Billing & Order Operations Specialist (m/w/d) in Teilzeit (50%)

apartmentmedflex GmbH placeKonstanz calendar_month02.04.26

medflex ist das KI-Teammitglied für Arztpraxen, MVZs und Kliniken. Unsere Plattform automatisiert die Kommunikation mit Patient:innen – empathisch, effizient und sicher. Wir verbinden bestehende Systeme, schaffen intelligente Workflows und entlasten medizinisches Personal durch moderne AI-Agenten.

Wir wachsen stark und bauen unsere operativen Prozesse weiter aus. Dafür suchen wir eine strukturierte, zuverlässige Persönlichkeit für unsere Abrechnungs- und Auftragsprozesse.

Als Billing & Order Operations Specialist (m/w/d) in Teilzeit 50% sorgst du dafür, dass unsere Rechnungen und Abonnements korrekt, nachvollziehbar und termingerecht laufen.

Dein Schwerpunkt liegt klar auf der operativen Abrechnung – von der Auftragserfassung bis zur finalisierten, korrekten Rechnung.

Aufgaben

Rechnungserstellung & Billing

Erstellung, Prüfung und Versand von Rechnungen
Pflege und Anpassung von Rechnungsdaten (z. B. Korrekturen, Stornos, Gutschriften)
Sicherstellung korrekter Abrechnungszyklen (monatlich, jährlich, wiederkehrend)
Prüfung von Vertrags- und Abrechnungsgrundlagen

Abonnements & wiederkehrende Umsätze

Anlage und Pflege von Abonnements im Abrechnungssystem
Änderungen bei Laufzeiten, Preisen oder Paketen sauber umsetzen
Sicherstellen, dass Abos korrekt starten, laufen und beendet werden

Forderungsmanagement & Zahlungsstatus

Verantwortung für das Management offener Posten inklusive Koordination von Zahlungserinnerungen, Eskalationen und Klärung von Zahlungsdifferenzen

Zusammenarbeit & Prozesse

Enge Abstimmung mit Sales Operations, Customer Service und Finance bei auftrags- und abrechnungsrelevanten Themen
Aktive Weiterentwicklung, Vereinfachung und Standardisierung der Billing‑ und Abrechnungsprozesse

Qualifikation

Must-have

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erfahrung im Bereich Abrechnung, Auftragsbearbeitung oder Finance Ops
Sehr strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
Hohe Zahlenaffinität und Genauigkeit
Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Systemen
Kommunikationsstärke im Austausch mit internen Teams

Nice to have

Erfahrung mit SaaS- oder Subscription-Modellen
Kenntnisse in Billing-, ERP- oder CRM-Systemen
Verständnis für wiederkehrende Abrechnung

Benefits

Teilzeitstelle (50 %) mit flexiblen Arbeitszeiten
Remote- oder Hybrid-Option
Verantwortung für einen zentralen operativen Bereich
Direkte Zusammenarbeit mit Management, Sales und Delivery
Schnelles Wachstum und kurze Entscheidungswege
Starkes, ambitioniertes Team im HealthTech-Umfeld

🚀 Bereit, medflex mitzugestalten?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

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