Bonn - Assistenz der Bereichsleitung und Koordination (m/w/d)

Sind Sie ein Organisationstalent, das die Fähigkeit hat, komplexe Aufgaben zu managen und gleichzeitig den Überblick zu behalten? Möchten Sie eine entscheidende Rolle in der Unterstützung der Bereichsleitung übernehmen? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Für unseren Bereich Technischer Betrieb der SWB Bus und Bahn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Bereichsleitung und Koordination (m/w/d).

Freuen Sie sich auf Folgendes:

• Attraktives Gesamtpaket: Sie können sich auf einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach Tarif, Jahressonderzahlungen, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen freuen.
• Flexibilität: Bei uns genießen Sie die Vorteile flexibler Arbeitszeiten innerhalb der Rahmenarbeitszeit, die Ihnen eine ausgeglichene Work-Life-Balance ermöglichen.
• Karriere-Entwicklung: Entwickeln Sie sich mit uns weiter! Profitieren Sie von gezielten Weiterbildungen, die Ihre Fähigkeiten auf das nächste Level heben.
• Mobilitätsangebote: Vergünstigte Mitarbeitenden- und Familientickets, kostenlose Nextbike-Minuten und attraktive Leasing-Angebote für Fahrräder und E-Bikes. Zudem können Sie das Deutschlandticket als günstiges Job-Ticket erhalten.

Hier bringen Sie sich ein:

• Büroorganisation: Sie sind verantwortlich für die Verwaltung des Terminkalenders der Bereichsleitung und koordinieren effizient Termine, Besprechungen und Abwesenheiten. Sie bearbeiten die gesamte schriftliche Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Wiedervorlagen etc.) und nehmen Telefonanrufe entgegen. Zudem kümmern Sie sich um die Dokumentenverwaltung (Ablage, Verteilung, Archivierung, fristgerechte Vernichtung).
• Meeting-Management: Sie steuern die Termin- und Teilnehmerkoordination für interne und externe Meetings und erstellen Agenden sowie Protokolle. Zudem unterstützen Sie aktiv bei der Nachverfolgung von offenen Aktionspunkten.
• Veranstaltungsorganisation: Sie planen und koordinieren interne und externe Veranstaltungen, Meetings und Workshops. Hierzu gehören Kostenkontrolle, Teilnehmermanagement und die Beschaffung von Ressourcen (Räume, Equipment, Bewirtung, WLAN etc.).
• Personaladministration: Sie unterstützen bei Themen wie Personalplanung, Onboarding, Offboarding, Mitarbeitergespräche, Urlaubsanträge, Vertretungen und Krankmeldungen.
• Fachliche Unterstützung: Sie arbeiten sich in spezifische Themen des Fachbereichs ein und erstellen Zusammenfassungen, Präsentationen und Berichte. Zudem unterstützen Sie bei der Vorbereitung von Veranstaltungen für Lehre und VDV (z.B. Präsentationen, Datenzusammenstellungen).
• Kommunikationsmanagement: Sie fungieren als zentrale Schnittstelle und stellen sicher, dass alle aktuellen Themen und Informationen transparent kommuniziert und bearbeitet werden. Sie identifizieren Kommunikationslücken und -schwächen und entwickeln Vorschläge zur Verbesserung.

Damit überzeugen Sie uns:

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (Bachelor) im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Logistik oder einem vergleichbaren Fachgebiet.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in dieser oder in einer vergleichbaren Position mit.
• Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine hohe Eigeninitiative.
• Sie besitzen ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) und haben idealerweise Erfahrung mit SAP.
• Diskretion, Loyalität und ein souveränes Auftreten im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich.
• Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten richtig.
• Sie haben eine hohe Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Sie besitzen den Führerschein der Klasse B.

Bewerbungen von schwerbehinderten Personen sind erwünscht. Ansprechpartnerin: Simone von den Driesch, .

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