[ref. i9207900] Assistent*in der Abteilungsdirektorin

apartmentMax-Planck-Institut für Biologie Tübingen placeTübingen calendar_month 

Assistent*in der Abteilungsdirektorin

Firma: Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen

Einsatzort: Tübingen

Aufgabe: Als Assistent*in sind Sie direkt der Abteilungsdirektorin zugeordnet. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören: Terminplanung und -überwachung

Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
Planung, Buchung und Abrechnung von In- und Auslandsreisen
Empfang internationaler Gäste und Besucher*innen
Administrative Unterstützung der Direktorin wie auch für Wissenschaftler*innen aus der Abteilung, z. B. bei Onboarding, Beschaffungsvorgängen und Dokumentenverarbeitung
Unterstützung bei der Anfertigung von Berichten (Editierung, Layout, Übersetzung)

Enge Unterstützung bei der Übersetzung offizieller Dokumente, die nur in deutscher Sprache verfügbar sind

Einige dieser Aufgaben werden in Zusammenarbeit mit der zentralen Institutsverwaltung durchgeführt, die sich in Einkauf, Buchhaltung und Personalverwaltung gliedert.

Qualifikation: Der*Die ideale Kandidat*in

Hat eine relevante Qualifikation, z. B. eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in
Hat fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Beherrscht und hat Erfahrung mit digitaler Dokumentenverarbeitung (z. B. Microsoft Office)
Ist bereit, sich in neue digitale Anwendungen einzuarbeiten, z. B. für Beschaffungsprozesse und Reisebuchungen

Kann sich flexibel auf wechselnde Prioritäten und Deadlines einstellen

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