Was ist und was macht ein Eventmanager?

Der Eventmanager ist verantwortlich für die Planung und Organisation von Veranstaltungen wie Konzerte, Shows, Festivals, Messen, Eröffnungen, Unternehmensevents, Hochzeiten, private Partys.

Er ist der Spezialist, der alle für ein Event wichtige Aspekte managt: der Veranstaltungskaufmann koordiniert die zahlreichen Aktivitäten, die von der Konzeption und Planung des Events zur Umsetzung führen sowie das gesamte Team, das mit in die Veranstaltung einbezogen ist.

Um eine Veranstaltung zu organisieren, die nicht nur als ein besonderer Moment, sondern auch als Marketing- und Kommunikationsstrategie verstanden sein will, koordiniert ein Event Manager die Tätigkeit zahlreicher anderer Spezialisten.

In der Konzeption- und Planungsphase des Events beispielsweise sind Kreative gefragt, wie Copywriter, Designer, Choreographen usw. In der Phase der praktischen Umsetzung ist hingegen die Arbeit der Licht-, Ton-, Audio-, Videotechniker, Bühnenbildner, Innenarchitekten, Dekorateure und Floristen nötig.

Beim Ablauf des Events kümmert sich der Eventmanager um die Koordination von Mitarbeitern wie Hostessen und Stewards, Mitarbeiter des Veranstaltungsbüros, Moderatoren, Redner und Dolmetscher, Performer und DJs, das Personal von Cateringfirmen, Fotografen und Videomaker.

Die Organisation eines erfolgreichen Events ist keine einfache Sache: sie verlangt nach Engagement, Kreativität, gutes Gespür für Ästhetik und vor allem Managerqualitäten.

Als erstes analysiert der Veranstaltungskaufmann die Anforderungen der Auftraggeber (Unternehmen, Geschäfte, Cafés und Restaurants, Behörden, öffentliche und private Einrichtungen) und stimmt Zielsetzungen, Zielgruppen, Inhalte, Zeiten und Budget für das Event ab.

Danach kümmert er sich um die Erstellung eines Eventkonzepts, das eine spannende Angelegenheit werden soll, um das Publikum auch unter emotionalen Aspekten anzusprechen. Danach wählt er die geeignetste Location und ergreift Maßnahmen, um die Umgebung für das Event umzugestalten (z. B. mit Dekorationen, Licht, Blumen usw.).

Anschließend werden alle technischen und produktionsbezogenen Details geklärt, die Ausstattung und die Logistik geplant und umgesetzt (Miete und Aufbau von Technik und Ausstattungen, Parkplätze, Notfall-Pläne), mit kontinuierlicher Überwachung des Budgetrahmens.

Bei öffentlichen Veranstaltungen wie z. B. Messen, Kongressen, Modenschauen, Shows, Neueröffnungen, Sportveranstaltungen, gastronomischen Events, Wohltätigkeitsveranstaltungen kümmert sich der Eventplaner häufig auch um die Werbekampagne und andere Kommunikations- und Marketingmaßnahmen. Für möglichst hohe Teilnahme und Resonanz des Events nutzt er die verschiedenen Werbekanäle, von Einladungen, Plakaten, Pressemitteilungen, Werbung in den traditionellen Medien, Öffentlichkeitsarbeit bis hin zu Social Media und Online-Kommunikation.

Denn Veranstaltungen können als Mittel der “integrierten Kommunikation” angesehen werden, um das Zielpublikum auf dynamische, packende Weise zu erreichen. Events werden sehr konkreten Marketing-Zielen gerecht: die Werte und das Image eines Produkts, einer Marke oder eines Unternehmens in eine konkrete Erfahrung zu verwandeln, die von den Teilnehmern (potentiellen Kunden) auf der emotionalen Ebene erfahren werden, weshalb sie zu den Direktmarketing-Strategien zählen.

Ein Aspekt, der natürlich bei der Organisation von privaten Veranstaltungen wie Hochzeiten, Gala-Dinnern, Partys für besondere Anlässe nicht zum Tragen kommt.

Bei der Nachbereitung des Events monitoriert der Event Manager die Performance, nimmt eine Bewertung der Ergebnisse unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten, nach Teilnehmerzahlen und Zufriedenheit der Besucher und Sponsoren vor und kümmert sich um die Follow-Up-Maßnahmen für das Event.

Der Veranstaltungsmanager muss in der Lage sein, eine hochkomplexe “Organisationsmaschine” zu führen und in allen Punkten, die das Event betreffen, kompetent sein, von der Kommunikation bis hin zur technischen Umsetzung.

Um optimale Arbeit leisten zu können nehmen Eventmanager die Dienste von Lieferanten und Dienstleistern ihres Vertrauens in Anspruch - für die Miete und den Transport von Ausrüstungen und Technik, die Dekorationen, den Bankettservice, die Einstellung des Personal für das Event (Event-Hostessen, Promoter …) - sowie die Dienste vieler anderer Spezialisten: z. B. Experten in Marketing und Kommunikation, Technikern, Fotografen, Videomakern usw.

Außerdem muss ein Event Manager auf Überraschungen jeder Art vorbereitet sein, zu denen es vor oder während des Events kommen kann (fehlerhafte oder verspätete Lieferungen, Abwesenheit von Personal, schlechtes Wetter …). Eventmanager müssen deshalb Kommunikations- und Mediationsfähigkeiten haben, Leadership, vor allem aber die Fähigkeit, unter Stress zu arbeiten.

Eventmanager können selbständig als Freelance arbeiten und die Organisation innovativer, origineller Events für Privatpersonen, Unternehmen, Behörden und Vereine jeder Art planen und koordinieren.

Oder aber sie können auch als Angestellter oder Mitarbeiter einer Eventagentur an der Organisation von kulturellen Veranstaltungen, Messen, Ausstellungen, Produkteinführungen, Kongressen, Hochzeiten und anderen Initiativen mitarbeiten. Der Eventmanager ist auch in Hotels mit Convention Centern, Tagungszentren, Messeveranstaltern, Clubs, Themen- und Freizeitparks tätig, wo er für die Events der jeweiligen Einrichtung verantwortlich ist.

Die Tätigkeit bringt häufige Reisen mit sich, um an Treffen und Ortsbegehungen teilzunehmen, sowie um während der Events präsent zu sein. Die Arbeitszeiten und vor allem der Arbeitsrhythmus variieren je nach anstehenden Veranstaltungen und werden mit Näherrücken des Veranstaltungsdatums intensiver.

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Was macht ein Eventmanager?

Die wichtigsten Aufgaben eines Veranstaltungskaufmannes sind:

• Festlegung der Inhalte, Themen und Merkmale der Veranstaltung
• Erstellung des Veranstaltungskonzepts
• Detaillierte Planung der einzelnen Eventphasen
• Suche nach Lieferanten, Abstimmung der Zeiten und Bedingungen für die Lieferung von Produkten und Dienstleistungen
• Organisation des Mitarbeiterteams, das an der Umsetzung der Veranstaltung mitwirkt
• Leitung von Aufbau und Einrichtung
• Programmierung der Werbe- und Kommunikationskampagne, um das Publikumsinteresse an dem Event zu wecken
• Überwachung des Events während der Ausführung
• Monitoring und Bewertung der Ergebnisse

Der beste Weg, um Eventmanager/in zu werden ist eine Ausbildung zum Eventmanager / Veranstaltungskaufmann oder auch ein passendes Hochschulstudium in Event Management, Kommunikation, Tourismus oder Marketing zu absolvieren.

Weitere Ausbildungswege für Eventmanager sind berufsbegleitende Weiterbildungen zum Veranstaltungsfachwirt oder Kurse in Messe- und Event Management an Fachschulen und Bildungseinrichtungen.

Die Teilnahme an einem Kurs in Eventmanagement vermittelt die spezifischen Kenntnisse in Eventmarketing, Budgetverwaltung, Management und Kommunikation. Zudem ist für eine Karriere im Veranstaltungsmanagement sehr viel direkte Berufserfahrung und kontinuierliche Weiterbildung vonnöten, um stet über Best Practices & Neues aus der Branche Bescheid zu wissen.

Die Fähigkeiten und Eigenschaften, nach denen in Stellenangeboten für Eventmanager/in gefragt wird, sind:

• Fähigkeit, Veranstaltungen erfolgreich zu planen und zu organisieren
• Technische Kenntnisse zu Ausstattung (Innenarchitektur, Licht- und Sounddesign)
• Kompetenzen in Marketing, Eventkommunikation und PR
• Fähigkeiten in Personalverwaltung
• Organisationsfähigkeit und Leadership, Entscheidungsfreudigkeit
• Kommunikations- und Beziehungsfähigkeit
• Kreativität und ausgeprägter Sinn für Ästhetik
• Widerstandsfähigkeit gegen Stress

Die Karriere eines Veranstaltungskaufmannes entwickelt sich mit Übernahme allmählich steigender Verantwortung. Man kann anfangen als Assistent für Eventorganisation und dem Eventmanager zuarbeiten. Hat man ausreichend Erfahrung gesammelt, kann man Executive Producer Events (auch Show Producer genannt) werden, der die technischen Serviceleistungen für die Realisation der Events leitet und organisiert, und schließlich Event Manager.

Es besteht auch die Möglichkeit, eine eigene Eventagentur zu eröffnen oder sich auf eine bestimmte Art von Events zu spezialisieren: z. B. im Bereich Mode (Fashion Events), Kongresse (Kongresse und Conventions), Trade-Events wie Messen, Sportveranstaltungen, Corporate Events oder auch bei der Organisation von Hochzeiten, als Wedding Planner.

Als Eventmanager zu arbeiten ist der perfekte Beruf für diejenigen, die kreativ und sehr gut organisiert sind und auch komplexe Situationen brillant zu meistern wissen, selbst unter Stress. Der Beruf bietet die Chance, mit vielen unterschiedlichen Menschen zusammen zu arbeiten und ein dichtes Netzwerk an Kontakten mit Kunden, Sponsoren und Lieferanten zu unterhalten, die für den Erfolg der Tätigkeit nötig sind.

Als Eventmanager kann man sich in der Planung vieler unterschiedlicher Arten von Events beweisen, von Vernissagen über Sportveranstaltungen, B2B-Messen bis zu Einweihungen von Lokalen und Verkaufsstellen und sich so den Weg zu ebnen für eine flexible, vielseitige Berufskarriere.

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