[ref. x21987817] Administrative Unterstützung und Niederlassungskoordination (m/w/d) - München

Deine Aufgaben

In dieser Rolle übernimmst Du eine Vielzahl von administrativen Aufgaben, die eine zentrale Rolle in der Unterstützung unserer Projekte und Teams spielen. Zu Deinen Hauptaufgaben gehören:

• Projektbezogene Dokumentation: Du bist verantwortlich für die Erstellung und Überarbeitung von Protokollen, Berichten und anderen wichtigen Dokumenten, die für den reibungslosen Ablauf unserer Projekte unerlässlich sind. Dabei achtest Du auf Details und sorgst dafür, dass alle Informationen präzise und aktuell sind.
• Unterstützung bei Ausschreibungen: Du wirkst aktiv bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen mit und unterstützt das Team bei der Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
• Vertragsmanagement: Du führst die Vertragsakten und prüfst eingehende Rechnungen, um die ordnungsgemäße Abwicklung der finanziellen Aspekte unserer Projekte zu gewährleisten.
• Büroorganisation: Du kümmerst Dich um die Organisation des Büros, einschließlich der Terminverfolgung, der Verwaltung der Telefonzentrale und der Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Deine Organisationsfähigkeiten sind entscheidend, um einen reibungslosen Büroablauf zu gewährleisten.
• Reise- und Terminmanagement: Du übernimmst die Buchung von Reisen und die Erstellung von Terminvorlagen. Zudem bist Du der erste Ansprechpartner für unsere Gäste und sorgst für einen herzlichen Empfang.

• Ein dynamisches Arbeitsumfeld: Du wirst Teil eines innovativen Unternehmens, das sich leidenschaftlich für nachhaltige Lösungen einsetzt. Wir bieten Dir die Möglichkeit, aktiv an Projekten mitzuarbeiten, die einen positiven Einfluss auf unsere Umwelt haben.
• Flexible Arbeitszeiten: Bei uns hast Du die Möglichkeit, Deine Arbeitszeiten flexibel zu gestalten, um eine optimale Work-Life-Balance zu erreichen.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Wir fördern Deine fachliche und persönliche Entwicklung durch regelmäßige Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten. Du hast die Chance, Deine Fähigkeiten zu erweitern und Dich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln.
• Gesundheitsfördernde Angebote: Wir legen Wert auf das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter und bieten verschiedene gesundheitsfördernde Maßnahmen, einschließlich Firmenfitness und gesundem Essen.
• Ein unterstützendes Team: Du wirst Teil eines engagierten und freundlichen Teams, das zusammenarbeitet, um unsere gemeinsamen Ziele zu erreichen. Wir schätzen eine offene Kommunikation und ein respektvolles Miteinander.

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bereits Erfahrung in einer ähnlichen Position gesammelt.
• Du bist proaktiv und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
• Der sichere Umgang mit MS Office ist für Dich selbstverständlich, und Du bist bereit, Dich in neue Software einzuarbeiten.
• Du verfügst über ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und hast ein gutes Zahlenverständnis.
• Deine Kommunikationsfähigkeiten und Dein kaufmännisches Wissen setzen Dich in die Lage, das Team optimal zu unterstützen.

Interesse geweckt?

Besuche auch unsere Website unter um mehr über uns zu erfahren.