Was macht ein Empfangsmitarbeiter? Beruf, Aufgaben, Voraussetzungen

Berufsbild Empfangsmitarbeiter/in

Was macht ein Empfangsmitarbeiter - Berufsbild

Beginnen wir mit einer einfachen Definition des Berufs:

Der Empfangsmitarbeiter kümmert sich um den Kundenempfang in Unternehmen, Büros, Praxen, Hotels, Restaurants und anderen Einrichtungen mit einem Empfang am Eingang.

Viele Betriebe und Büros mit Publikumsverkehr haben Empfangs­personal, das sich um den Empfang der Gäste oder Kunden der Einrichtung kümmert, an einem Ort, der das Front Office, die Rezeption oder die Pforte sein kann. Empfangskräfte sind also an zahlreichen Stellen tätig: in Hotels und Betrieben im Gastgewerbe, in Unternehmen und Behörden, Krankenhäusern, Kliniken, in Arztpraxen und Büros wie Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberater-, Architektur- und Ingenieurbüros.

Die Empfangskraft ist die erste Person, mit der ein Besucher bei Betreten der Einrichtung oder des Büros in Kontakt kommt. Sie muss demnach freundlich und höflich sein und zu positivem, konstruktivem Umgang mit Menschen in der Lage sein. Sie repräsentiert das Unternehmen und ist verantwortlich für einen guten ersten Eindruck bei den Kunden bzw. Gästen.

Empfangsmitarbeiter - Kompetenzen

Was macht eigentlich ein Empfangsmitarbeiter?

Die Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters sind sehr vielfältig: er empfängt Kunden, Gäste oder Besucher, beantwortet Informationsanfragen gemäß Arbeitgeberstandard und -vorschriften, liefert Angaben, begleitet die Personen in das Gebäude, an den Zielort (ein Büro, ein Zimmer, eine Abteilung). Über die Eingangskontrolle tragen Empfangsmitarbeiter auch zur Aufrechterhaltung der Sicherheit bei.

Zudem erledigen sie allgemeine Bürotätigkeiten, ähnlich denjenigen einer Sekretärin: das Beantworten und Weiterleiten von eingehenden Telefonaten, die Bearbeitung von E-Mails und Post, Ausfüllen und Ablage von Dokumenten, administrative Tätigkeiten in der Verwaltung.

Aber nicht nur:

Je nach der Art der Einrichtung, in der eine Empfangskraft arbeitet, hat sie nach Bedarf auch andere Aufgaben in Unterstützung von Kollegen und Vorgesetzten im Tagesgeschäft zu erledigen. Bei Großunternehmen z. B. ist der Empfangsmitarbeiter verantwortlich für die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Meetings, die Vergabeplanung der Konferenzräume, die Begleitung von Kunden und Lieferanten zu den entsprechenden Abteilungen im Haus.

In Kliniken und Arztpraxen übernimmt die Empfangsmitarbeiterin die Terminplankoordination von Ärzten und Therapeuten, das Check-in und Check-out von Patienten sowie weitere administrative Aufgaben (z. B. zur Rezeptbearbeitung und -abrechnung).

Die Arbeitszeit einer Empfangskraft ist abhängig von den Öffnungszeiten der Einrichtung, in der sie tätig ist: in einem Unternehmen, einem Büro oder einer Kanzlei handelt es sich häufig um traditionelle Arbeitszeiten von Montags bis Freitags. Im Gesundheitswesen und in der Hotellerie können die Arbeitszeiten hingegen stark variieren und flexibler sein (z. B. auch Schichtdienst vorsehen: Frühschicht bzw. Spätschicht).

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Aufgaben und Tätigkeiten als Empfangsmitarbeiter

Empfangsmitarbeiter - Aufgaben

Die wichtigsten Aufgaben eines Empfangsmitarbeiters sind:

  • Empfang der Kunden und Besucher der Einrichtung
  • Erteilung von Informationen
  • Begleitung der Kunden zu den Zielorten innerhalb der Einrichtung
  • Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate
  • Bearbeitung eingehender und ausgehender Post
  • Organisation und Ablage von Dokumenten
  • Buchungsmanagement
  • Terminverwaltung
  • Übernahme zusätzlicher administrativen Tätigkeiten

Empfangsmitarbeiter - Ausbildung

Empfangsmitarbeiter - Ausbildung

Für den Beruf des Mitarbeiters Empfang ist kein verwaltungstechnisches Fachwissen erforderlich: die erfolgreiche Arbeit im Kundenempfang erfordert statt dessen großes Talent im zwischenmenschlichen Umgang und im Publikumskontakt.

Der erfolgreiche Abschluss einer kaufmännischen Berufsausbildung (als Bürokauffrau/-mann) oder eine Ausbildung in der Hotellerie, in der Gastronomie sowie erste Berufserfahrung im Assistenzbereich sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung.

In Stellenanzeigen für medizinische Empfangskräfte ist mitunter eine abgeschlossene medizinische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrungen im Gesundheitswesen erforderlich.

Ganz allgemein sind ausreichende Computerkenntnisse nötig, um E-Mail und PC bedienen zu können. Ein kurzes Einarbeitungsprogramm kann dazu beitragen, die internen Verwaltungssysteme kennen und benutzen zu lernen und sich mit den spezifischen Unternehmensverfahren für den Telefon- und Postdienst, die Terminverwaltung, die Buchungen usw. vertraut zu machen.

Auch Fremdsprachenkenntnisse können mit zu den Anforderungen in den Job-Angeboten für Empfangsmitarbeiter fallen. Neben sehr guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift ist die Fähigkeit zur Kommunikation in einer oder mehreren Fremdsprachen grundsätzlich wichtig, insbesondere bei der Tätigkeit in Unternehmen und Hotels mit internationaler Kundschaft. Aber in einer globalen Wirtschaft sind Englischkenntnisse auch eine immer wichtigere Kompetenz für alle Empfangsmitarbeiter, in öffentlichen sowie privaten Einrichtungen.

Empfangsmitarbeiter - Fähigkeiten und Voraussetzungen

Die Anforderungen, um als Empfangskraft zu arbeiten, sind:

  • Kundenorientierung mit Fokus auf hohem Servicestandard
  • Kommunikationsfähigkeit (telefonisch, per E-Mail und persönlich)
  • Talent im Umgang mit Menschen, Freundlichkeit, Zuvorkommenheit
  • Kaufmännische Grundkenntnisse
  • Computerkenntnisse
  • Flexibilität und Multitasking
  • Sorgfalt im Detail
  • Problem Solving und die Fähigkeit auf Stress-Situationen ruhig sowie besonnen zu reagieren

Karriere als Empfangsmitarbeiter

Karriere als Empfangsmitarbeiter

Ein Berufseinstieg als Empfangskraft ist eine hervorragende Lösung, um die berufliche Laufbahn im Dienstleistungssektor zu beginnen. Ausgehend von dieser Position eröffnen sich mehrere mögliche Karriereverläufe.

Eine Empfangsmitarbeiterin in einem Unternehmen, einer Praxis oder einem Büro kann z. B. ihre Kenntnisse in allgemeine Büroorganisation, Verwaltung und Rechnungswesen vertiefen und somit als Sekretärin, Personalassistentin oder Executive Assistant Einsatz finden.

Zudem lassen sich die erworbene Kompetenzen im Kundendienst erfolgreich auf andere Funktionen übertragen: insbesondere als Leiter des Customer Service und dem After-Sales-Service oder im Bereich Messe-, Kongress- und Eventmanagement.

Gute Gründe für einen Job als Empfangsmitarbeiter

Als Empfangskraft zu arbeiten erlaubt es einerseits, relativ leicht einen Job zu finden, da es sich um eine Einstiegsposition handelt, also um eine Aufgabe, die auch für Menschen ohne Berufserfahrung geeignet ist. Auf der anderen Seite bietet es die Möglichkeit, eine wichtige, strategische Funktion zu erfüllen. Der Mitarbeiter Empfang ist die erste Person, mit welcher der Kunden beim Betreten der Einrichtung in Kontakt kommt. Somit ist er verantwortlich für den ersten, häufig entscheidenden Eindruck für die zukünftigen Beziehungen mit diesem Kunden.

Im Bereich Empfang zu arbeiten ermöglicht es außerdem, sich mit Büroarbeit vertraut zu machen und umfangreiche administrative Tätigkeiten zu erlernen - vom Besucherempfang bis hin zu Reisebuchungen, vom telefonischen Kundendienst bis hin zum Beschwerdemanagement, von der Postbearbeitung bis hin zur Rechnungsstellung. Auf diese Weise erwirbt man auf viele andere Sektoren, von der Verwaltung bis hin zum Kundenservice, einfach zu übertragende Schlüsselkompetenzen.

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