Workspace Coordinator (m/w/d) - Teilzeit - Ruby Leo Workspace München

At Ruby your personality really matters, your time really matters, and we strongly believe we groove way better together. At Ruby we keep breaking new ground.

Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du:

• Bist am Empfang erste:r Ansprechpartner:in für alle Office Management Themen sowie für externe Patner:innen und Gäste und bist zuständig für deren Begrüßung und Bewirtung
• Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, nimmst Anrufe entgegen und bist für die Entgegennahme, Verteilung und Versendung der Post zuständig
• Kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungs- und Lieferscheinkontrolle, deren digitale Archivierung, sowie monatliche Inventuren
• Stellst Sauberkeit, Ordnung und Instandhaltung im gesamten Workspace sicher, organisierst die öffentlichen Flächen, übernimmst alltägliche kleinere Reinigungsaufgaben und bestückst regelmäßig unsere Kaffeeküche bzw. Vending Machine
• Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien, verwaltest und organisierst Parktickets und Schlüsselkarten
• Bist für die Vor- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig
• Organisierst als Ansprechpartner:in und Markenbotschafter:in eigenständig unsere regelmäßigen Community Events und führst diese durch
• Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots- und Vertragsunterlagen
• Fungierst als Schnittstelle zu allen Abteilungen, der Hausverwaltung und zu unseren externen Dienstleistungsfirmen (z. B. Reinigungsdienste, technische/ bauliche Themen wie Wartungen und Installationen)

Wir haben schon auf dich gewartet, denn du:

• Hast bereits erste spannende Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht sogar im Ausland
• Packst begeistert mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität mit an
• Bereicherst das Team mit deiner positiven und herzlichen Ausstrahlung, deinem selbstbewussten Auftreten und einem empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg:innen
• Erkennst Bedürfnisse und stehst unseren Mietparteien und internen Mitarbeiter:innen mit Rat und Tat zur Seite
• Bist ein wahres Organisationstalent, meisterst Multitasking mit leichtigkeit und gehst professionell und lösungsorientiert mit Konflikten um
• Denkst nachhaltig und bringst tolle Ideen ein, um umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden
• Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken
• Bist bestens vertraut mit den gängigen MS-Office Programmen
• Beherrschst Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift

What's in for you? So grooven wir:

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