Assistenz des Bürgermeisters & der Geschäftsleitung (w/m/d) - München

Damit Sie Ihre Aufgaben mit Freude erfüllen können, schaffen wir als Träger sehr gute Rahmenbedingungen:

• Tarifgerechte Bezahlung nach TVöD-VKA EG 8
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten sowie gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zusammenarbeit im Team mit respektvollem Umgang auf Augenhöhe
• Abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und dienstleistungsorientierte Tätigkeit
• Motiviertes und kollegiales Umfeld in dem man gerne arbeitet
• Wertschätzendes Miteinander
• Leistungsgerechte Vergütung nach Qualifikation, Berufserfahrung und bisheriger Tätigkeit entsprechend dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Eine Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld)
• Eine jährliche Leistungsprämie (LOB)
• Großraumzulage
• Entgeltumwandlung in Form von Fahrradleasing
• Betriebliche Altersvorsorge im Rahmen einer sog. Entgeltumwandlung
• Arbeitgeberzuschuss für Kinderbetreuungskosten noch nicht schulpflichtiger Kinder
• Betreuungsplätze in unseren pädagogischen Einrichtungen für Kinder von Mitarbeiter*innen
• Kostenfreies DeutschlandticketJob bzw. Fahrtkostenzuschuss
• Bei Bedarf bevorzugten Zugang zu günstigerem Wohnraum, Unterstützung bei der Wohnungssuche
• Gesamtkoordination und zentrale Anlaufstelle in allen Angelegenheiten des gemeinsamen Vorzimmers
• Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den 1. Bürgermeister und die

• Koordination und Terminplanung des Ersten Bürgermeisters, seiner Vertreter und des Geschäftsleiters
• Vor- und Nachbereiten von Besprechungen des Bürgermeisters und der Geschäftsleitung mit Gästebewirtung
• Sichten und Verwalten des Mailverkehrs des Bürgermeisters. In Absprache selbstständige Beantwortung von Mails oder Weiterleiten an zuständige Mitarbeiter:innen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, eigenständiges Verfassen von Schriftstücken nach kurzer inhaltlicher Vorgabe, Führen von Listen und Überwachung von Wiedervorlagen
• Mitarbeit im Sitzungsdienst, insbesondere Terminierung, Erstellung der Tagesordnung, Ladung und Sitzungsprotokolle, Pflege der relevanten Daten der Gemeinderatsmitglieder
• Organisation von Feiern / Ehrungen (Einweihungen und Jubiläen von gemeindlichen Einrichtungen, Jubiläen und Ehrungen von Mitarbeiter:innen sowie Gemeinderäten)
• selbstständiges Erstellen und Organisieren der Korrespondenz, u.a. Glückwunschschreiben, Kondolenzschreiben etc.
• Bearbeitung von Postein- und ausgang

Dieses Profil zeichnet Sie für die Stelle aus:

• Ein kompetentes, aufgeschlossenes und freundliches Auftreten im Umgang mit Bürgern und Besuchern
• Eine eigenständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise, Organisationsgeschick und die Fähigkeit, Aufgaben exzellent zu priorisieren
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management bzw. eine vergleichbare Ausbildung
• Fundierte EDV-Kenntnisse und ein sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sowie Sicherheit in Rechtschreibung und Ausdrucksweise
• Besonders gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Flexibilität, Loyalität und Motivation