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Mitie Defence Ltd

POST TITLE:

Administrator/Helpdesk Operator - OPC Germany

MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES / KEY RESULTS AREAS:

• Operate the Helpdesk function in a professional and timely manner.
• Be the focal point for all contract enquires with the ability to provide contract/estate knowledge to end user as required.
• Extract all relevant details from callers to enable the correct allocation of resources to rectify the fault first time.
• Enter all information relating to the request onto the IT system and issue the work order task to relevant Supervisors/departments in a timely manner.
• Support the Helpdesk Manager in monitoring all work order tasks against response times, chasing up any outstanding work order tasks as they approach their target completion dates.
• Ensure all Helpdesk specific targets are achieved. If/when a Helpdesk target has failed ensure corrective action is implemented.
• Ensure all documents are accurately completed and hard copies archived correctly.
• Accept and forward on compliments and complaints to the Helpdesk Manager
• Deliver admin support for the wider Mitie Team. This will include but not be limited to use of Office 365, Outlook, filing, scanning and Sharepoint.
• Add information and attachments to database (for which training will be given.
• Confident use of Sharepoint
• Run and analyse reports
• Be adaptable as tasks will differ from day to day

Attribute / Criteria

• GSCE Levels or Equivalent
• Diploma or Equivalent
• Business Office Administration or similar

• Experience in a Customer Service based environment.
• Previous experience of working in an MOD environment.
• Experience in a facilities management organisation.
• Telephone Operator Experience

• Planning & organising works to achieve objectives.
• Excellent use of Microsoft Office and accurate typing abilities
• Meticulous attention to detail.
• Effective communication skills and ability to work within a team.
• Good customer focus.
• Able to establish and maintain effective working relationships.
• Ability to touch type an advantage but not essential.

• Confident use of the English language, spoken/written and the ability to converse in German.
• Enthusiastic and flexible
• Initiative-taking team member with ability to work with minimal supervision.
• Ability to work under pressure and meet deadlines.

HAUPTAUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN / WESENTLICHE EINSATZBEREICHE:

• Professionelle und pünktliche Ausführung der Helpdesk-Funktionen.
• Sie sind die zentrale Anlaufstelle für alle Vertragsanfragen und sind in der Lage, den Endnutzern bei Bedarf Vertrags- und Immobilienkenntnisse zu vermitteln.
• Erfassung aller relevanten Details von Anrufern, um die korrekte Zuteilung von Ressourcen zur Behebung des Fehlers auf Anhieb zu ermöglichen.
• Eingabe aller Informationen über die Anfrage in das IT-System und rechtzeitige Erteilung des Arbeitsauftrags an die zuständigen Vorgesetzten/Abteilungen.
• Unterstützung des Helpdesk-Managers bei der Überwachung aller Arbeitsauftragsaufgaben im Hinblick auf die Reaktionszeiten und Verfolgung aller ausstehenden Aufgaben, die sich ihrem Zieltermin nähern.
• Sicherstellung, dass alle Helpdesk-spezifischen Ziele erreicht werden. Wenn ein Helpdesk-Ziel verfehlt wurde, muss sichergestellt werden, dass Abhilfemaßnahmen ergriffen werden.
• Durchführung regelmäßiger Überprüfungen der IT-Datenbank, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt gepflegt werden und Meldung etwaiger Unstimmigkeiten direkt an den Helpdesk-Manager.
• Sicherstellen, dass alle Dokumente korrekt ausgefüllt und die Ausdrucke ordnungsgemäß archiviert werden.
• Annahme und Weiterleitung von Lob und Beschwerden an den Helpdesk Supervisor.
• Unterstützung bei den monatlichen Inspektionen durch Bereitstellung von Stichproben und Nachweisen nach Bedarf, um sicherzustellen, dass etwaige Korrekturmaßnahmen so schnell wie möglich durchgeführt warden.
• Bereitstellung von Verwaltungsunterstützung für das gesamte Mitie-Team. Dies umfasst unter anderem die Nutzung von Office 365, Outlook, Sharepoint, die Ablage und das Scannen von Dokumenten.
• Hinzufügen von Informationen und Anhängen zur Datenbank (hierfür wird eine Schulung angeboten).
• Sicherer Umgang mit Sharepoint.
• Anfertigen und Analysieren von Berichten
• Anpassungsfähig sein, da die Aufgaben von Tag zu Tag unterschiedlich sind

• GSCE Levels oder gleichwertig
• Haupt- oder Realschulabschluss
• Diplom oder gleichwertig
• Kaufmännische Ausbildung

• Erfahrung in einem kundenorientierten Umfeld.
• Frühere Erfahrungen mit der Arbeit in einem Verteidigungsministerium.
• Erfahrung in einer Facility-Management-Organisation.
• Erfahrung als Telefonist

• Planung und Organisation von Arbeiten zur Erreichung von Zielen.
• Hervorragende Beherrschung von Microsoft Office und genaue Schreibfähigkeiten
• Akribische Aufmerksamkeit für Details.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit.
• Hohe Kundenorientierung.
• Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen aufzubauen und zu pflegen.
• Die Fähigkeit zum Tippen ist von Vorteil, aber nicht unbedingt erforderlich.

• Sicherer Umgang mit der englischen Sprache in Wort und Schrift und die Fähigkeit, sich auf Deutsch zu unterhalten.
• Engagiert und flexibel
• Proaktives Teammitglied mit der Fähigkeit unter minimaler Aufsicht zu arbeiten.
• Fähigkeit, unter Stress zu arbeiten und Fristen einzuhalten.

• Uneingeschränkte Arbeitserlaubnis in Deutschland