Was macht ein Business Analyst? Berufsbild, Aufgaben, Skills

Der Business Analyst unterstützt Firmen bei der Verbesserung von Unternehmensprozessen, um bestimmte Geschäftsziele zu erreichen.

Die Mission des Business Analysten ist es, Organisationen und Prozesse schlanker und effizienter zu machen, den Unternehmen bei der Implementierung der Änderungen zu helfen, die für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Zielmarkt erforderlich sind.

In Ausführung seiner Aufgabe analysiert der Business Analyst zunächst die aktuelle Situation und die Geschäftsprozesse (z. B. in der Produktion, der Zulieferkette, dem Marketing, dem Vertrieb, in der Verwaltung und Finanzen ...), erstellt die Bedarfsanalyse (needs assessment) und erarbeitet auf der Grundlage der Ergebnisse Lösungen für die Erfüllung dieses Bedarfs. Die Lösung kann z. B. eine strategische Umstrukturierung der Organisation sein, die Optimierung von Prozesse und IT-Systeme, die Anwendung neuer Geschäftsmodelle, oder die Projektierung technischer Systeme und die Implementierung neuer Software und Automatisierungssysteme.

Nach Festlegung der Unternehmensziele zusammen mit den betroffenen Fachabteilungen (Marketing, Produktion, Verkauf, Operations, Buchhaltung …) plant der Business Analyst Strategien, die geeignet sind, die vorgegebenen Ziele zu erreichen und legt das für ihre Umsetzung benötigte Budget fest. Er definiert die Anforderungen des Projekts oder Programms, das zur Erfüllung der Erfordernisse angewandt werden muss und kümmert sich um klare, wirksame Kommunikation mit den betroffenen Stakeholdern (Anforderungserhebung/requirements elicitation).

Der Business Analyst legt also KPI (Key Performance Indicators, Leistungskennzahlen) fest für das Monitoring des Geschäftsverlaufs und sammelt Daten, um zu prüfen, ob die Ergebnisse sich mit den Prognosen decken. Er verfasst regelmäßige Berichte und statistische Unterlagen für den Vergleich der realen Situation mit der geplanten und analysiert die Ergebnisse mit dem Arbeitsteam, dem Projektmanager und den Auftraggebern. Ausgehend von den erhobenen Daten erarbeitet er Interventionsstrategien für die Lösung eventueller Probleme und das Erreichen der gewünschten Ziele.

Für die Feststellung des Bedarfs und der Anforderungen, für die Überwachung des Projektverlaufs und die Prüfung der Ergebnisse verwendet der Business Analyst verschiedene Geschäftsanalyse-Tools und -Techniken: z. B. BI-Tools zur Erhebung und Verarbeitung großer Mengen nicht strukturierter Daten (Big Data), zur Feststellung signifikanter Tendenzen und Ermittlung neuer Geschäftsmöglichkeiten. Mittels Datenanalyse lassen sich der Marktverlauf oder das Verbraucherverhalten vorhersagen und praktische Anweisungen für die Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung geben, um Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen zu erzielen.

Wo können Business Analysten arbeiten?

Business Analysten finden Arbeit in Unternehmen und Organisationen aller Bereiche: Telekommunikation, IT, Banken, Versicherungen, Produktion, Transport und Logistik, E-Commerce, Großhandel, Einzelhandel, öffentliche Dienstleistungen … Die für dieses Berufsbild typischen Kompetenzen und Analysefähigkeiten lassen sich in allen Branchen erfolgreich anwenden.

Je nach Tätigkeitsfeld gibt es auch unter Business Analysten Spezialisierungen mit besonderen Schwerpunkten. Zum Beispiel:

• IT Business Analyst, der sich mit innovativen Lösungen in der Information Technology befasst, als Analyst für Softwareanwendungen
• CRM Analyst, der verantwortlich ist für die Verwaltung und Analyse des Datenmaterials zu den Kunden, darunter die Analyse des Kundenverhaltens und das Monitoring der Reaktionen auf Marketing- und Verkaufskampagnen
• Sales Operations Analyst, der die Absatzdaten nach Kanal, Kategorie, Markt usw. analysiert, die Rentabilität prüft und die Vertriebsleiter bei der Absatzplanung und -prognose unterstützt
• Business Analyst Supply Chain, der die Performance der Zuliefererkette optimiert und monitoriert.

Häufig ist der Business Analyst für Gesellschaften zur IT-Beratung und Systemintegration tätig und trägt so zum Erfolg der Kunden bei, die ihre Prozesse modernisieren und verbessern möchten. Oder er arbeitet als fest angestellter Mitarbeiter in großen Unternehmen, die diese Rolle innerhalb ihrer Organisation vorsehen. Folglich kann ein Business Analyst in einem Büro arbeiten oder direkt vor Ort bei den einzelnen Kunden, wenn er als Berater tätig ist. Die Arbeitszeiten variieren in Abhängigkeit von den Projekten und ihren Fristen.

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Die Aufgaben eines Business Analysten sind:

• Feststellung des Bedarfs und der Ziele des Unternehmens
• Festlegung eines Interventionsplans und eines Budgetvorschlags
• Definition und konstante Überwachung der KPI
• Analyse der Abweichungen von dem vorgesehenen Budget und den geplanten Ergebnissen
• Verarbeitung der Daten zu regelmäßigen Berichten
• Feststellung von kritischen Bereichen und Verbesserungsmöglichkeiten
• Unterbreitung von Plänen für die Verbesserung der erzielten Ergebnisse
• Unterstützung anhand Datenanalyse bei strategischen Unternehmensentscheidungen

Eine transversale, sehr wichtige Aufgabe der Business Analyst ist die Vereinfachung der Kommunikation zwischen allen Beteiligten, um den Bedarf der einzelnen Geschäftseinheiten und die operativen Möglichkeiten aus den neuen implementierten Prozessen oder Systemen in Einklang zu bringen.

Es gibt keinen festgelegten Ausbildungsverlauf um Business Analyst zu werden. Der ideale Bewerber hat vorzugsweise einen Hochschulabschluss in Mathematik, Statistik, Informatik, Wirtschaftsingenieurwesen, BWL o. ä.

Daneben benötigt der Business Analyst Kompetenzen in Informatik und im Einsatz modernster Tools für die Analyse und Verarbeitung großer Datenmengen (z. B. Tools zur Datenanalyse, Modelling und Datenvisualisierung).

Auch Kenntnisse im Bereich Unternehmensprozesse, Marketing und Projektmanagement sowie Berufserfahrung als Business Analyst oder in gleichwertigen Funktionen, z. B. als Systemanalytiker oder Prozessanalyst sind positiv bewertet.

In den Stellenangeboten für Business Analyst werden häufig folgende Kompetenzen gefordert:

• Fähigkeiten in Datenerhebung, -management und -analyse
• Kenntnis der wichtigsten Business-Analyse-Tools (MS Excel, SQL, Flowcharts …)
• Erfahrung in der Verwaltung von Datenbanken und im Umgang mit ERP-CRM Systemen
• Kompetenzen in Berichterstellung
• Analysefähigkeit
• Organisations- und Planungsfähigkeit
• Kommunikations- und Beziehungsfähigkeit
• Flexibilität
• Teamfähigkeit
• Kooperationsbereitschaft und Problem Solving

Die Karriere als Business Analyst beginnt normalerweise als Junior Business Analyst, einer Position für Hochschulabgänger und junge Berufseinsteiger, die mit Daten arbeiten möchten und sich in einem sehr dynamischen und wettbewerbsgeprägten Umfeld weiterentwickeln möchten. Fähigkeiten in der Interpretation von Daten und Informationen, Präzision, selbständige Projektverwaltung und Problem-Solving-Bereitschaft sind die erforderlichen Voraussetzungen, um nach einigen Jahren Senior Business Analyst zu werden. Die Arbeit als Business Analyst kann auch die Ausgangsposition für eine spätere Arbeit als Projektmanager, Programm Manager oder Business Strategist werden. Oder aber man erweitert seine Kenntnisse in BI und wird Business Intelligence Analyst.

Die Kompetenzen in Prozessanalyse und Projektverwaltung erlauben es einem Business Analysten, auch Führungspositionen wie z. B. Prozessmanager erfolgreich einzunehmen.

Eine Karriere als Business Analyst ist die richtige Entscheidung für alle, die einen innovationsorientierten Beruf wünschen, der die Datenanalyse zu strategischen Zwecken einsetzt.

Der Business Analyst untersucht die Geschäftsprozesse und erarbeitet innovative, hochtechnologische Lösungen für das Erreichen der gewünschten Ziele und sieht sich mit jedem Projekt neuen Herausforderungen gegenüber. Die Arbeit ist nie monoton und bringt den ständigen Austausch mit vielen anderen Menschen mit sich, im Zeichen kontinuierlicher Verbesserung. Zudem hat der Business Analyst die Möglichkeit, die Auswirkungen seiner Arbeit auf das Geschäft zu sehen und mit seiner Expertise zum Unternehmenserfolg beizutragen, was sicher eine der Quellen für große berufliche Befriedigungen ist.

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