Was macht ein Property Manager: Aufgaben, Anforderungen und Fähigkeiten als Immobilienverwalter

Der Property Manager oder Immobilienverwalter befasst sich mit der Bewirtschaftung von Immobilien im Auftrag des Eigentümers, mit dem Ziel, den Wert des Immobilienbestands zu erhalten und zu steigern und bestimmte Rendite zu erlösen. Er vermittelt zwischen Mietern und Besitzer und kümmert sich um die erfolgreiche Vermietung der leer stehenden Flächen sowie um die Wartung und Instandhaltung der Gebäude.

Was macht aber ein Immobilienverwalter nun im Einzelnen?

Ein Property Manager ist hauptsächlich mit der (Neu- oder Wieder-)Vermietung des Eigentums und dessen Marketing befasst - Neubau- oder Bestandsimmobilien, Wohnimmobilien wie Mietshäuser und Zinshäuser, aber auch Büroräume, Ladenlokale, Einkaufszentren, SB-Märkte, Gewerbeflächen, Industrieanlagen, Lager- und Logistikimmobilien. Denn er muss sicherstellen, dass jede Immobilieneinheit für den Eigentümer eine Rendite erzielt, also vermietet ist.

Ein Immobilienverwalter muss den Immobilienmarkt sehr gut kennen, das Zusammenspiel von Nachfrage und Angebot überwachen und die Immobilien korrekt bewerten, zwecks Festlegung des optimalen Mietpreises im Interesse des Besitzers. Ziel ist hierbei die Maximierung der Einkünfte für den Vermieter, ohne dabei potentielle Mieter aufgrund überhöhter Mietforderungen abzuschrecken.

Danach vermarktet er die Immobilie bei Mietinteressenten, Maklern und Vermittlern und sucht nach potentiellen Mietern. Ein Property Manager weiß eine klare Immobilienanzeige bzw. Vermietungsanzeige mit allen wichtigen Angaben abzufassen und die besten Kanäle (online und offline) zu nutzen, um die richtige Zielgruppe anzusprechen. Er wählt dann unter den Bewerbern die geeigneten Mieter aus, also diejenigen mit möglichst idealen Voraussetzungen (lange Mietdauer, Garantie pünktlicher Zahlung …) und verhandelt die Einzelheiten des Mietvertrags: Dauer, Kosten, Mietbedingungen, Höhe der Mietkaution …

Die Verwaltung und Vermietung von Mietobjekten bedeutet auch Mieterverwaltung. Nach Unterzeichnung des Vertrags kontrolliert der Immobilienverwalter alle Zahlungseingänge, die regelmäßige Mietzahlung zu den vereinbarten Stichtagen und schreitet bei Zahlungsverzug ein, z. B. mit einer Mahnung und, wo vorgesehen, Anrechnung von Verzugszinsen.

Bei Auslaufen eines Mietvertrags nimmt der Property Manager eine Besichtigung der Einheit vor, um ihren Zustand zu begutachten: im Falle von möglichen Mängeln oder Schäden entscheidet er ob ein Kautionseinbehalt erfolgen soll. Danach startet er für die frei gewordenen Flächen den nächsten Vermietungsvorgang.

Der Property Manager muss also die gesetzlichen Regelungen zum Mietvertrag und Mietverhältnis und die Grundlagen des Mietrechts und Immobilienrechts gut kennen. Dies ermöglicht im Falle von Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter, die im schlimmsten Fall zu Aufhebung des Vertrags, Kündigung und Zwangsräumung führen können, ein Einschreiten unter Nutzung aller verfügbaren rechtlichen Möglichkeiten zum Schutz des Immobilieneigentums.

Aber nicht nur das:

Neben Fähigkeiten zur gewinnbringenden Verwaltung des Immobilienvermögens müssten Property Manager auch kompetent im operativen Objektmanagement bzw. technischen Property Management sein.

Damit eine Immobilie maximale Rendite erzielen kann, ist es erforderlich, sie in gutem Zustand zu erhalten: so sind die Mieter eher geneigt, das Mietverhältnis fortzusetzen und den Vertrag zu verlängern, lockt sie leichter neue Mieter an und erlaubt es vor allem, einen hohen Marktwert der Immobilie zu sichern.

Der Immobilienverwalter kümmert sich also um die Wartung und Instandhaltung der gesamten Immobilie und der einzelnen Einheiten: er beauftragt Mitarbeiter oder externe Dienstleister für Services wie Gebäudereinigung, Abfallentsorgung, Grünpflege, Winterdienst, Hausmeisterleistungen, regelmäßiger Kontrolle der Haustechnik, verhandelt die Konditionen der Dienstleistungsverträge und kontrolliert ihre Einhaltung. Dabei hat er stets die Optimierung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses bei der Bewirtschaftung der Immobilien und eine mögliche Minimierung der laufenden Kosten im Blick.

Außerdem plant er zusammen mit dem Eigentümer die erforderlichen Renovierungs-, Sanierungs- oder Modernisierungsarbeiten.

Zudem muss der Immobilienmanager Hinweise und Beschwerden der Mieter zeitnah beantworten und eventuelle Probleme lösen (Störungen an Heizungs- oder Klimaanlagen, Ungezieferbefall, Notfälle verschiedener Art). In diesen Fällen stützt sich der Immobilienverwalter häufig auf ein Netz an Handwerkern und Fachfirmen seines Vertrauens, die er mit der Ausführung der Arbeiten beauftragt: Elektriker, Installateure, Maurer, Aufzugstechniker, Anlagenmechaniker, Haustechniker, Reinigungsfirmen.

Mit unter die Aufgaben eines Property Managers fallen auch Miet- und Objektbuchhaltung, Budgetplanung, Controlling und Risikomanagement, unter Verwendung spezieller Software für die Haus- und Immobilienverwaltung. Der Immobilien Manager muss den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben behalten - Mieten, Instandhaltung, Steuern, Versicherung, Wartungs- und Dienstleistungsverträge, außerordentliche Ausgaben - und regelmäßige Reportings sowie Jahresgeschäftsberichte für die Immobilienbesitzer vorbereiten.

Seine Kenntnis des Immobilienmarkts ermöglicht es dem Property Manager auch, Eigentümern, die in Immobilien investieren und neue Wohnungen, Büros und Gewerbeflächen als Renditeobjekte und Kapitalsicherung erwerben möchten, individuelle Beratung zu bieten, mit korrekter Immobilienbewertung, einer langfristigen Vermögensstrategie und Hinweise zu den strategisch günstigsten Lagen für die Investition zu geben.

Was sind die Berufsperspektiven für Property Manager?

Property Manager sind vorwiegend für Immobilienverwaltungsgesellschaften, Bau- und Liegenschaftsbetriebe und Immobilienunternehmen tätig, für Asset Management Gesellschaften, Immobilienagenturen, Unternehmen, die Leistungen im Bereich Immobilienentwicklung bieten, oder für Banken und großen Firmen mit Liegenschaften.

Man kann aber auch selbständig tätig sein und Eigentümern bei der Bewirtschaftung ihrer Objekten helfen, um die Rendite aus ihrem Immobilienportfolio zu maximieren.

Häufig kümmert sich ein Immobilienverwalter um mehrere verschiedene Objekte und muss oft Dienstreisen unternehmen, um die einzelnen Immobilien persönlich zu begutachten und zu kontrollieren.

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Aufgabe des Immobilienverwalters ist die Gewinnerzielung aus den ihm anvertrauten Immobilien, über ihren gesamten Lebenszyklus. Als Ansprechpartner für Eigentümer, Mieter und Dritte kümmert sich also ein Property Manager um:

• Kaufmännische Verwaltung, Betreuung und Bewirtschaftung von Immobilien und Liegenschaften
• Entwicklung von Standortkonzepten und Objektstrategien
• Vermarktung und Vermietung der freien Flächen
• Auswahl des Mieters und Vorbereitung von Mietverträgen
• Mietmanagement inkl. vorgerichtliches Mahnverfahren
• Prüfung der Betriebs- und Heizkostenabrechnungen
• Steuerung und Überwachung externer technischer Dienstleister (z.B. Gebäudereinigung, Winterdienst usw.)
• Ausschreibung, Vergabe und Koordination von Reparatur-, Renovierungs- und Sanierungsarbeiten sowie Baumaßnahmen
• Budgetierung, Überwachung aller Zahlungsein- und Ausgänge, Rechnungsprüfung und -bearbeitung
• Vorbereitung der notwendigen Unterlagen und Daten gemäß den administrativen und steuerlichen Verpflichtungen
• Wirtschaftliche Weiterentwicklung der Immobilienbestände im Portfolio
• Beratung zu Investitionen in Immobilien

Zum Profil des Property Managers gehört häufig eine abgeschlossene Ausbildung als Immobilienkaufmann/frau, Immobilienfachwirt/in, Immobilienökonom oder eine vergleichbare Qualifikation.

Auch ein Hochschulstudium in den Fachrichtungen Immobilienmanagement, Architektur oder Bauingenieurwesen kann sich als nützlich erweisen.

Für diejenigen, die sich für den Beruf Property Manager interessieren, gibt es verschiedene Immobilienmanagement Seminare, Fort- und Weiterbildungskurse in Real Estate Management sowie IHK-Lehrgänge mit Zertifikat (Immobilienverwalter IHK).

Die Kurse vermitteln die Grundlagen der Immobilienverwaltung und befassen sich mit Themen wie: rechtliche Grundlagen, Beendigung und Abwicklung von Mietverhältnissen, Mieten- und Forderungsmanagement, Auftragsvergabe und Abrechnungen, Immobilienverwaltungssoftware, Facility Management, Markt- und Standortanalysen im Immobilienmarketing, Trends am Immobilienmarkt.

Zu den wichtigsten Kenntnisse und Fähigkeiten eines Property Managers zählen:

• Expertise im Immobilienmanagement und Kenntnis des Immobilienmarkts
• Verwaltungs- und Buchhaltungskenntnisse
• EDV-Kenntnisse, insbesondere Hausverwaltungssoftware
• Hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung in Bezug auf Mieter und Auftraggebern
• Kommunikations- und Beziehungsstärke
• Verhandlungsgeschick und Diplomatie
• Lösungsorientierte und pragmatische Arbeitsweise
• Selbständiges Arbeiten und Proaktivität

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Property Manager zu werden: Manche fangen als Immobilienmakler an, andere als Immobilienberater oder Consultant, wieder andere hingegen als Hausverwalter.

Als Immobilienmanager kann man sich dann spezialisieren auf die Verwaltung unterschiedlicher Arten von Immobilien. So gibt es z. B. Property Manager, die sich auf die Vermarktung, Vermittlung und Vermietung von hochwertigen Büroimmobilien an Großunternehmen und internationale Konzerne spezialisieren, auf die Kurzzeit- oder touristische Vermietung (Ferienwohnungen, Monteurunterkünfte…), auf die Vermietung von Gewerbeflächen oder von Mietshäusern und Wohnungen.

Andere wiederum befassen sich ausschließlich mit der Verwaltung von exklusiven Immobilien wie Luxusvillen, Penthouses, Guts- und Herrenhäusern oder sogar Schlössern im Auftrag von ausgesuchten Kunden.

Profis mit soliden Fach- und Marktkenntnissen und mehrjähriger Erfahrung können als Senior Property Manager technisch und architektonisch hoch komplexe Immobilien bewirtschaften, Leiter Immobilienmanagement für Immobilienkonzerne und Wohnungsunternehmen werden oder aber eine eigene Immobilienverwaltung eröffnen, um selbständig tätig zu sein.

Eine Tätigkeit als Immobilienverwalter ermöglicht es, detaillierte Kenntnis des Immobilienmarktes (lokal, national oder auch international) und seiner Entwicklungstrends zu erwerben, um Chancen und Risiken einer Geldanlage in Immobilien möglichst optimal einzuschätzen und davon zu profitieren - zur Maximierung der Mieteinkünfte für die Eigentümer der Immobilie.

Der Property Manager ist ein hochqualifiyierter, dynamischer und abwechslungsreich Beruf, im Kontakt mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern, und bietet hervorragende Erfolgs- und Verdienstmöglichkeiten für Menschen mit Geschäftssinn. Sehr interessant ist auch die Möglichkeit der Gründung einer eigenen Property Management-Agentur und die selbständige Tätigkeit als Immobilien Consultant für private und gewerbliche Auftraggeber und Investoren.

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