Beruf Wedding Planner: Wie wird man Hochzeitsplaner?

Ein/e Wedding Planner sorgt für die professionelle Planung und Organisation von Hochzeitsfeiern, verstanden als ein echtes Event. Als Experte unterstützt und berät er das Brautpaar bei den Hochzeitsvorbereitungen sowie am Hochzeitstag selbst, um ein perfektes Hochzeitsfest zu garantieren.

Sehen wir uns also an, was ein Hochzeitsplaner macht.

Der erste Schritt für eine professionelle Hochzeitsplanung ist die richtige Interpretation der Wünsche und Vorstellungen des Brautpaars.

Aus diesem Grund vereinbart der Wedding Planner zunächst ein Treffen mit dem Paar, um es kennenzulernen, sich seine Vorstellungen und Wünschen mit Empathie anzuhören und in Erfahrung zu bringen, welches Budget zur Verfügung steht. Damit kann der Hochzeitsplaner dann den Brautleuten ein Angebot mit einer realistischen Budgetkalkulation erstellen, das alle gewünschte Leistungen berücksichtigt.

Mit zu den wichtigsten Fragen gehört die Hochzeitslocation.

Der Wedding Planner berät das Paar bei der Suche nach einer einzigartigen Location, die nicht nur seinen Vorstellungen entspricht, sondern auch vom Ambiente her passend ist: z. B. einem Schloss, einem Landgut oder einem Gasthaus mit Räumlichkeiten und Anlagen, die Indoor- wie Outdoor-Feiern je nach Wetter und Jahreszeit erlauben.

Der Hochzeitsplaner ist auch zuständig, wenn der “schönste Tag des Lebens” unter einem bestimmten Motto oder in einem bestimmten Stil ablaufen soll, also z. B. eine Hochzeit, bei der alles im Zeichen von Rustic, Romantik, Boho, Vintage, Urban oder Alternativ steht.

Gemäß dem gewählten Thema realisiert der Hochzeitsplaner eine individuelle, stilvolle Ausstattung, gibt Tipps für im Trend liegende Hochzeitsdeko und bestimmt das allgemeine Konzept für alle Accessoires, Blumenschmuck und Papeterie, von den Einladungskarten über die Sitzordnung, vom Menü bis zu den Tischkarten, und dies alles nach einer Art “rotem Faden”, damit das Event stilistisch gesehen eine einheitliche Prägung erhält.

Außerdem berät der Wedding Planner das Brautpaar bei der Auswahl der Bonboniere und Gastgeschenke, damit sie farblich wie thematisch mit dem Hochzeitskonzept übereinstimmen.

Sind alle Details festgelegt, beauftragt der/die Hochzeitsplaner/in die Dienstleister seines Vertrauens für die Hochzeitsfeier und verhandelt die zu erbringenden Leistungen und deren Preise: vom Catering bis zu den Floristen für Brautstrauß und Blumenschmuck, vom Hochzeitsfotografen bis zur Buchung des Hochzeitsfahrzeugs (sei es nun ein Oldtimer oder eine Stretchlimousine mit Chauffeur), vom Make-up-Artist über den Hairstylist für die Braut bis zu den Musikern, DJs, Sängern und anderen Künstlern für die Unterhaltung der Gäste auf der Hochzeitsparty.

Gegebenenfalls kümmert sich der Wedding Planner außerdem um die Miete speziellen Equipments oder um die Buchung der Unterkünfte für die Hochzeitsgäste und alle damit verbundenen technischen, logistischen und bürokratischen Fragen im Zusammenhang mit dem großen Tag (Termine, Genehmigungen, Verträge, Hygiene Konzept …).

In manchen Fällen gibt der/die Hochzeitsplaner/in Unterstützung auch bei der Auswahl des Brautkleids und der Accessoires, der Kleider für die Brautjungfern oder Beratung bei der Auswahl eines tadellosen Outfits für den Bräutigam, unabhängig davon, ob ein eher traditionelle oder moderne Hochzeitskleidung gewünscht wird. Unterstützung gibt der Weddingplanner mitunter auch bei der Erstellung des Hochzeitstisches bzw. der Hochzeitsliste.

Am Tag der Hochzeit übernimmt der Wedding Planner die Rolle des Zeremonienmeisters: er legt die Programmpunkte minutiös und bis in die letzten Einzelheiten fest, führt die “Regie” über das Event, prüft die Ausstattung und koordiniert sämtliches beteiligte Personal.

Ein guter Wedding Planner weiß, wie man die gesamte organisatorische Maschinerie hinter einer Hochzeit effizient steuert, eventuelle Pannen vermeidet und reagiert, bevor das Brautpaar sie bemerken, damit alles wie gewünscht verläuft.

Manchmal allerdings geht die Arbeit des Wedding Planners auch nach der Hochzeit noch weiter: Er besorgt dann z. B. den Versand der Danksagungen, die Abzüge der Hochzeitsfotos, die Produktion des Hochzeitsvideos und in manchen Fällen organisiert er auch die Hochzeitsreise.

Nach der Hochzeit holt der Wedding Planner Feedbacks über den Zufriedenheitsgrad von Brautpaar und Gästen ein und kümmert sich um das Follow-up, um seine Dienstleistungen für kommende Hochzeiten weiter zu optimieren.

Mit Hilfe eines Wedding Planners wird es möglich, die eigene Traumhochzeit zu realisieren und die stressintensivsten Aufgaben aus der Hochzeitscheckliste in professionelle Hände zu legen. So kann man sich ausschließlich dem angenehmsten Teil der Vorbereitungen widmen, wie etwa der Anprobe des Brautkleids, der Menüauswahl, dem Testessen im Restaurant oder dem Verkosten der Hochzeitstorte, um dann den großen Tag beruhigt zu genießen, mit einem Profi an der Seite, der alles im Griff hat.

Normalerweise sind Wedding Planner selbständig tätig oder als Mitarbeiter von Hochzeitsagenturen, d.h. auf Hochzeiten spezialisierten Event-Agenturen.

Die Arbeitszeiten sind höchst flexibel und je nach Art des Auftrags unterschiedlich. Ein/e Wedding Planner kann mehrere Monate für die Organisation einer Hochzeit zur Verfügung haben, oder aber nur wenige Wochen. Deshalb kann die Arbeit auch sehr anstrengend sein, insbesondere in den typischen Hochzeitsmonaten.

Auch der Hochzeitstag selbst kann extrem stressig werden: der Wedding Planner muss sämtliche Aktivitäten überwachen und häufig selbst operative Unterstützung leisten, z. B. Hand mit anlegen bei der Ausstattung der Räumlichkeiten, beim Herrichten der Hochzeitsdekoration, Kerzen anzünden, die Gäste an ihren Platz geleiten …

Zudem muss er darauf gefasst sein, jedes nur erdenkliche, vor oder während der Hochzeitspartys mögliche Problem zu beheben (Lieferfehler oder -verspätungen, Personalausfälle, schlechtes Wetter): Kommunikationstalent, Diplomatie, und vor allem die Fähigkeit, auch in Stresssituationen nicht die Nerven zu verlieren sind deshalb unverzichtbar.

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Was macht ein Wedding Planner? Hier sind einige typische Beispiele aus seinem Aufgaben- und Verantwortungsbereich:

• Besprechung mit dem Brautpaar, zwecks Klärung seiner Wünsche und Vorstellungen
• Planung und Organisation der einzelnen Phasen des Hochzeitstags
• Festlegung aller Details für Trauung, Empfang und Party
• Unterstützung des Brautpaars bei der Auswahl der Location, des Hochzeitskonzepts, bei Tisch- und Raumdekoration, Einladungen, Bonbonieren …
• Suche und Auswahl professioneller Dienstleister und Aushandeln der Vertragsleistungen
• Einhaltung des Budgetrahmens und der Fristen
• Überwachung und Koordination aller Aktivitäten während der Hochzeitsfeier und Management unvorhergesehener Vorkommnisse
• Einholung von Feedback von Brautpaar und Gästen zwecks Optimierung des Hochzeitsservices.

In Deutschland gibt es keine klassische Ausbildung zum Wedding Planner und die Berufsbezeichnung Hochzeitsplaner ist nicht geschützt.

Um den Beruf zu ergreifen ist aber eine Ausbildung im Bereich Eventmanagement sehr nützlich, z. B. eine Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann, Veranstaltungsfachwirt oder Eventmanager, um sich Kompetenzen in Veranstaltungsplanung und -organisation sowie in Kostenkalkulation zu erwerben. Man kann aber auch direkt an Wedding Planner-Kursen und Weiterbildungen teilnehmen, die eine spezifische Hochzeitsplaner-Ausbildung sicherstellen.

Ganz allgemein muss ein Profi-Wedding Planner rundum kompetent sein zu allem, was mit Hochzeitsevents zu tun hat und die Besonderheiten der Hochzeitsplanung sehr gut kennen: Location und Dienstleister, Budgetverwaltung, Unterlagen für das Standesamt, Hochzeitsknigge, Traditionen und Rituale in den verschiedenen Religionen. Zudem muss er sich fortlaufend weiterbilden zu den aktuellen Hochzeitstrends.

Die Ausbildung allein genügt aber nicht: ein guter Hochzeitsplaner muss unbedingt Erfahrung in der Eventbranche nachweisen: denn nur dank der Berufserfahrung lernt man mit echten (auch sehr anspruchsvollen) Brautpaaren und echten Problemen, die bei jeder Hochzeitsfeier auftauchen können, souverän umzugehen.

Zu den Kompetenzen und Soft Skills, die von einem/r Hochzeitsplaner/in erwartet werden, gehören:

• Kompetenz im Wedding Planning
• Fähigkeit zur Eventplanung & -Management
• Kreativität und guter Geschmack
• Organisationsgeschick und Leadership
• Kommunikationskompetenz und emotionale Intelligenz
• Selbständigkeit und Zuverlässigkeit
• Lösungsorientiertes Arbeiten
• Multitasking-Fähigkeiten
• Belastbarkeit
• Flexibilität

Eine Karriere in der Hochzeitsplanung kann man mit Erfahrung im Eventbereich (als Veranstaltungskoordinator/in oder Eventmanager/in) starten, um dann mit einer fachspezifischen Weiterbildung Wedding Planner zu werden.

Als Hochzeitsplaner kann man einen all-inklusive Service bieten oder sich auf unterschiedliche Teilbereiche spezialisieren (etwa Location-Scouting, Vermittlung von exklusiven Dienstleistern, Beratung von Brautpaaren, die ihre Hochzeit selbst organisieren möchten oder Unterstützung ausschließlich nur während des Hochzeitstags, als Zeremonienmeister).

Karriere machen lässt sich aber auch als Wedding Designer, als der “Kreative”, der sich um die Ästhetik und die optischen Aspekte der Hochzeitsfeier kümmert und den Ideen des Brautpaar (insbesondere bei Mottohochzeiten) Farbe und Form verleiht - angefangen von Raumdekoration und Beleuchtung der Location bis hin zur grafischen Gestaltung der Hochzeitskarten.

Manche entscheiden sich nach einigen Jahren Berufserfahrung, eine eigene Wedding-Agentur zu gründen und nutzen dabei das Kontaktnetz mit ausgewählten Dienstleistern (Floristen, Gastronomen, Fotografen, Licht- und Tontechniker …).

Weiter Karrieremöglichkeiten sind z. B. Bankettleiter/in oder Hochzeitsplaner/in des Hauses bei Hotels, Restaurants und Eventlocations, die eleganten Räumlichkeiten für Hochzeiten, Trauungszeremonien und Empfänge anbieten, oder ganz allgemein im Bereich der Eventorganisation.

Hochzeitsplaner/in zu werden ist die richtige Wahl für diejenigen, die Hochzeiten und Events lieben und begeistert sind von der Idee, ganz besondere, unvergeßliche Traumhochzeiten zu organisieren.

Der Beruf erfordert ausgeprägte Organisations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten, denn der emotionale Aspekt einer Hochzeit ist nicht zu übersehen. Brautpaare verlassen sich auf den Wedding Planner, um ihren großen Tag unbeschwert zu feiern, in dem Bewusstsein, dass ein qualifizierter Profi auch mit jeder Art von Zwischenfällen auf brillante Weise fertigt wird.

In gewisser Hinsicht handelt es sich um einen fordernden, mühsamen Beruf, aufgrund der Notwendigkeit, zahlreiche verschiedene Personen und Tätigkeiten auch unter Stress zu koordinieren, aber eine gelungene Hochzeitsfeier und ein glückliches Brautpaar sind ohne Zweifel Grund zu hoher beruflicher Zufriedenheit.

Die Verdienstmöglichkeiten als Hochzeitsplaner sind stark von der Art der Klientel und der Anzahl der Aufträge abhängig (sowie von der eigenen Fähigkeit zu Selbstmarketing und Kundenakquise). Zu Beginn ist es nicht einfach, aber die besten Wedding Planner schaffen es, sich im Laufe der Zeit einen Namen in ihrem Bereich zu machen und vielleicht eines Tages auch für die Organisation einer VIP-Hochzeit beauftragt zu sein.

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