Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchten Sie diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist Ihr Platz bei uns! Für unsere Organisationseinheit Allgemeine Rechtsangelegenheiten in Köln suchen wir eine/n Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement (w/m/d) Assistenz der Abteilungsleitung Das erwartet Sie: Als Schaltzentrale der Abteilung verstärken Sie (m/w/d) unser Team.
Zu Ihren abwechslungsreichen Aufgaben gehören insbesondere: sachbezogenes Management von Telefonaten Pflege und Führen des Posteingangsbuchs sowie selbstständige Voreinstufung des Posteingangs nach Relevanz und Dringlichkeit sowie inhaltliche bzw.
fachliche Zuordnung innerhalb der Abteilung Vorbereitende Erledigung des gesamten Schrift- bzw. E-Mailverkehrs für die Abteilungsleitung nach Absprache, Vorlagen und Stichpunkten Führen des Terminkalenders der Abteilungsleitung sowie selbstständige Überwachung von Fristen Erstellen und Administrieren von Wochenplänen, Urlaubsplänen u.ä. für die Abteilung, Vorprüfung von Urlaubsanträgen Erstellen von PowerPoint Präsentationen nach inhaltlichen Vorgaben inhaltliche Vor- und Nachbereitung, Organisation und Protokollierung von Abteilungsveranstaltungen zu verschiedenen Themen unterschriftsreife Vorbereitung von auf personelle Einzelmaßnahmen bezogenen Dokumenten wie Anträge, Befugnisse u.ä. effektive Abstimmung mit internen und externen Schnittstellen unterschriftsreife Vorbereitung und Administration von Zeichnungsbefugnissen sowie Unterstützung bei der Vergabe von qualifizierten elektronischen Signaturen für das gesamte DLR Das erwarten wir von Ihnen: Vorlage eines Führungszeugnisses (kann nachgereicht werden) abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung sehr gute Deutschkenntnisse und solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift versierter Umgang mit einschlägiger Software, insbesondere mit Microsoft-Office-Programme wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Organisationstalent gute Umgangsformen und Diskretion Unser Angebot: Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen.
Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen Ihnen unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen.Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung. Weitere Angaben: Eintrittsdatum: frühestmöglicher Zeitpunkt Dauer: Zunächst befristet auf 2 JahreBeschäftigungsgrad: Vollzeit, Teilzeit möglich Vergütung: Je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe 6 TVöD Kennziffer: 96329 Kontakt: Claudia Hanenkamp, Leitung Allgemeine RechtsangelegenheitenTel.: 02203 - 601 2040