Office-Manager*in mit anteiligen Sachbearbeitungsaufgaben
Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig. Job-ID: V000058026 Einsatzort: Eschborn Einsatzzeitraum: 15.03.2025 - 30.06.2026 Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit Bewerbungsfrist: 14.01.2025 Tätigkeitsbereich Das Programm „Natural Resources Stewardship II“ zielt darauf ab, in Zusammenarbeit mit Privatunternehmen natürliche Ressourcen besonders in Gebieten zu sichern, die hohem Wassernutzungsdruck ausgesetzt sind.
Auf der Grundlage des Partnerschaftsansatzes fördert das Programm Stewardship-Multi-Stakeholder-Partnerschaften zwischen dem privaten und öffentlichen Sektor sowie der Zivilgesellschaft, um das nachhaltige Management natürlicher Ressourcen effektiv zu gestalten und eine sozial-ökologische Transformation in den Partnerländern zu befördern.Das Programm hat Implementierungsschwerpunkte in Äthiopien, Tansania, Sambia und Südafrika. Ihre Aufgaben Eigenständige Durchführung aller Aufgaben im Bereich Office-Management (z.B. Ablage, Aktenführung und Dokumentation des Vorhabens, Korrespondenz, Terminkoordination, Kalenderpflege, Reisemanagement sowie Unterstützung bei Veranstaltungen) Erstellung von Protokollen, Vorlagen und Übersichten sowie Beiträge zum Qualitätsmanagement Pflege der Daten im Projektbearbeitungssystem des Vorhabens sowie Ansprechperson für Berechtigungsvergaben Beschaffung von Sachgütern und Büromaterial sowie Erstellung des Bestandsverzeichnisses und Durchführung der Inventarisierung Beratung des Programmteams und der Teams in den Implementierungsländern zu verschiedenen Vertragsformen (u.a. Kleinverträge, Consultingverträge, Grants und Finanzierungsverträge) inkl.
Unterstützung bei der Vertragsvorbereitung (z.B. Vertragsentwürfe, Projektvorschläge/Terms of Reference, kaufmännische und rechtliche Eignungsprüfung, Kostenschätzung) Monitoring aller Verträge und Forderungen (z.B. Rechnungen, Financial Statements) sowie Einholung und Ablage aller Zwischen- und Schlussberichte von Verträgen Unterstützung bei der Vorbereitung von internen Kontrollen und externen Audits sowie Mitarbeit beim Wissensmanagement Zentrale Kontaktperson für das gesamte Vorhaben zu übergreifenden Themen Ihr Profil Kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Office-Management oder Vertragssachbearbeitung Mehrjährige relevante Berufserfahrung in den Bereichen Office-Management, Projektdokumentation und in der Vertragssachbearbeitung Umfassende Erfahrung in der Vertragsvorbereitung und/oder Abwicklung von Consulting- und Finanzierungsverträgen/Grants Pro-aktiver und serviceorientierter Teamplayer mit guten interkulturellen Fähigkeiten Lern- und Entwicklungskompetenz, Anpassungsfähigkeit, Engagement sowie Leistungs- und Zielorientierung Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse Hinweise Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Die Bereitschaft zu Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands setzen wir voraus. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.Unsere Benefits Über uns Ihre berufliche und persönliche Entwicklung ist uns ein Anliegen. Bei der GIZ finden Sie deshalb weltweite Arbeitsmöglichkeiten und eine Atmosphäre, die geprägt ist von Vielfalt, Respekt und echter Chancengleichheit. Auch in Puncto Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit können sich unsere Leistungen sehen lassen.
Flexible, Ihrer Lebenssituation angepasste Arbeitszeiten, ein umfassendes Onboarding sowie ein internes Gesundheitsmanagement sind neben der Möglichkeit zur Nutzung von Kinderbetreuungseinrichtungen und Eltern/Kinder Büros fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur.
Die GIZ ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Anerkennung, Wertschätzung und Einbeziehung von Vielfalt im Unternehmen sind uns wichtig. Alle Mitarbeiter*innen sollen Wertschätzung erfahren – unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sozialer Herkunft, sexueller Orientierung.
Wir unterstützten Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung. Bewerbungen von Männern sind ausdrücklich erwünscht. Kontakt & Bewerbung HR-Service Center+49 6196/79-3200hrsc@giz.de