Als Hostess arbeiten: Anforderungen, Aufgaben, Karriere

Eine Hostess repräsentiert Unternehmen und Organisationen bei Events, Messen, Kongressen oder anderen Promotion-Aktionen.

Ihre Hauptaufgabe sind der Empfang und Betreuung der Gäste und die organisatorische Unterstützung sowohl beim Aufbau als auch während des Veranstaltungsverlaufs.

Der Begriff “Host/Hostess” wird auch in der Gastronomie, in der Hotellerie und im Catering-Bereich verwendet, um Servicemitarbeiter zu bezeichnen, die sich für einen angenehmen Aufenthalt von Kunden und Gästen kümmern, von der Begrüßung bis zur Verabschiedung.

Was macht eine Hostess also konkret?

In der Regel werden die Aufgabenbereiche der Hostessen während eines Briefings festgelegt, also bei einer Einweisung durch das Unternehmen oder die Agentur, die für die Organisation verantwortlich zeichnet.

Hier erhält das Event-Personal alle erforderlichen Informationen um ihren Job möglichst gut machen zu können: Empfang, Assistenz am Info-Stand, Rezeption, Produktpräsentation, Promotion, Verkaufsberatung, Kundengesprächsführung, Garderobenbetreuung und sonstige Zusatzaufgaben.

Hier sind die wichtigsten Aufgaben einer Hostess:

• Vor Veranstaltungsbeginn: Unterstützung bei der Organisation, beim Standaufbau, bei der Vorbereitung des Saals oder der Räumlichkeiten, wo die Veranstaltung stattfinden soll
• Während der Veranstaltung: Empfang und Betreuung der Gäste (Besucher, Teilnehmer, Redner, Prominenten) z.B. an der Infothek oder beim Messestand. Die Hostess weist ihnen den richtigen Weg, händigt das Programm aus, verteilt Informationsunterlagen und gibt klare Antworten auf Fragen. Falls vorgesehen, ist die Service-Hostess für die Registrierung der Besucher und die Akkreditierung zuständig (sie gibt die Eintrittskarten und Besucher-/Teilnehmerpässe aus). Die Hostess muss über die gesamte Veranstaltungsdauer hinweg zur Verfügung stehen und bei Erfordernis umgehend aktiv werden bzw. dem Koordinator eventuelle Probleme anzeigen.
• Nach der Veranstaltung: Verabschiedung der Gäste und Unterstützung bei den Abschlussarbeiten - z. B. Ausstellen von Teilnahmebescheinigungen, Verteilen von Fragebogen oder anderen Befragungsunterlagen zur Customer Satisfaction.

Hostess-Service zu leisten heißt jedoch nicht lediglich, als Messehostess, Kongress-Hostess oder Beratungs-Hostess zu arbeiten.

So gibt es z. B. die Hostess-Promoterin, deren Aufgabe die Verkaufsberatung, die Verkaufsförderung und weitere Promotion-Aktionen für ein Unternehmen, ein Produkt oder eine Dienstleistung sind (auf Fachmessen, in Einkaufszentren oder im Rahmen unterschiedlicher Events). Sie wird also zur wahren Markenbotschafterin.

Der wichtigste Kanal, um Arbeit zu finden, sind die Agenturen für Hostessen, Promoter und Servicemitarbeiter, die sich auf die Auswahl von Personal für Events, Messen und Kongressen spezialisiert haben.

Da es sich um eine Tätigkeit handelt, bei der das Aussehen eine große Rolle spielt, betreffen die wesentlichen Anforderungen z. B. ein hübsches Gesicht, Körpergröße und vor allem ein gepflegtes Erscheinungsbild (normalerweise ohne Piercing, sichtbare Tattoos, zu starkes Make-Up).

Dies sind sehr wichtige Aspekte: denn Unternehmen setzen attraktive und charmante Hostessen dafür ein, um einen perfekten ersten Eindruck zu hinterlassen - die Hostessen dienen so quasi als Visitenkarte des Unternehmens.

Unter diesem Gesichtspunkt spielt auch das Outfit eine große Rolle: mitunter erhalten Hostessen und Eventpersonal entsprechende Kleidung, andernfalls empfiehlt sich das Tragen formeller Kleidung (Kostüm und weiße Bluse).

Fundamental wichtig für Hostessen sind zudem auch ihre persönlichen Eigenschaften: die Arbeit mit Publikumskontakt erfordert ein charmantes, extrovertiertes Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz. Die Interaktion mit Gästen und Besuchern muss von Höflichkeit und Freundlichkeit geprägt sein, um eine positive, angenehme Atmosphäre zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen.

Die Tätigkeit ist hektisch und körperlich anstrengend: Empfang und Unterhaltung von Besuchern und Teilnehmern bedeutet, so gut wie ohne Unterbrechung stundenlang zu stehen, mit nur wenigen Gelegenheiten zur Pause.

Die Arbeitszeiten sind sehr flexibel: Hostessen arbeiten häufig viele Stunden hintereinander, auch bis spät abends, vor allem am Wochenende und an den Feiertagen.

Dies macht die Tätigkeit interessant für Studenten und Studentinnen, auch ohne Berufserfahrung, bzw. für Menschen, die nach einem Minijob oder einer kurzfristigen Beschäftigung suchen.

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Und hier sind einige der typischen Aufgaben einer Hostess:

• Unterstützung im Vorfeld der Veranstaltung
• Besucherempfang und Teilnehmerregistrierung
• Gästebetreuung
• Auskunft und Assistenz
• Ausgabe von Werbe- und Informationsmaterial
• Standbewirtung
• Servicetätigkeit über die gesamte Veranstaltungsdauer
• Verabschiedung der Gäste

Um Hostess zu werden ist keine spezifische Ausbildung vonnöten. In den Stellenangeboten wird lediglich Mindestalter verlangt, denn vorrangig sind gutes Erscheinungsbild, freundliche und offene Art, fließende Deutschkenntnisse sowie weitere Sprachkenntnisse, insbesondere für die Tätigkeit auf Events, Messen und Kongressen mit internationaler Kundschaft.

Erfahrung in Gäste- und Kundenbetreuung als Hostess / Promoter / Servicekraft bei Veranstaltungen oder in der Gastronomie wird gerne gesehen.

Nach der Auswahl werden Hostessen durch speziell organisierte Schulungen (Briefings) auf die jeweilige Veranstaltung vorbereitet. Zweck des Trainings ist es, Hosts und Hostessen detailliertes Wissen zu dem Event, der Messe, dem Kongress zu vermitteln, damit sie ihre Tätigkeit effizient erledigen können: z. B. zu organisatorischen oder logistischen Aspekten, zum Inhalt, zu den Teilnehmern usw.

Dies sind die erwünschten Fähigkeiten und Voraussetzungen für die Arbeit als Hostess:

• Volljährigkeit und sichere Deutschkenntnisse
• Gepflegtes Erscheinungsbild
• Fremdsprachenkenntnisse
• Eine kommunikative und kontaktfreudige Art
• Liebe zum Service am Gast und Spaß am Umgang mit Menschen
• Höflichkeit und Freundlichkeit
• Problem-Solving-Fähigkeit
• Geduld und Belastbarkeit
• Flexibilität
• Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit

Unternehmen, die Hostessen für Events, Messen und Promotion-Aktion suchen, wenden sich häufig an Agenturen, die sich auf die Auswahl von Messehostessen, Promotern, Models, VIP-Betreuern und Servicemitarbeitern spezialisiert haben.

Der Berufsstart über eine Agentur ist eine sehr gute Methode, um rasch Erfahrung zu sammeln, auch weil man für vielfältige Tätigkeiten (bei Kongressen, Galas, Messen, Werbeveranstaltungen) und in unterschiedlichen Bereichen wie Mode, Technologie, Gastronomie eingesetzt wird.

Erfahrene Hostessen können Teamleiter oder “Chefhostess” werden, eine Schnittstellenfunktion zwischen Auftraggeber und Hostessen-Team auf Messen und Events, die einen reibungslosen Ablauf garantiert.

Als Modelhostess / Modelhost oder als VIP-Hostess zu arbeiten ist eine weitere interessante Wahl für besonders attraktive junge Damen.

Im Wesentlichen erlaubt die Tätigkeit als Hostess beim Besucherempfang und am Infopoints von Messen und Events, starke Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln und die Grundsätze für erfolgreichen Kundenservice zu erlernen. Diese Kompetenzen können sich höchst nützlich erweisen, wenn man z. B. an einer Karriere im Marketing, in der Öffentlichkeitsarbeit, im Verkauf und in der Kundenbetreuung interessiert ist und natürlich auch in der Veranstaltungsbranche.

Der Beruf als Host/Hostess eignet sich für dynamische, aufgeweckte Menschen, die nach einem Job mit flexiblen Arbeitszeiten oder einer kurzfristigen Beschäftigung suchen, um sich gleichzeitig auch anderen Aktivitäten widmen zu können. Deshalb handelt es sich um einen typischen Studentenjob, um schnell etwas Geld zu verdienen.

Ein Job als Hostess hat jedoch auch weitere positive Seiten: er ermöglicht es, Soft Skills und soziale Fähigkeiten auszubauen wie Kommunikationsfähigkeit, Kontaktfreude und Problem-Solving-Fähigkeiten und so die Grundlagen für eine zukünftige Karriere im Kundenservice, im Marketing und der Kommunikation, oder auch im Tourismus oder in der Gastronomie zu schaffen - alles Sektoren mit vielfältigen Beschäftigungsmöglichkeiten.

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