Was macht der Recruiter? Aufgaben, Fähigkeiten, Karriere

Der Recruiter ist zuständig für die Personalsuche und Personalauswahl. Dies beinhaltet die Steuerung des gesamten Rekrutierungsprozesses, von der Abfassung der Stellenanzeigen bis hin zur Einstellung des besten Bewerbers.

Aber was macht ein Recruiter nun genau?

Wenn ein Unternehmen neue Mitarbeiter sucht, beauftragt es den Recruiter mit der Suche nach geeigneten Kandidaten für die Besetzung der freien Stellen. Ist das Jobprofil des Kandidaten mit den Abteilungsleitern oder dem Management einmal festgelegt, verfasst der Recruiter die Stellenanzeige für die zu besetzenden Positionen. Das Jobinserat muss kurz, aber vollständig sein, die gewünschten Fähigkeiten und Voraussetzungen des idealen Bewerbers enthalten und das, was das Unternehmen im Gegenzug dafür bietet (Arbeitsumfeld, Benefits, Karriere- und Weiterbildungsmöglichkeiten …).

Danach stellt der Recruiter das Jobangebot bei Online-Jobbörsen ein, veröffentlicht sie über elektronische Medien und die Social Networks (Social-Media-Recruiting), macht sie auf der Unternehmenswebsite sichtbar - viele mittlere bis große Unternehmen haben eine eigene Karriereseite als zentrale Anlaufstelle für potenzielle Kandidaten.

Das Ziel ist es, geeignete Kandidaten zu finden und die besten Bewerber auf die Stellenausschreibung aufmerksam zu machen.

Aber das ist nicht alles:

Ein Recruiter entwickelt auch zusätzliche Kanäle für die Personalbeschaffung und Active Sourcing-Strategien, in enger Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung. Er nimmt deshalb an Jobmessen, Career Days und Recruiting Events teil, startet Employer Branding-Kampagnen, entwickelt Kooperationsprojekte mit Universitäten, Schulen und anderen Bildungseinrichtungen, nutzt sein eigenes Kontaktnetz, um “passive” Bewerber anzusprechen, die bereits bei anderen Unternehmen angestellt sind und nicht aktiv nach Arbeit suchen.

Ist die Jobanzeige veröffentlicht, beginnt der Recruiter damit, die eingegangenen Lebensläufe zu sammeln und zu prüfen. Das Lebenslauf-Screening dient dem Aussondern von Bewerbern: es werden nur diejenigen mit den Mindestanforderungen für die ausgeschriebene Position berücksichtigt. So entsteht eine erste Vorauswahl, die sogenannte Longlist, aus welcher der Personaler anhand von Einstellungstests, Bewerbungsgesprächen und je nach der Komplexität der zu besetzenden Stelle nochmals Kandidaten herausfiltert.

Das Vorstellungsgespräch kann unterschiedlich aussehen (telefonisch, Einzel- oder Gruppeninterview) und vom Recruiter selbständig oder zusammen mit dem Personalleiter und den Managern des zukünftigen Arbeitsbereichs des Bewerbers gemeinsam geführt werden. Ziel des Vorstellungsgesprächs ist, die Kandidaten auf die Probe zu stellen, ihre Kenntnisse, Fähigkeiten, bisherigen Erfahrungen und Soft Skills zu prüfen, um diejenigen auszuwählen, die den Erwartungen und Anforderungen des Unternehmens am ehesten gerecht werden (sog. Bewerber Shortlist).

Ist der beste Kandidat gefunden, befasst sich der Recruiter mit der Verhandlung des Arbeitsvertrags, also um die Unterlagen und die Verwaltungsvorgänge, die zur Einstellung führen.

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens besteht eine andere Aufgabe des Recruiters im Monitoring der wichtigsten Recruiting-Kennzahlen oder HR-KPI, wie dem Time to fill (Angabe der Dauer des gesamten Personalbeschaffungsprozesses, von der Suche bis zur Auswahl, von der Veröffentlichung der Anzeige bis zur Besetzung der Position), dem Time to hire (der Zeit zwischen dem ersten Kontakt mit dem Bewerber bis zu seiner Einstellung) oder der Source of hire (mit der die Effizienz der einzelnen Kanäle für die Kandidatensuche monitoriert wird).

Der Recruiter ist auch zuständig für die allzeitige Aktualisierung der Lebenslaufdatenbank mittels HR-Software für die Personalverwaltung wie ATS (Applicant Tracking Systems) und TRM (Talent-Relationship-Management).

Ein Recruiter kann firmenintern in der Personalabteilung tätig sein oder bei spezialisierten Agenturen (Personaldienstleistern, Arbeitsvermittlungen, Zeitarbeitsfirmen), die Personalvermittlung und Personalberatung als Dienstleistung für Dritte anbieten. Einige Recruiting-Experten sind auch selbständig tätig und bieten im Allgemeinen Beratung für die Suche und das Rekrutieren von Fachkräften in speziellen Bereichen an (wie IT, Finanzen, Ingenieurwesen, Marketing).

Üblicherweise handelt es sich um einen Vollzeitjob, der Recruiter ist überwiegend im Büro tätig, auch wenn aufgrund besonderer Erfordernisse (Treffen mit Kunden und Bewerbern, Jobmessen usw.) mitunter kurze Dienstreisen erforderlich werden können.

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Die wichtigsten Aufgaben eines Recruiters sind:

• Festlegung der gesuchten Jobprofile, um den Personalbedarf des Unternehmens zu decken
• Erstellen und Veröffentlichen von Jobanzeigen über die verschiedenen Recruiting-Kanäle
• Lebenslauf-Screening und Vereinbarung von Bewerbungsgesprächen
• Durchführung von Vorstellungsgesprächen (Assessment Center, Gruppen- und Einzelgespräche)
• Vorlage der Shortlist mit den Kandidaten bei den Kunden/Managern
• Administrative Tätigkeit: Prüfung der Bewerberunterlagen und Bearbeitung des Einstellungsverfahrens
• Überwachung der wichtigsten Leistungskennzahlen (KPI) zum Recruiting
• Entwicklung der Recruiting- und Talent Acquisition-Strategien

Recruiting ist kein Ausbildungsberuf. Im Recruiter-Profil sind häufig eine kaufmännische Ausbildung (idealerweise als Personaldienstleistungskaufmann/-frau) oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium z. B in Psychologie, BWL oder Soziologie mit Schwerpunkt Personal verlangt.

Viele Recruiter sind Quereinsteiger, die eine Weiterbildung im Personalwesen / Personalmanagement / Personalrecruiting absolviert haben.

Vor allem muss aber ein Recruiter kommunikativ und kontaktfreudig sein: die Arbeit mit Bewerbern erfordert viel Empathie und Menschenkenntnis.

Die Kenntnisse und Skills, die von einem Recruiter verlangt werden, sind:

• Fähigkeit zur Formulierung und Schaltung von Stellenanzeigen
• Kenntnis der Personalbeschaffungskanäle
• Kompetenz im Lebenslauf-Screening und der Auswahl geeigneter Kandidaten
• Fähigkeit zum Führen eines Vorstellungsgesprächs
• IT-Kenntnisse und Fähigkeit in der Benutzung von HR-Software
• Grundkenntnisse in Arbeits- und Vertragsrecht
• Kommunikations- und Beziehungstalent
• Organisations- und Zeitmanagementfähigkeit
• Leistungsorientiertes, zielbewusstes Arbeiten
• Präzision und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Problem Solving

Die Karriere im Recruiting ist bis zu einem gewissen Grad von der Größe und der Struktur des Unternehmens abhängig, für welches ein Personaler tätig ist. Arbeitet man als HR-Generalist in der Personalabteilung eines Betriebs mit wenigen Mitarbeitern, könnte es für einen Junior Recruiter nötig werden, den Arbeitgeber zu wechseln, um Karriere zu machen. Arbeitet man hingegen in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, kann ein Recruiter HR Assistant und dann HR Manager werden und die Verantwortung für die Leitung des Personalmanagements und der gesamten HR-Abteilung übernehmen.

In Personalberatungs- und Arbeitsvermittlungsagenturen mit zahlreichen Niederlassungen kann ein Recruiter Filialleiter werden und dann zum Area Manager aufsteigen.

Es ist auch möglich, selbständig als HR Consultant zu arbeiten, eventuell unter Spezialisierung auf spezifische Industriebereiche, wie IT, Recht, Finanzen, Ingenieurwesen. Eine andere interessante Option ist es “Kopfjäger” oder Headhunter zu werden, der sich mit der Executive Search befasst, also mit der Suche nach Kandidaten für Managerpositionen auf der mittleren und der hohen Ebene (Middle-Management und Top-Management), auch außerhalb der eigenen Landesgrenzen.

Stets im HR-Bereich bestehen zudem viele andere Karrieremöglichkeiten für einen Recruiter: er kann z. B. Experte in Talent Management werden, seine Marketingkenntnissen vertiefen und sich in Social-Media-Recruiting oder Employer-Branding spezialisieren oder sich der Berufsberatung zuwenden und als Karriere Coach in Beratungsstellen und Karrierecentern von Universitäten, Schulen und Bildungseinrichtungen arbeiten oder als Freiberufler.

Der Recruiter hat eine verantwortungsvolle Position, da eine zeiteffiziente und zielgerichtete Personalbeschaffung die Basis für den Erfolg aller Unternehmen und Organisationen ist: nur mit dem richtigen Personal lassen sich große Projekte umsetzen. Der Recruiter hat genau die Aufgabe, für das Zusammentreffen von Nachfrage und Angebot zu sorgen, also Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammenzuführen. Die besten Kandidaten anzulocken und zu halten ist eine große Herausforderung in einem immer mehr wettbewerbsgeprägten Markt und in Zeiten des Fachkräftemangels.

Ein weiterer interessanter Aspekt des Berufs als Recruiter und HR Mitarbeiter ist, dass man so viele unterschiedliche Menschen kennen lernen und Beziehungen aufbauen kann sowie, im besten Fall, das berufliche Leben und die Karriere der Bewerber, mit denen er in Kontakt kommt, positiv zu beeinflussen.

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