Mitarbeiter (m/w/d) Empfang / Sekretariat

Wertschätzendes Umfeld: Ein verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum mit tiefgreifender und umfassender Unterstützung in der Einarbeitungsphase sowie exzellente Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen zur Förderung deiner fachlichen und persönlichen Kompetenzen (u.a. Karriereprogramme, Fortbildungen und Trainings).

• Vielfältigkeit inspiriert: Vielfältige Unternehmenskultur in einem aufgeschlossenen Team in einer national und international renommierten Organisation für anwendungsorientierte Forschung.
• Flexibilität leben: Ausgeglichene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Vernetzung verbindet: Institutsübergreifend und international. Gemeinsam mit über 32.000 Mitarbeitenden.
• Im Herzen Thüringens zu Hause: Modernes Institutsgebäude. Erstklassig ausgestattete Labore, Meeting-Points und Kreativbereiche. Lunch&Meet in unserer neuen Bio-Kantine.
• Lust auf Mehr? Willkommen in unserem Team in Ilmenau!

Deine Aufgaben im Empfangsbereich/Sekretariat:

• Du hast deinen Arbeitsplatz im Foyer und organisierst von dort alle Aufgaben, wie:
• Organisation des Empfangs: du bist die erste Anlaufstelle für Besucher und Gewerke
• Du legst Wert auf kompetente, freundliche und souveräne Kommunikation
• Du bist verantwortlich für die Paketannahme, die Büromaterialbestellung und die Ausgabe von Schlüsseln
• Planung und Betreuung von hausinternen Veranstaltungen, Konferenzen sowie Besprechungen
• Tagungsraumverwaltung inklusive Bewirtung
• Organisation von Catering unter Einhaltung der hausinternen Vorgaben
• Allgemeine Administration und Büroorganisation, z. B. Terminkoordination, Ablage, Eingangs- und Ausgangspost (digital)
• Schriftverkehr allgemein
• Zusammenarbeit mit der Verwaltung bei der Erstellung von Reports und Statistiken und Zuarbeiten
• Bearbeitung von Einzelaufträgen, die dem Wesen nach zu der Tätigkeit gehören oder sich aus betrieblicher Notwendigkeit ergeben
• Präsentationen erstellen für dich betreffende Themen
• Bearbeitung der Zeitwirtschaft (befindet sich in der Planungsphase)

Deine Aufgaben in den Fachbereichen:

• Buchhaltung: Lieferscheine kontrollieren, Rechnungen verbuchen
• Reisestelle: Sichtung/Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Kontrolle auf Vollständigkeit, evtl. Buchung von Hotels/Transport
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrungen in der Buchhaltung sind erforderlich
• SAP-Kenntnisse erforderlich
• Vorkenntnisse Travel Management von Vorteil (Hotelbuchungen, Bahntickets buchen, Mietwagen koordinieren, …)
• Erfahrungen in der Zeitwirtschaft sind von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
• Spaß an vielfältigen Aufgaben
• Verantwortungsbewusstsein und Spontanität
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office, vor allem Excel, Word und PowerPoint