Was macht ein Operations Manager? Definition, Aufgaben und Karriere

Der Operations Manager ist verantwortlich für die Gesamtheit aller betrieblichen Arbeitsabläufe, die mit der Produktion von Ware oder Erbringung von Dienstleistungen verbunden sind.

Unter den englischen Begriff “Operations Management” fallen also die Planung, Steuerung und Kontrolle von Geschäftsabläufen wie Einkauf, Produktion, Logistik, HR, Kundenservice.

Auf Deutsch wird der Begriff etwa mit „Produktionsmanagement“ übersetzt.

Hauptziel des Operations Managers ist die stetige Verbesserung der innerbetrieblichen Abläufe, um sie mit Blick auf die Geschäftsziele effizienter und funktionaler zu gestalten und eine integrierte Supply-Chain-Organisation zu errichten. Damit werden Verschwendungen vermieden und maximaler Mehrwert bis hin zum Endkunden geliefert.

Aber was macht ein Operations Manager nun konkret?

Der Arbeitsalltag des Operations Managers variiert je nach Branche und Größe des Unternehmens, in dem er tätig ist.

So leitet und koordiniert der Operations Manager z. B. in einem Produktionsbetrieb verschiedene Abteilungen (wie F&E, Einkauf, Fertigung, Logistik und Warehouse, Personal, Customer Service und After-Sales-Support …), um maximale Arbeitseffizienz sicherzustellen.

Der Operations Manager eines Logistikzentrums hingegen ist mit der Organisation und Leitung aller Prozesse und Aktivitäten befasst, die nötig sind, um einen korrekten Warenfluss zu garantieren - angefangen vom Handling eingehender Ware bis hin zur fristgerechten Distribution ausgehender Ware. Hierfür steuert er als Betriebsleiter Logistik alle beteiligten Arbeitsteams, stets mit Blick auf die Optimierung des operativen Betriebs und die Einhaltung des Budgetrahmens.

Mit unter die Aufgaben des Operations Managers fällt die Analyse der Produktions- und Vertriebsprozesse und die Beurteilung der Effizienz anhand spezifischer Leistungsparameter oder KPIs. Der Operations Manager vergewissert sich z. B., dass Maschinen und Produktionsanlagen mit voller Kapazität arbeiten, um Verluste zu vermeiden, und dass die Kundenaufträge fristgerecht erledigt werden. Oder ganz allgemein, dass der gesamte betriebliche Workflow gut durchorganisiert ist und reibungslos funktioniert, es also beim Verfahrensablauf nicht zu Engpässen kommt.

Eine weitere wichtige Funktion des Operations Managers ist auch die Abstimmung der Kommunikation der verschiedenen Geschäftsfunktionen untereinander, um alle Abteilungen auf die strategischen Geschäftsziele hin zu organisieren.

Der Operations Manager identifiziert Handlungsfelder zur Verbesserung und unterbreitet dann der Unternehmensleitung Pläne im Sinne des Continuous Improvement, die auf die Zeiten- und Kostenoptimierung und Produktionsverbesserung bei gleichzeitiger Einhaltung der Qualitätsstandards setzen.

Aber nicht nur dies:

Auch die Leitung des in anfallenden Arbeiten einbezogenen Personals fällt unter die Zuständigkeit des Operations Managers. Er bestimmt und verhandelt - in Absprache mit der HR-Abteilung - den Einsatz der Mitarbeiter für die verschiedenen Aufgaben, die Versetzung bestimmter Mitarbeiter innerhalb der Abteilung oder aus einem Team in ein anderes und überprüft, ob die Mitarbeiter über die Kompetenzen, Fähigkeiten und technischen Mittel verfügen, um die Unternehmensanforderungen zu erfüllen. Der Operations Manager kümmert sich auch um die Begeisterung und Motivierung der Arbeitsteams zu durchgehenden Bestleistungen.

Wo arbeitet ein Operations Manager?

Operations Manager finden Beschäftigung in großen, modern strukturierten Unternehmen vieler verschiedener Branchen: von der Industrie zur Logistik, vom E-Commerce bis zu den Banken, von IT bis zu Hotel und Gastronomie, vom Einzelhandel bis zur Immobilienbranche.

Es handelt sich um eine Führungsposition: in der Regel erstattet man als Operations Manager direkt der Unternehmensleitung Bericht und genießt große Entscheidungsfreiheit, auch wenn man eng mit vielen verschiedenen Unternehmensabteilungen zusammenarbeitet.

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Zu den typischen Aufgaben eines Operations Managers zählen:

• Gestaltung, Steuerung und operative Leitung des Produktionsprozesses, um einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten
• Koordination der verschiedenen Unternehmensabteilungen (Produktion, HR, Logistik, IT, Customer Service...) zwecks besserem Workflow
• Führung des Teams, Optimierung des Personaleinsatzes, Rekrutierung und Weiterentwicklung untenstehender Mitarbeiter
• Analyse der Arbeitsabläufe und Achtung auf die Einhaltung der Sicherheits- und Qualitätsstandards
• Aufdecken und Lösen von Problemen in der Wertschöpfungskette und Identifikation von Verbesserungspotentialen durch Lean-Ansätze
• Prozessverbesserung, Produkt- und Serviceentwicklung
• Kontinuierliche Optimierung von Geschäftsabläufen unter dem Gesichtspunkt der Effizienzerhöhung und Kostenreduzierung
• Berichterstattung an die Geschäftsführung

Die Stellenangebote für Operations Manager setzen häufig eine akademische Ausbildung bzw. ein Studium voraus, wie z. B. einen FH- oder Uni-Abschluss in Ingenieurwesen oder BWL.

Je nach Branche können aber auch eine entsprechende Berufsausbildung plus mehrjähriger, relevanter Berufserfahrung genügen.

Operation Manager Hotel müssen z.B eine fundierte Ausbildung und Berufserfahrung im Bereich der Hotellerie besitzen (etwa als Restaurantfachmann oder Systemgastronom), während vom Operations Manager Logistik ein entsprechender Hintergrund in der verarbeitenden Industrie, der Produktion oder der Logistik erwartet wird.

Auf jedem Fall suchen aber Unternehmen Bewerber mit erster Erfahrungen in einer Führungsposition, vorzugsweise in derselben oder in verwandten Branchen.

Für alle, die sich für eine Karriere als Operations Manager interessieren, gibt es auch Masterkurse, Seminare und Weiterbildungen in Operations Management, Lean Production, Supply Chain Management und Logistik.

Während der Fachausbildung erlernt man u.a. die Techniken des Total-Quality-Managements (TQM), die Grundsätze der Operational Excellence (OpEx) und des Total Productive Managements (TPM), Kaizen- und Lean-Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung.

Häufiges Thema der Kurse sind auch die Entwicklung von Projektmanagement-Kompetenzen und Leadership-Fähigkeiten, die zukünftige Operations Manager für eine wirksame Führung der Mitarbeiterteams und die Koordination der verschiedenen Abteilungen benötigen. Zudem ist es sehr wichtig, den Umgang mit den gängigen IT-Tools und Programmen für die Budgetkontrolle, die Prozessverwaltung und das Personalmanagement zu erlernen - wie Verwaltungssoftware, ERP und Workflow Management Systeme.

Die wichtigsten Kenntnisse und Fähigkeiten, die ein Operations Manager mitbringen muss, sind:

• Kenntnisse in Operations Management und Supply Chain Management
• Solide Kenntnis der Unternehmensstrukturen und Produktionsprozesse
• Erfahrung mit Workflow Management und Prozessmanagement Software
• Unternehmerisches Mindset, Ergebnisorientierung
• Fähigkeiten in Analyse, Planung und Kontrolle
• Managementfähigkeiten und Leadership
• Erfahrung im Projektmanagement
• Kommunikationsstärke und Fähigkeit zum Problem Solving
• Gutes Stressmanagement
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse

Die Karriere eines Operations Managers kann der Zielpunkt einer Laufbahn als Bereichsleiter / Abteilungsleiter, als Lagerleiter, Logistikleiter, Produktionsleiter, Werksleiter oder technischer Leiter sein - also als Mitarbeiter der mittleren Führungsebene (Middle Management).

Nach einigen Jahren Erfahrung in der Leitung von Teams (und evtl. auch dank Weiterbildungskursen) kann man Team Leader Operations, Operations Supervisor, Assistant Operations, Junior Operations Manager und schließlich Operations Manager werden.

Die Karriere kann noch weitergehen, bis hin zur Position des Operations Directors, COO (Chief Operating Officer) und vielleicht sogar zum CEO.

Multinationale Konzerne und Großunternehmen können mehrere Operations Manager haben, die jeweils für einzelne Makro-Bereiche bzw. organisatorische Einheiten des Unternehmens verantwortlich sind.

So kann z. B. ein produzierendes Unternehmen, das seine Produkte über ein traditionelles Ladennetz und einen Online-Store verkauft, sowohl einen Sales Operations Manager für den Einzelhandel als auch einen E-Commerce-Operations Manager haben, die die Verkaufsaktivitäten über die verschiedenen Kanäle steuern.

In einem großen Industrieunternehmen können aber auch ein Operations Manager Logistik sowie ein Customer Operations Manager anzutreffen sein.

Daneben existieren weitere spezialisierte Tätigkeitsbereiche:

Der Digital Operations Manager leitet die operativen Prozesse im digitalen Bereich: z. B. die Entwicklung von Software und das Online-Dienstleistungsangebot. Er führt die Mitarbeiterteams (aus Entwicklern, Webdesignern, IT-Fachleuten...) mit Hinblick auf Effizienz und Erhöhung des Leistungsniveaus und sorgt für eine optimale Kommunikation zwischen dem Digitalen und den anderen Bereichen - Produktion, Supply Chain, Logistik, Finance, Legal, Marketing, Sales, Customer Service.

Der IT Operations Manager hingegen ist für alle Komponenten der IT Infrastruktur eines Betriebs verantwortlich, die für den normalen Geschäftsablauf erforderlich sind: lokales Netzwerk, DNS, Firewall, Server, Telefonie, ERP... Er kümmert sich um sämtliche IT Services, führt die IT-Support Teams und überwacht die Erbringung externer Dienstleistungen, um jederzeit ein optimales Niveau bei Zuverlässigkeit, Effizienz und Anpassung der Infrastruktur-Komponenten an die Unternehmensstrategie zu gewährleisten.

Man kann aber auch als externer Berater für Unternehmen und Organisationen tätig sein, als Experte für die Planung von integrierten Logistik- und Produktionssystemen mit Fokus auf Operations und Lean Manufacturing.

Der Beruf des Operations Manager eignet sich für all diejenigen, die technisch veranlagt sind, mit starker Analytik und Kreativität, das in operativen Fähigkeiten zum Ausdruck kommt, und sehr guter Leadership.

Eine sehr wichtige und komplexe Koordinatorenrolle, da der Operations Manager zahlreiche betriebliche Prozesse und Teams steuern muss, und gleichzeitig die Ressourcen optimal einsetzen und für kontinuierliche Verbesserungen sorgen muss.

Der Beruf garantiert gute Beschäftigungsaussichten in vielen verschiedenen Branchen sowie Karrierechancen auch auf der internationalen Ebene.

Das Gehalt eines Operations Managers ist im Allgemeinen sehr hoch: sowohl aufgrund der erforderlichen anspruchsvollen technischen Ausbildung und Seniorität, aber auch, weil eine wirksame, effiziente Organisation der Abläufe unumgänglich für die Wettbewerbsfähigkeit ist.

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