Büroorganisation & Assistenz (m/w/d)

apartmentIngenieurbüro Schmon placeHeidelberg business_center603 € - 633 €/Monat calendar_month03.11.26

Wer sind wir

Ich bin Robert Schmon, Energieberater und Gründer des Ingenieurbüros Schmon in Meßkirch. Seit vier Jahren begleite ich Städte, Gemeinden, öffentliche Auftraggeber und Eigentümer größerer Gebäudebestände bei der energetischen Optimierung und Modernisierung ihrer Gebäude, häufig auch im Denkmalschutz.

Zu meinen Leistungen gehören Bestandsanalysen, digitale Gebäudesteckbriefe, Fördermittelberatung, Sanierungsstrategien und die Fachplanung von Heizungsmodernisierungen. Bisher arbeite ich allein. Nun möchte ich mein Team erweitern und suche Unterstützung, die die Organisation meines Büros von Anfang an mitgestaltet.

Ihre Aufgaben

Unterstützung des Inhabers im täglichen Büro- und Projektgeschäft
Formatierung und professionelle Aufbereitung von Berichten, Gutachten und Dokumentationen in MS Office
Unterstützung im Rechnungswesen und Vorbereitung von Unterlagen für die externe Buchhaltung
Koordination und Nachverfolgung administrativer Aufgaben
Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung interner Abläufe und Strukturen
Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben

Ihre Vorteile

Flexible Arbeitszeiten auf Minijob-Basis
Attraktive, faire Vergütung
Perspektive auf eine Festanstellung
Teilweise remote nach Einweisung
Direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber und kurze Entscheidungswege
Viel Gestaltungsspielraum beim Aufbau der Bürostrukturen
Moderne, digitale Arbeitsumgebung
Sinnvolle Projekte für Kommunen und öffentliche Auftraggeber

Ihr Profil

Sicherer Umgang mit MS Office
Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch an Dokumente
Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln
Erfahrung im Umgang mit KI-Werkzeugen (z. B. ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot) ist erwünscht
Interesse, ein wachsendes Unternehmen mitzugestalten
Idealerweise Erfahrung in Büro, Verwaltung, Assistenz oder Sekretariat
Präsenz vor Ort in Meßkirch während der Einarbeitung

Bewerbung

Haben Sie Interesse? Bitte senden Sie mir Ihre Unterlagen mit möglichem Eintrittstermin. Ich freue mich auf Ihre Bewerbung!

Ingenieurbüro Schmon · Meßkirch · info@ingenieurbuero-schmon.de · www.ingenieurbuero-schmon.de

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