PMO-Spezialist Dokumentationsgovernance & Besprechungskoordination (m/w/d)

Über die Position

In dieser PMO-Funktion übernehmen Sie die Qualitätsverantwortung für technische Dokumentationen innerhalb eines umfangreichen Infrastrukturprojekts und sorgen gleichzeitig für ein effizientes, nachvollziehbares Besprechungsmanagement. Neben der fachlichen Prüfung von Rohrbüchern, Errichter‑ und Bestandsunterlagen liegt ein Schwerpunkt auf der Etablierung und Weiterentwicklung von Prüfprozessen, KPI‑Messgrößen und Maßnahmen‑Trackings, damit Dokumentenübergaben an die Vorhabensträgerin transparent und prüfbar erfolgen.

• Sachliche und formale Bewertung von Rohrbüchern sowie Identifikation von Lücken, Widersprüchen und Nachforderungsfeldern
• Validierung und Plausibilisierung von Errichterunterlagen mit systematischer Erfassung aller Ergebnisse und Nachweisen für Übergaben
• Abgleich vorhandener Bestandsunterlagen mit Plänen und Ausführungsdokumenten zur Erkennung relevanter Abweichungen
• Entwicklung und Pflege standardisierter Prüf-Checklisten, Template‑Guidelines und Ablageschemata zur Vereinheitlichung der Dokumentationsqualität
• Aufbau eines KPI‑Reportings zur Messung von Dokumentenqualität, Vollständigkeit und Einhaltungen von Fristen; regelmäßige Berichterstattung an Projektleitung und Vorhabensträgerin
• Einrichtung eines Maßnahmen‑Trackings inklusive SLA‑Definitionen, Verantwortlichkeiten und Eskalationsstufen für offene Prüfpunkte
• Vorbereitung, Moderation und zielgerichtete Nachverfolgung von Abstimmungsrunden mit Auftraggebern, Generalunternehmern und weiteren Projektbeteiligten; Erstellung von klaren Maßnahmenprotokollen
• Konzeption und Durchführung von kurzen Schulungen und Quick‑Guides für Projektpartner zu Dokumentationsstandards und Abläufen
• Verantwortung für die Qualitäts‑Governance der Projektablage in Dalux: Entwicklung einer Metadaten‑Taxonomie, Festlegung von Ablagestrukturen, Zugriffsregelungen und Revisionskonzepten
• Mitarbeit bei der Erstellung von Abnahme- und Abschlussdokumentationen sowie bei der Übergabe an die Vorhabensträgerin

• Abgeschlossene technische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium (z. B. Bauingenieurwesen, Versorgungstechnik, Wirtschaftsingenieurwesen) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im PMO, in der Bauüberwachung oder in der prüfenden Bearbeitung technischer Unterlagen im Infrastrukturbau
• Praxis im Umgang mit Rohrbüchern, Planwerken und Errichterunterlagen sowie ein gutes Verständnis baulicher Abläufe und Projektabhängigkeiten
• Erfahrung im Aufbau von Prüfprozessen, KPI‑Reporting oder Maßnahmen‑Trackings ist von Vorteil
• Kenntnisse in Dalux oder vergleichbaren DMS/Kollaborationstools erwünscht; Erfahrung in Metadaten‑Modellierung ist ein Plus
• Hohe Sorgfalt, systematische Denkweise und ausgeprägte Dokumentationskompetenz
• Sichere Kommunikationsfähigkeiten, Durchsetzungsvermögen in Abstimmungssituationen und geübtes Stakeholder‑Management
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine verantwortungsvolle Position innerhalb eines großen Infrastrukturprojekts mit klaren Prozessen und enger Zusammenarbeit im PMO
• Strukturierte Einarbeitung, gezielte Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Entwicklungsperspektiven
• Leistungsorientierte Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und ergänzende Gesundheitsangebote (z. B. Gesundheitsprogramme, Zusatzversicherung)
• Flexible Arbeitsmodelle je nach Projektphase, 30 Tage Urlaub, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und ggf. Firmenwagenoptionen
• Kollegiale Unternehmenskultur mit regelmäßigen Mitarbeiterevents, Corporate Benefits (z. B. JobRad, Deutschlandticket) und Unterstützung bei der Work‑Life‑Balance

Die angebotene Beschäftigung richtet sich nach den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben, unter Berücksichtigung der Regelungen des Arbeitnehmer‑Entsendegesetzes (AEntG).