Office Management / Backoffice Specialist 80-100% (m/w/d) in IT-Firma mit Datenschutzfokus
Wir legen großen Wert auf flache Hierarchien, die einen offenen Austausch und eine schnelle Umsetzung von Ideen ermöglichen. In unserer kreativen und lebendigen Arbeitsumgebung fördern wir aktiv die individuelle Entfaltung und das gemeinschaftliche Streben nach Exzellenz.
Aufgaben
Als Backoffice Specialist bei Layer7 bist du das organisatorische Rückgrat unseres Büros. Du spielst eine zentrale Rolle bei allen administrativen Tätigkeiten und unterstützt aktiv das Datenschutzteam unserer Tochtergesellschaft.
Hauptaufgaben:
- Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen: Du bist verantwortlich für die Erstellung und Verwaltung sämtlicher Verkaufsdokumente. Dies umfasst die akkurate Erstellung von Angeboten, die Ausfertigung von Lieferscheinen bei Warenausgang sowie die Erstellung und den Versand von Rechnungen an unsere Kunden.
- Abwicklung des Wareneinkaufs und Wareneingangs: Du übernimmst die Koordination des gesamten Einkaufsprozesses. Dies beinhaltet die Bestellung von Waren, die Überwachung von Lieferterminen und die Qualitätskontrolle bei Wareneingängen.
- Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater: Du bereitest alle relevanten Unterlagen und Belege für den Steuerberater vor. Dies schließt die Vorarbeit für die monatliche Buchhaltung und die Vorbereitung von Unterlagen für Jahresabschlüsse ein.
- Management des Fuhrparks: Du bist zuständig für die Verwaltung und Organisation unseres Fuhrparks. Dazu gehört die Überwachung von Wartungs- und Reparaturterminen, die Koordination von Fahrzeugnutzungen und die Überprüfung der Fahrzeugdokumente.
Im Bereich Datenschutz:
- Erstellen von datenschutzkonformen Dokumenten: Du bist verantwortlich für die Erstellung von Dokumenten, wie Rechnungen oder Teilnahmebescheinigungen, unter strikter Beachtung der Datenschutzbestimmungen. Dies beinhaltet die Sicherstellung, dass alle persönlichen Daten korrekt verarbeitet und geschützt werden, um die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten.
- Unterstützung bei Datenschutz-Schulungen: Du unterstützt aktiv bei der Planung und Durchführung von Datenschutz-Schulungen innerhalb des Unternehmens. Dies umfasst die Vorbereitung von Schulungsmaterialien, die Organisation von Schulungsterminen und die Mithilfe bei der Durchführung von Trainingsmaßnahmen, um das Bewusstsein und Verständnis für Datenschutzbelange im gesamten Team zu fördern.
Qualifikation
Wir suchen eine Person mit fundierter Erfahrung im Bereich Backoffice-Management und einer Leidenschaft für organisatorische Effizienz. Deine ausgeprägten kommunikativen Fähigkeiten ermöglichen es dir, sowohl intern als auch mit externen Partnern klar und verständlich zu kommunizieren.Ein tiefgehendes Verständnis für Büroverwaltungsprozesse und die Fähigkeit, bei Bedarf proaktiv Verbesserungen vorzuschlagen und umzusetzen, sind für diese Position wünschenswert.
Benefits
Bei layer7 bieten wir dir nicht nur eine Anstellung, sondern einen Ort, wo du wachsen und einen echten Unterschied machen kannst. Profitiere von der Flexibilität unserer Remote-Arbeitsplätze, fortlaufenden Weiterbildungsmöglichkeiten und einem Team, das deinen Rücken stärkt.
Haben wir dein Interesse geweckt? Wir freuen uns auf deine Bewerbung!