Backoffice-Assistent/in
Hey A-Player!
Du suchst eine neue Herausforderung als Assistenz im Backoffice im Bereich Beauty und Hautgesundheit (Skin & Health)? Du bist ein Organisationstalent, liebst strukturierte Abläufe und möchtest aktiv unser Team unterstützen? Dann ist „Ich liebe meine Haut” von Mariya Lazareva genau das Richtige für dich!
Bei uns arbeitest du mit einem hoch motivierten Team zusammen, das großartige Ergebnisse erzielen will. Unser herausragendes Produkt und unsere zufriedenen Kunden bieten perfekte Voraussetzungen, um dich als wertvolles Teammitglied einzubringen.
Dich erwarten attraktive Entwicklungsmöglichkeiten, wenn du mit deiner strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise überzeugst. Wenn du ein echter A-Player bist, der in einem dynamischen und schnelllebigen Umfeld aufblüht, dann wollen wir dich in unserem Team!
Dir macht es nichts aus, Routineaufgaben zu erledigen und du hast Spaß daran, für einen reibungslosen Ablauf im Hintergrund zu sorgen. Du strebst täglich nach Effizienz und Verbesserungen und gibst dich niemals mit dem Durchschnitt zufrieden.Unsere flachen Hierarchien und offene Kommunikation sorgen dafür, dass jede deiner Ideen gehört wird und du direkten Einfluss auf Prozesse nehmen kannst.
Bist du bereit, dein Organisationstalent in einem wachsenden Unternehmen einzusetzen und mit einem hochmotivierten Team zusammenzuarbeiten? Dann bewirb dich jetzt und werde Teil des Erfolgsteams bei Mariya Lazareva!
Aufgaben
✅ Kundenbetreuung & Support:
Du bist täglich im Kontakt mit unseren Kundinnen, beantwortest ihre Anfragen, leitest diese bei Bedarf an unsere Experten weiter und stellst somit als übergreifende Verantwortlichkeit sicher, dass wir den perfekten Service und eine optimale Kundenpflege sicherstellen.Dies beinhaltet auch die Kommunikation mit unserem Produk- und Versandlager, falls unsere Kundinnen beispielsweise im Nachgang einer Bestellung noch Änderungen wünschen.
✅ Organisation & Terminplanung:
Du behältst den Überblick über Abläufe, koordinierst Termine und sorgst für eine strukturierte Planung. Du verleihst dem hektischen Alltag eine organisierte Struktur, damit wir als Unternehmen proaktiv gegenüber äußeren Einflüssen möglichst immer einen Schritt voraus sind.
✅ E-Mail-Management:
Neben den Terminen verantwortest du auch unsere E-Mail Postfächer. Du bearbeitest und beantwortest eingehende E-Mails, adressierst diese intern und sorgst so für eine reibungslose Kommunikation. Eine professionelle Außendarstellung und effiziente Kommunikation sind unser absoluter Anspruch.
✅ Datenpflege & Verwaltung:
Du kümmerst dich um die Erfassung, Pflege und den Übertrag von Daten in unser CRM-System.
✅ Kundenakquise über Social Media:
Nach Bedarf trittst du mit Interessentinnen über Social Media in Kontakt und beantwortest deren Fragen. Du bist in dieser Rolle somit der Opener für unser Vertriebsteam.
✅ Rechnungsstellung & Buchhaltung:
Du erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Buchhaltungsaufgaben in Lexoffice.
Qualifikation
⭐ Kommunikationsstärke & Serviceorientierung:
Du bist kontaktfreudig, kannst dich klar ausdrücken und gehst gerne auf Menschen ein. Dir ist bewusst, dass wir unseren Kundinnen den perfekten Service bieten möchten.
⭐ Organisationstalent
Du liebst es, den Überblick zu behalten und Strukturen zu schaffen - und all das unter anspruchsvollen zeitlichen Rahmenbedingungen. Die Stelle erfordert ständigen Überblick über parallele Verantwortungsbereiche: Assistenz der Geschäftsführung, Ehemalige Coaching-Teilnehmerinnen, Neukunden, aktuelle Coachingteilnehmerinnen, unsere Kunden im Online-Shop, Kommunikation mit unseren Experten und Coaches, buchhalterische Aufgaben, Sprachrohr nach außen etc.
⭐ Eigenverantwortliches Arbeiten, Kreativität und Mitdenken:
Du bist proaktiv, denkst mit und übernimmst gerne Verantwortung für deine Aufgaben. Du handelst mit der gleichen Verantwortung, wie wenn es sich um dein eigenes Unternehmen handeln würde. Du bringst deine Ideen und Optimierungsvorschläge ein und bist immer darin interessiert, das Unternehmen prozessual nach vorne zu bringen.
⭐ Erfahrung im Bereich Administration, Assistenz oder Backoffice:
Du hast bereits in einer ähnlichen Position gearbeitet oder bringst vergleichbare Kenntnisse mit.
⭐ Flexibilität, Belastbarkeit und Kritikfähigkeit:
Du bist anpassungsfähig und kannst auch mehrere Aufgaben gleichzeitig zuverlässig erledigen. Du empfindest konstruktive Kritik, auch im hektischen Alltag, als etwas Gutes, da es dich und das Unternehmen voranbringt.
⭐ Detailgenauigkeit & Sorgfalt:
Kleine Fehler fallen dir sofort auf, weil du achtsam und aufmerksam arbeitest.
⭐ Rechtschreibung und Grammatik:
Du bist ein Nerd in Rechtschreibung und Grammatik. Egal ob in Wort oder Schrift: Im Rahmen von Messages, Sprachnachrichten, Telefonaten, E-Mails, Gruppenchats o.Ä. - die Stelle setzt diese Skills als "im Schlaf können" voraus.
⭐ Technische Affinität:
Du bist online-affin und kennst dich mit digitalen Tools und Systemen wie z. B. Apple-Produkten, CRM-Systemen, Buchhaltungssoftware wie Lexoffice etc. aus.
⭐ Lernbereitschaft & schnelle Auffassungsgabe:
Du kannst dir leicht Neues merken und hast Freude daran, dich weiterzuentwickeln. Dir fällt es leicht, sich Klicks zu merken und Systeme schnell zu "durchschauen". Vergesslichkeit ist unerwünscht.
⭐ Homeoffice-Kompetenz:
Du fühlst dich wohl beim eigenständigen Arbeiten von zu Hause aus und kannst dich gut selbst organisieren. Ein hohes Maß an Eigenmotivation und Selbstdisziplin sind für eine konstante Spitzenleisung im Homeoffice absolte Voraussetzung.
⭐ Flexibilität in der Arbeitszeit:
Du bist bereit, auch mal abends und am Wochenende zu arbeiten, falls es nötig ist.
Zusammengefasst: Genauigkeit, Organisationstalent und Detailorientierung sind in dieser Rolle von entscheidender Bedeutung. Du musst präzise, korrekt, sorgfältig und gewissenhaft arbeiten. Zuverlässigkeit und Beständigkeit sind ebenfalls wichtige Kernfaktoren.Es geht darum, routinemäßige Aufgaben effizient zu erledigen und ein stabiles Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Eine gute persönliche Assistenz muss in der Lage sein, konsistente Unterstützung zu bieten, Teamarbeit zu fördern und ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld zu schaffen.
Benefits
✅ Ortsunabhängig: Wir arbeiten komplett Remote. Aus unserer Sicht ist dies ein Benefit, erfordert jedoch brutale Selbstdisziplin und eine extrem hohe Eigenmotivation.
✅ Stetige Weiterbildung: Du erhältst vom ersten Tag an viel Verantwortung, viele verschiedene Aufgaben, wirst gefordert und gefördert, sodass du stetig dazulernst. Wenn du Interesse am Thema Beauty, Gesundheit, Ernährung, Pflege und Make-up hast, kannst du im Rahmen deiner Arbeitszeit unheimlich viel für dein privates Leben mitnehmen.
✅ Faires Gehalt, gemäß deiner Erfahrung und Expertise in Höhe von 2.400 - 3.000€ brutto Einstiegsgehalt.
✅ Sicherer Arbeitsplatz: Das Unternehmen "SKIN & HEALTH" wächst. Dein Arbeitsplatz ist sicher.✅ Home-Office Ausstattung: Du bekommst ein iPhone sowie ein iMac.
✅ Auf Augenhöhe: Du erfährst flache Hierarchien und eine wertschätzende Team-Kommunikation.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wenn du ein echter A-Player bist, der bereit ist, alles zu geben und sich voll ins Zeug zu legen, dann bist du genau richtig bei uns. Wir schätzen Einsatz und Leidenschaft! Bewirb dich und zeig uns, was du drauf hast!
Bei uns gelten feste Arbeitszeiten von 9:00 bis 18:00 Uhr. Natürlich bestätigen Ausnahmen die Regel und 08:00 bis 17:00 Uhr oder 10:00 bis 19:00 Uhr lässt sich auch diskutieren. Du musst in diesen Zeiträumen erreichbar sein, da unsere Kunden dann am meisten mit uns kommunizieren.