Persönliche Assistenz (m/w/d)
Persönliche Assistenz (m/w/d)
Firma: Max-Planck-Institut für die Physik des Lichts
Einsatzort: Erlangen
Aufgabe: Unterstützung des Direktors bei allen anfallenden organisatorischen Aufgaben der Abteilung (u.a. vorbereitende Tätigkeiten der Finanz- und Personalverwaltung in enger Zusammenarbeit mit der Finanz- und Personalabteilung des Instituts)
Pflege der Abteilungswebsite mittels Content-Management-System (TYPO3) in enger Zusammenarbeit mit der PR-Abteilung des Instituts sowie Betreuung von Social-Media-Kanälen
Organisation, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen des Direktors (nach BRKG)
Allgemeine Büroorganisation (Bearbeitung von E-Mails, Terminplanung, Ablage- und Dokumentenmanagement, Organisation von Meetings)
Unterstützung des Direktors bei der Vorbereitung interner wie externer Berichte und Anträge
Betreuung internationaler Gäste der Abteilung
Veranstaltungsorganisation in enger Zusammenarbeit mit dem Meetingmanagement des Instituts
Schnittstelle zu anderen wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des Instituts
Qualifikation: Eine abgeschlossene (wissenschaftliche) Hochschulbildung oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Kommunikation, Büroorganisation, Reisemanagement bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen (vorzugsweise im universitären Bereich)
Exzellentes und makelloses Organisationstalent
Strukturierte und effiziente Arbeitsweise und ausgeprägtes analytisch-konzeptionelles Denkvermögen
Sehr gutes Ausdrucksvermögen und überzeugendes, zuvorkommendes sowie serviceorientiertes Auftreten
Hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität sowie eine äußerst zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, auch unter Termindruck
Sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse
Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sie arbeiten gern in einem engagierten Team und haben Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturkreisen. Offenheit für stets wechselnde Anforderungen in einem international agierenden Forschungsinstitut runden Ihr Profil ab.
Firma: Max-Planck-Institut für die Physik des Lichts
Einsatzort: Erlangen
Aufgabe: Unterstützung des Direktors bei allen anfallenden organisatorischen Aufgaben der Abteilung (u.a. vorbereitende Tätigkeiten der Finanz- und Personalverwaltung in enger Zusammenarbeit mit der Finanz- und Personalabteilung des Instituts)
Pflege der Abteilungswebsite mittels Content-Management-System (TYPO3) in enger Zusammenarbeit mit der PR-Abteilung des Instituts sowie Betreuung von Social-Media-Kanälen
Organisation, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen des Direktors (nach BRKG)
Allgemeine Büroorganisation (Bearbeitung von E-Mails, Terminplanung, Ablage- und Dokumentenmanagement, Organisation von Meetings)
Unterstützung des Direktors bei der Vorbereitung interner wie externer Berichte und Anträge
Betreuung internationaler Gäste der Abteilung
Veranstaltungsorganisation in enger Zusammenarbeit mit dem Meetingmanagement des Instituts
Schnittstelle zu anderen wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des Instituts
Qualifikation: Eine abgeschlossene (wissenschaftliche) Hochschulbildung oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Kommunikation, Büroorganisation, Reisemanagement bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen (vorzugsweise im universitären Bereich)
Exzellentes und makelloses Organisationstalent
Strukturierte und effiziente Arbeitsweise und ausgeprägtes analytisch-konzeptionelles Denkvermögen
Sehr gutes Ausdrucksvermögen und überzeugendes, zuvorkommendes sowie serviceorientiertes Auftreten
Hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität sowie eine äußerst zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, auch unter Termindruck
Sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse
Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sie arbeiten gern in einem engagierten Team und haben Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturkreisen. Offenheit für stets wechselnde Anforderungen in einem international agierenden Forschungsinstitut runden Ihr Profil ab.
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