein Night Auditor?

Der Nachtportier (Night Auditor, auf Englisch) ist für die komplette Empfangsleitung in Hotels und Gaststätten in den Nachtstunden verantwortlich, für die Nachtruhe und Sicherheit der Gäste. Er kümmert sich um alle anfallenden Empfangsaufgaben und stellt sicher, dass Gästeanfragen auch nachts reibungslos abgewickelt werden.

Was macht ein Nachtportier konkret?

Nachtportier und Night Auditors übernehmen die typischen Tätigkeiten eines Empfangsmitarbeiters, darunter die Besetzung des Front Office, das Check-in und Check-out von ankommenden oder abfahrenden Gästen, die Zahlungsabwicklung der Serviceleistungen, Überprüfung der Ausweisdokumente der Gäste, Aushändigung der Zimmerschlüssel und das Reservierungsmanagement. Der Nachtportier steht also Gästen gegebenenfalls unterstützend zu Diensten und kümmert sich um die unterschiedlichsten Anfragen, Meldungen und auch Beschwerden persönlich, telefonisch oder per E-Mail. Zudem vertritt er die Hoteldirektion in Notsituationen, die rasches Handeln und Entscheidungen erfordern.

Eine weitere typische Funktion des Nachtportiers ist der Tagesabschluss: als Empfangsmitarbeiter und Verantwortlicher für das Check-in der letzten Kunden, die in den späten Abendstunden ankommen, erstellt der Nachtportier den Tagesabschluss, prüft, ob alles ordnungsgemäß ist und keine Fehler vorliegen.

Daneben muss der Night Auditor für die Pflege und Sicherheit der Beherbergungseinrichtung sorgen: Er unternimmt Kontrollgänge durch den Hotel, vergewissert sich, dass alles in Ordnung ist und achtet auf die Sauberkeit des Eingangsbereichs und der Lobby. Er überwacht die korrekte Funktion der Elektrotechnik, Beleuchtung und Sicherheitsanlagen und verhindert Situationen, die die Nachtruhe der Gäste stören könnten, wie starker Lärm, Geschrei, laute Musik.

Ein Nachtportier kann zudem Support für das Personal leisten, das die Arbeit früh am Morgen aufnimmt: so bereitet er z. B. die Ankunfts- und Abreiseliste für den nächsten Tag vor, die Reminder und Rechnungen für Gäste, unterstützt die Frühstücksmitarbeiter, besorgt den Weckdienst für die Gäste.

Zuletzt muss der Nachtportier den Hotelmanager und die Kollegen von der Frühschicht über die wichtigen Vorfälle während der Nacht informieren und auf dem Laufenden halten.

Night Auditors und Nachtportier arbeiten in Beherbergungseinrichtungen jeder Klasse, in Pensionen, gastronomischen Betrieben mit Beherbergung, Hostels, Vier- und Fünf-Sternen-Hotels, Luxusresorts.

Die Arbeitszeit ist, wie der Name des Berufs bereits verrät, immer nachts, von den Abendstunden bis in die frühen Morgenstunden (in der Regel zwischen 22:00 und 06:00 Uhr). Deshalb ist es sehr wichtig, tagsüber gut schlafen zu können, um dann fit für die Nachtarbeit zu sein.

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Die wichtigsten Aufgaben eines Nachtportiers sind:

• Leitung der Rezeption, einschließlich Check-in und Check-out
• Erfüllung der Wünsche und Erfordernisse von Gästen
• Bearbeitung nächtlicher Room Service Bestellungen
• Erstellung des Tagesabschlusses
• Zutrittskontrolle zu der Beherbergungseinrichtung
• Sicherheitsrundgänge, Überwachung des Objekts in den Nachtstunden
• Überwachung der sicherheitsrelevanten Anlagen des Hotels auf korrekte Funktion
• Mitarbeit/Mithilfe bei der Morgenroutine im Hotel (z. B. Frühstücksvorbereitung)
• Berichterstellung zu den Tätigkeiten und Ereignissen in der Nacht

Um Nachtportier zu werden, empfiehlt sich eine Berufsausbildung in Hotellerie & Gastronomie, z. B. eine Ausbildung als Hotelfachmann/-frau, ist aber oftmals keine Voraussetzung.

Sehr geschätzt von Arbeitgebern ist zudem einschlägige Berufserfahrung im Hotel, etwa als Front Office- bzw. Empfangsmitarbeiter.

Ein Night Auditor muss über Kenntnisse in verschiedenen Bereichen verfügen: Buchhaltungskenntnisse sind unverzichtbar für den Tagesabschluss, PC-Kenntnisse für die Bedienung der Hotelsoftware (für die Reservierungen, das Ein- und Auschecken usw.). Sehr wichtig und immer bevorzugt sind Englischkenntnisse sowie weitere Fremdsprachenkenntnisse, um mit internationalen Gästen kommunizieren zu können.

Außerdem muss der Nachtportier die Regelungen und Vorgänge des Hotels oder der Einrichtung, in welcher er tätig ist, gut kennen.

Die Schlüsselkompetenzen für den Beruf als Nachtportier sind:

• Erfahrung im Empfangsdienst im Hotelgewerbe
• Ausgeprägte serviceorientierte Denkweise
• Fähigkeit, die Wachsamkeit die ganze Nacht über aufrecht zu erhalten
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Flexibilität
• Gute Umgangsformen, gepflegtes Erscheinungsbild
• Kontaktfreudigkeit und Geduld
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Problem Solving-Fähigkeit
• Aktuelles einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis

Viele Nachtportiers haben bereits tagsüber in vergleichbarer Position gearbeitet, etwa als Mitarbeiter am Empfang, Portier oder Concierge. Allerdings sind oftmals auch Quereinsteiger als Nachtportier willkommen.

Mit wachsender Erfahrung hat ein Night Auditor verschiedene Karriereaussichten: Man kann in Beherbergungseinrichtungen immer höheren Rangs arbeiten, wie in 4- oder 5-Sterne-Hotels und Luxushotels.

Aber nicht nur das: ein Nachtportier kann auch andere Funktionen und Leitungspositionen im Hotel übernehmen - stets innerhalb der Room Division (Empfang, Rezeption, Zimmerverwaltung) als stellvertretender Empfangsleiter, Rezeptions- und Empfangsleiter, oder auch im Bereich der Hotelwartung.

Zudem spricht nichts dagegen, in den Dienst als Portier für Wohnanlagen, Bürogebäude und öffentliche Gebäude zu wechseln, etwa als Pförtner, Hauswart, Concierge für exklusive Wohnimmobilien oder Nachtwache von Luxusanlagen.

Die Nacht zum Tag zu machen ist der interessanteste Aspekt für die Berufswahl als Nachtportier/Night Auditor: Nachts zu arbeiten hat eine eigene Faszination und ist für “Nachteulen” bestens geeignet. Außerdem ist das Gehalt für Nachtportiers in der Regel höher als für Hotelportiers und Concierge, die tagsüber arbeiten.

Es handelt sich um eine sehr spezielle Rolle innerhalb von Hotels und Gaststätten: vom Night Auditor werden große Hilfsbereitschaft und Flexibilität verlangt, um jegliche Anforderungen der Gäste zu erfüllen, wann immer sie sich auch in der Nacht ergeben, aber insbesondere auch Diskretion und Freundlichkeit, um den Gästen immer einen einwandfreien Service zu bieten.

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