Mitarbeiter:in Empfang und Workplace Management (all genders) - 30 Std./Woche

Bei JAKALA verwaltest du nicht nur ein Büro: Mit echter Gastgeber-Mentalität und Organisationstalent machst du unseren Hamburger Standort zu einem Ort, an dem Gäste und Kolleg:innen gleichermaßen gerne ankommen.

Aufgaben

• Erster Eindruck: Du bist die erste Anlaufstelle im Büro und repräsentierst unser Unternehmen professionell gegenüber Gästen und dem Team.
• Kommunikation: Du betreust die Telefonzentrale und leitest Anfragen schnell an die richtigen Kolleg:innen weiter.
• Gastfreundschaft: Du empfängst Besucher:innen, bereitest die Meetingräume vor und koordinierst die Bewirtung.
• Wohlfühlatmosphäre: Du achtest darauf, dass unser Empfang und die Gemeinschaftsflächen immer sauber, ordentlich und einladend aussehen.
• Logistik: Du nimmst Post, Pakete sowie Kuriersendungen an und verteilst sie im Haus.

• Büroalltag: Du erledigst klassische administrative Aufgaben wie die Korrespondenz, Ablage und die Koordination von Dokumenten.
• Raumplanung: Du behältst den Überblick über unsere Meetingräume und koordinierst Buchungen sowie kurzfristige Umbuchungen.
• Schnittstelle: Du stimmst dich direkt mit externen Dienstleistern wie der Reinigung, dem Hausmeister oder Handwerksbetrieben ab.
• Team-Support: Du unterstützt im täglichen Office-Betrieb und hast immer ein offenes Ohr für die spontanen Anliegen des Teams.

• Events: Du unterstützt uns bei der Vorbereitung von kleinen internen Formaten, wie dem gemeinsamen Frühstück oder Lunch.
• Teamspirit: Du trägst aktiv zu einer positiven, offenen und wertschätzenden Atmosphäre im Büro bei.

• Erfahrung: Du hast bereits im Office- oder Empfangsbereich gearbeitet (z. B. als Teamassistenz, Front OfficeManageroder OfficeCoordinator). Auch als Quereinsteiger:in aus der Hotellerie, dem Kundenservice oder der Gastronomie bist du bei uns goldrichtig!
• Digitales Werkzeug: Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel) und hast keine Berührungsängste mit Kommunikationstools wie Slack.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, behältst auch an lebhaften Tagen den Überblick und hast Spaß daran, Dinge zu organisieren.
• Gastgeber-Mentalität: Du punktest mit einem offenen, freundlichen und stark serviceorientierten Auftreten.
• Arbeitsweise: Auf dein Wort ist Verlass. Du arbeitest selbstständig, denkst mit und siehst einfach, wo gerade Arbeit anfällt.
• Sprachen: Du kommunizierst fließend und stilsicher auf Deutsch (C1/C2) und bringst gute Englischkenntnisse für internationale Gäste mit.
• Persönlichkeit: Du bist ein echter Teamplayer mit freundlichem, professionellem Auftreten und Hands-on-Mentalität.

• Flexible Arbeitszeiten (nach Absprache) in unserem Hamburger Office.
• Verantwortung und Gestaltungsspielraum im Kontext eines internationalen Unternehmens.
• Unterstützung bei deiner Mobilität (Deutschlandticket), Gesundheit (Urban Sports Club) und nachhaltigen Arbeitsweisen (Bikeleasing).
• Regelmäßige Team-Formate wie gemeinsames Frühstück/Lunch, bei denen Austausch und Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen.
• Wenn du willst: Einstieg in unsere Hamburger Band (Schlagzeuger:in gesucht).

Wir sind überzeugt: Vielfalt macht uns besser. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe - unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung, Identität oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.