Administrative Assistant
Unternehmen: INPLAN, Teil der Valsoft Corporation
Standort: Mülheim an der Ruhr, Deutschland (im Büro)
Typ: Teilzeit
Berichterstattung an: Chief Operating Officer
INPLAN sucht einen Verwaltungsassistenten zur Unterstützung von administrativen und buchhalterischen Aufgaben.
Über INPLAN:
INPLAN, Teil der Valsoft Corporation, entwickelt seit 30 Jahren Standardsoftwarelösungen für Häfen, Hafenterminals und Logistikdienstleister. Zu unseren Kunden zählen namhafte Namen wie der Hafen von Aqaba, BASF, die Bayernhafen-Gruppe, der Hafen von Beirut und viele mehr.An über 50 Standorten digitalisieren wir betriebliche Prozesse und sind damit Marktführer für Hafen- und Terminalmanagement-Lösungen.
Die Rolle:
Als Verwaltungsassistent werden Sie an unserer Rezeption eingesetzt und übernehmen eine Vielzahl von administrativen Aufgaben, einschließlich der Anrufbearbeitung, des Büromanagements und des Sendens von Kreditoren- und Debitoreninformationen an unser Portfolioteam.
Hauptaufgaben:
- Hauptunterstützung für die Kreditorenbuchhaltung (AP) und die Debitorenbuchhaltung (AR) Erstellung und Verfolgung regelmäßiger/unregelmäßiger Rechnungen, Verfolgung von ein-/ausgehenden Beträgen, Erstellung von Berichten und Zusammenarbeit mit dem breiteren Portfolioteam.
- Anrufbearbeitung – Bieten Sie grundlegende Unterstützung für Anrufabfragen und stellen Sie sicher, dass Anrufe ordnungsgemäß umgeleitet werden.
- Betriebswirtschaft, E-Mail-Management, Reporting und Erstellung von Dokumenten und Briefen.
- Office Management – Gästeservice, Bestellung von Schreibwaren und Handtüchern, Ordnerverwaltung und andere Büroanforderungen.
- Zusätzliche administrative Aufgaben bei Bedarf.
Über Sie:
- Beherrschung des Umgangs mit Word, Excel und Outlook in der Lage, Berichte zu erstellen, E-Mails zu verwalten und Dokumente zu erstellen.
- Ausgeprägte soziale Kompetenzen, da Sie mit vielen verschiedenen internen und externen Kunden in Kontakt stehen werden, die von Ihnen verlangen, herausfordernde Fragen zu stellen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
- Die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, um Ihren Terminkalender zu verwalten und Fristen einzuhalten, ist von entscheidender Bedeutung.
- Ausgeprägte Multitasking- und Organisationsfähigkeiten, um ein vielfältiges und anspruchsvolles Portfolio von
- Streben Sie nach Erfolg in einem schnelllebigen Umfeld.
- Fähigkeit, sich schnell an anspruchsvolle Situationen anzupassen.
- Fähigkeit zur Wahrung strenger Vertraulichkeit.
- Teamplayer mit einem guten Sinn für Humor.
- Kenntnisse in relevanten Softwaretools und -methoden.
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse.
- Gesetzlich berechtigt, in Deutschland zu arbeiten und kann zum Büro in Mülheim an der Ruhr pendeln.
Weitere Informationen zu INPLAN finden Sie auf unserer Website unter www.inplan.de.
Wir danken allen Bewerberinnen und Bewerbern für ihr Interesse; Es werden jedoch nur die Kandidaten kontaktiert, die für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wurden.
#ValsoftG1
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Job Title: Administrative AssistantCompany: INPLAN, part of Valsoft Corporation
Location: Mülheim an der Ruhr, Germany (in-office)
Type: Part-Time
Reporting to: Chief Operating Officer
INPLAN are looking for an Administrative Assistant to support administrative and accounting tasks.
About INPLAN:
INPLAN, part of Valsoft Corporation has been developing standard software solutions for ports, port terminals, and logistics service providers for 30 years. Our customers include renowned names such as the Port of Aqaba, BASF, Bayernhafen Group, Port of Beirut, and many more.We digitize operational processes at over 50 locations, making us the market leader in port and terminal management solutions.
The Role:
As an Administrative Assistant you will be placed at our reception and perform a wide range of administrative duties, including call handling, office management and sending Accounts Payable and Accounts Receivable information to our portfolio team.
Key Responsibilities:
- Main support for Accounts Payable (AP) and Accounts Receivable (AR) preparing and tracking of regular/irregular invoices, tracking incoming/outgoing amounts, preparing reports and working with the wider portfolio team.
- Call handling – Provide basic support for call queries and ensure calls are redirected appropriately.
- Business administration, email management, reporting and producing documents and letters.
- Office Management – Guest service, ordering stationary and towels, folder management and other office requirements.
- Additional administrative tasks as required.
About You:
- Proficient using Word, Excel and Outlook capable of creating reports, managing emails and producing documents.
- Strong social skills as you will be in contact with a lot of different internal and external clients which will require you to ask challenging questions to gain the desired outcome.
- Ability to work independently to manage your diary and stick to deadlines is crucial.
- Strong multitasking and organisational skills to manage diverse and demanding portfolio of ac
- Drive to succeed in a fast-paced environment.
- Ability to adapt quickly to demanding situations.
- Ability to maintain strict confidentiality.
- Team player with a good sense of humour.
- Proficiency in relevant software tools and methods.
- Fluent in German (written and verbal), good command of English.
- Legally authorised to work in Germany and can commute to the Mülheim an der Ruhr office.
For more information about INPLAN, please visit our website at www.inplan.de.
We thank all applicants for their interest; however, only those candidates selected for an interview will be contacted.
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