Assistenz der Geschäftsführung (Teilzeit mit ca. 24 Wochenstunden)

Ziele:

• Durchführung sämtlicher verwaltungstechnischer und kaufmännischer Arbeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur Sicherstellung eines reibungslosen, termingerechten und wirtschaftlichen Ablaufes unter besonderer Wahrung der Vertraulichkeit.
• Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sowie vertraglicher Vereinbarungen bei allen Tätigkeiten.
• Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, der Sicherheit und des Umweltschutzes bei allen Tätigkeiten.
• Handlung gemäß den BELKAW Unternehmenswerten.

Aufgaben / Tätigkeiten:

• Erledigt die Korrespondenz der Geschäftsführung, d.h. priorisieren, filtern, verteilen und in Teilen eigenständig bearbeiten.
• Erledigt alle Schreibaufgaben selbständig.
• Erstellt und führt Statistiken nach Absprache.
• Führt und überwacht die Terminplanung sowie Terminabsprachen für die Geschäftsführung.
• Führt die Terminverfolgung von Vorgängen, die nicht im Sekretariat bearbeitet werden, durch.
• Führt und verwaltet die Wiedervorlage unter Beachtung der angewiesenen Wiedervorlagefristen.
• Führt die Ablage in einem strukturierten Ablagesystem online und digital durch.
• Bereitet Entscheidungsgrundlagen vor, mit folgenden Tätigkeiten:

o Einholung von Auskünften und Informationen

o Zusammenstellen der Informationen

• Bereitet Besprechungen (u. a. Gremiensitzungen, Aufsichtsratssitzungen) vor, mit folgenden Tätigkeiten:

o Einladung und Raumreservierung

o Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen

o Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen

• Führt die Übersicht zur Urlaubsplanung der BELKAW Führungskräfte.
• Plant und bereitet Dienstreisen für die BELKAW Führungskräfte vor und erledigt die Reisekostenabrechnung.
• Informiert die Mitarbeiter des Bereiches über innerbetriebliche Regelungen und koordiniert diverse Termine und überwacht deren Einhaltung.
• Aktualisiert die, in Papierversion vorhandenen, Organisationshandbücher der BELKAW entsprechend der zur Verfügung gestellten Aktualisierungslieferungen.
• Wendet die Inhalte fachlicher Einweisungen, Unterweisungen und Schulungen an und beachtet die Neuerungen und Änderungen gesetzlicher und technischer Bestimmungen, über die sie informiert wurde.
• Verantwortet und organisiert Inhouse Veranstaltungen der BELKAW in Rücksprache mit der Abteilung Marketing und Kommunikation
• Verantwortet und koordiniert das BELKAW Event Ticketing: Pflege der verfügbaren Tickets sowie der Gästedaten unter Beachtung der Compliance-Richtlinien.
• Informiert den Vorgesetzten über das Geschehen im Aufgabengebiet insbesondere über außergewöhnliche Vorkommnisse.
• Erstellt Präsentationen mit gängiger Software

Fachkenntnisse / sonstige Fähigkeiten:

• Berufserfahrung: in vergleichbarer Funktion, nachweisliche Kompetenz in der professionellen Organisation, Priorisierung und Koordination anspruchsvoller administrativer und strategischer Aufgaben
• Vorausschauendes eigenverantwortliches Handeln: Potenzielle Herausforderungen frühzeitig erkennen und proaktiv eigeninitiativ Lösungen entwickeln.
• Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion: Sicherer loyaler Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten.
• Ausgeprägtes Organisationstalent: Mehrere Aufgaben parallel strukturieren und effizient koordinieren.
• Hohe Belastbarkeit: Auch in dynamischen oder hektischen Situationen den Überblick behalten und souverän agieren.
• Digitale Kompetenz: Sicherer, moderner Umgang mit digitalen Tools, Daten und Medien.
• Soziale Kompetenz: Zuverlässiger, teamfähiger Charakter mit Durchsetzungsvermögen.
• Sicheres Auftreten: Selbstbewusste und freundliche Persönlichkeit mit einem gesunden Maß an Kommunikationsfähigkeit.
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse wünschenswert.