Koordinator Technische Dokumentation & Besprechungssteuerung im PMO (m/w/d)

Über die Position

Gleichzeitig organisieren und dokumentieren Sie das projektbegleitende Besprechungswesen so, dass Entscheidungswege, Maßnahmen und Nachverfolgungen jederzeit transparent und prüfbar sind.

• Fachliche Sichtung und Beurteilung vorgelegter Rohrbuchdaten hinsichtlich Vollständigkeit, Plausibilität und erkennbarer Widersprüche; Einleitung von Nachforderungen bei Unstimmigkeiten
• Systematische Validierung von Errichter- und Übergabedokumentationen inklusive dokumentierter Prüfergebnisse und formaler Weiterleitung an die Vorhabensträgerin
• Kontrolle der Bestands- und Planunterlagen auf Konsistenz mit Ausführungsunterlagen; Identifikation relevanter Abweichungen und Einleitung von Klärungsprozessen
• Eigenverantwortliche Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Abstimmungsrunden mit Auftraggebern, Generalunternehmern sowie internen Fachbereichen; Erstellung zielgerichteter Agenden
• Erfassung und Verteilung von Gesprächsprotokollen, Maßnahmenlisten und Statusupdates; Nachverfolgung offener Punkte bis zum Abschluss
• Aufbau und Pflege einer strukturierten, indexierten Ablage in Dalux oder einem vergleichbaren System unter Berücksichtigung des Projekthandbuchs und klarer Versionierung
• Koordination der Schnittstellen zwischen Bauüberwachung, Ausführenden und Vorhabensträgerin und Unterstützung bei der Vorbereitung von Abnahme- und Übergabedokumenten
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Prüfprozesse und Vorlagen, um die Qualität der Dokumentation und Effizienz des Besprechungswesens zu steigern

• Abgeschlossene technische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium in Bauingenieurwesen, Versorgungstechnik, Wirtschaftsingenieurwesen oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in einem PMO, in der Bauüberwachung oder in der prüfenden Bearbeitung technischer Unterlagen bei Infrastrukturprojekten; routinierter Umgang mit Rohrbüchern, Planwerken und Errichterunterlagen
• Ausgeprägte Fähigkeit zur strukturierten und sorgfältigen Arbeitsweise; hohes Qualitätsbewusstsein bei Dokumentationen und Protokollen
• Sicheres Kommunikationsverhalten sowie Eigeninitiative beim Moderieren von Abstimmungen und der Koordination unterschiedlicher Stakeholder
• Praktische Erfahrung mit Dalux oder alternativen Dokumentenmanagement‑/Kollaborationstools von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie routinierter Umgang mit formaler Schriftkommunikation

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem bedeutsamen Infrastrukturprojekt mit klaren Verantwortlichkeiten
• Gezielte Einarbeitungsphase, fachliche Begleitung und Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung im Unternehmen
• Attraktive Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und ergänzende Gesundheitsleistungen (z. B. Gesundheitsprogramme, Zusatzversicherung)
• Flexible Arbeitsmodelle abhängig von der Projektphase, 30 Tage Urlaub, Option auf mobiles Arbeiten und gegebenenfalls eine Firmenfahrzeugregelung
• Kollegiale Unternehmenskultur, regelmäßige Mitarbeiterevents sowie Vergünstigungen wie JobRad, Corporate Benefits und das Deutschlandticket

Hinweis: Die angebotenen Beschäftigungsbedingungen entsprechen den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben; die Ausschreibung berücksichtigt die Regelungen des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG).