Office Manager*in - Berlin
Sie übernehmen die Verantwortung für das Büro der Geschäftsstelle in Berlin und unterstützen uns in der Administration und kaufmännischen Verwaltung u.a. in folgenden Bereichen:Verwaltungskoordination: Optimierung administrativer Prozesse durch Standardisierung von Abläufen, Erstellung von Leitfäden sowie Betreuung und Koordination des Personalmanagements und Vertragswesens.Finanzmanagement: Verantwortung für die Haushaltsplanung, das Controlling, Finanzanalysen und Berichterstellung.
Koordination und Vorbereitung der Finanzbuchhaltung sowie Verwaltung von Fördermitteln.Innerverbandliche Kommunikation: Erstellung von Informationsmaterialien, Newslettern und Spendenbescheinigungen. Koordination von Mitgliederversammlungen, Pflege bestehender Mitgliedschaften, Akquise neuer Mitglieder und Abrechnung der Mitgliedsbeiträge.Assistenzaufgaben: Unterstützung der Geschäftsführung bei der Terminplanung, Postbearbeitung und allgemeinen Verwaltungsaufgaben.Reisevorbereitung: Organisation und Buchung von Dienstreisen, inklusive Vergleichsberechnungen und Vorbereitung der Reiseunterlagen.Reisekostenabrechnung: Prüfung und Bearbeitung von Erstattungsanträgen für Dienstreisen im In- und Ausland, inklusive steuerrechtlicher Prüfung und Formularmanagement.