[ref. w83191916] Dortmund - Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (m/w/d)

Hey! Wir, die AD Consulting GmbH, ein innovatives und schnell wachsendes Unternehmen, suchen nach einem engagierten und motivierten Office Manager (m/w/d) in Teilzeit (20-30 Stunden) zur Verstärkung unseres Teams.

Aufgaben

Das sind deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminplanung, Reisebuchungen und Vorbereitung von Präsentationen.
• Bearbeitung vertraulicher Dokumente und Erstellung von Berichten.

• Vorbereitung und Verwaltung von Rechnungen, Belegprüfung und Abgleich mit dem Budget.
• Koordination mit dem Steuerberater und Vorbereitung der monatlichen Abrechnung.

• Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen, Pflege von Personalakten.
• Koordination von Mitarbeiterveranstaltungen und Unterstützung bei HR-Prozessen.

• Analyse und Verbesserung von Arbeitsabläufen zur Steigerung der Effizienz.
• Sicherstellung der Einhaltung interner Standards und Abläufe.

• Verantwortung für Bürobestellungen, Verwaltung von Lieferanten und Dienstleistern.
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie erste Anlaufstelle für interne Anliegen.

Qualifikation

• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise: Du behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
• Erfahrung in Assistenz und Büroorganisation: Idealerweise bringst Du Erfahrung in der Unterstützung der Geschäftsführung, Buchhaltung und allgemeinen Büroverwaltung mit.
• Kommunikationsstärke und Freundlichkeit: Ob am Telefon oder im persönlichen Kontakt – Du repräsentierst unser Unternehmen professionell und serviceorientiert.
• Digitale Affinität und IT-Kenntnisse: Du bist versiert im Umgang mit digitalen Tools und hast keine Scheu, neue Software und digitale Lösungen schnell zu erlernen und anzuwenden.
• Eigeninitiative und Lösungsorientierung: Du arbeitest selbstständig und packst Aufgaben proaktiv an, um Abläufe effizienter zu gestalten.
• Teamgeist und Flexibilität: Du schätzt die Arbeit im Team und bist flexibel genug, um auf wechselnde Anforderungen zu reagieren und Verantwortung zu übernehmen.

Benefits

• Ausführliches Onboarding

• Flexible Remote- und Office-Arbeit

• Ein tolles Team mit echtem Zusammenhalt

• Zusammenarbeit mit kreativen Köpfen und innovative Projekte

• Regelmäßige Teamevents

• Moderne Arbeitsmittel zur privaten Nutzung

• Weiterentwicklung Deiner Kompetenzen

• Modernes Büro in zentraler Lage

Unser modernes Büro liegt zentral und bietet mit einem großen Balkon eine angenehme Arbeitsumgebung, die zum Wohlfühlen und kreativen Arbeiten einlädt.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!