Leitung der administrativen Unterstützung (m/w/d) - Bonn

Sie sind ein Organisationstalent, das stets den Überblick behält und bereit für eine vielseitige und verantwortungsvolle Position ist? Dann ist genau hier Ihr Platz! Wir suchen für unseren Bereich Technischer Betrieb der SWB Bus und Bahn zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Leitung der administrativen Unterstützung (m/w/d).

Freuen Sie sich auf Folgendes:

• Faires und attraktives Gesamtpaket: Sie können sich auf einen von Beginn an unbefristeten Arbeitsvertrag nach Tarif, Jahressonderzahlungen, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen freuen.
• Flexibilität: Bei uns genießen Sie den Vorteil flexibler Arbeitszeiten innerhalb der Rahmenarbeitszeit, die Ihnen eine ausgeglichene Work-Life-Balance ermöglichen.
• Karriere-Boost: Entwickeln Sie sich mit uns weiter! Profitieren Sie von gezielten Weiterbildungen, die Ihre Fähigkeiten auf das nächste Level heben.
• Mobilität: Vergünstigte Mitarbeitenden & Familientickets, kostenlose Nextbike-Minuten und Top-Leasing-Angebote für Fahrräder & E-Bikes. Zudem können Sie das Deutschlandticket als günstiges Job-Ticket erhalten.

Hier bringen Sie sich ein:

• Büroorganisation: Sie übernehmen die Verwaltung des Zeitplans der Bereichsleitung und sind verantwortlich für die effiziente Koordination von Terminen, Besprechungen und Abwesenheiten. Sie bearbeiten und priorisieren die gesamte schriftliche Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Wiedervorlagen etc.) und beantworten Telefonanrufe. Zudem gehört die vollständige Dokumentenverwaltung (Ablage, Verteilung, Archivierung, fristgerechte Vernichtung) zu Ihren Aufgaben.
• Meeting-Koordination: Neben dem allgemeinen Besuchermanagement steuern Sie die Termin- und Teilnehmerkoordination für interne und externe Meetings und führen hierbei Agenda und Protokoll. Zudem unterstützen Sie bei der Abstimmung, Klärung und beim Nachhalten von offenen Aktionspunkten.
• Veranstaltungsorganisation: Sie sind verantwortlich für die Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Workshops. Hierbei übernehmen Sie unter anderem die Kostenkontrolle, das Teilnehmermanagement und unterstützen bei der Beschaffung jeglicher Ressourcen (z.B. Räume, Equipment, Bewirtung, WLAN etc.).
• Personalassistenz: Sie unterstützen bei personalspezifischen Themen wie z.B. Personalplanung, Onboarding, Offboarding, Mitarbeitergespräche, Urlaubsanträgen, -vertretungen und Krankmeldungen.
• Mitwirkung an Fachthemen: Sie arbeiten sich in die spezifischen Themen des Fachbereiches ein. Sie übernehmen Recherchearbeiten und erstellen Zusammenfassungen, Präsentationen und Berichte. Zudem unterstützen Sie bei der Vorbereitung für Veranstaltungen für Lehre und VDV (z.B. Präsentationen, Datenzusammenstellungen, etc.).
• Kommunikations- und Schnittstellenmanagement: Sie fungieren als zentrale Schnittstelle und gewährleisten, dass alle aktuellen Themen, Bereichsinformationen und Herausforderungen jederzeit transparent kommuniziert, nachgehalten und bearbeitet werden. Mitunter identifizieren Sie Kommunikationslücken, -fehler und -schwächen und bereiten Vorschläge/Pläne für Verbesserungen vor.

Damit überzeugen Sie uns:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (Bachelor) im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Logistik oder einem vergleichbaren Fachgebiet.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in dieser oder in einer vergleichbaren Position mit.
• Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative.
• Sie besitzen hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) und haben idealerweise Erfahrung im Umgang mit SAP.
• Für Sie sind Diskretion, Loyalität und ein souveränes Auftreten im Umgang mit vertraulichen Informationen selbstverständlich.
• Sie besitzen die Fähigkeit, in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen.
• Sie verfügen über eine hohe Serviceorientierung und haben Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Sie sind im Besitz des Führerscheins Klasse B.

Bewerbungen von schwerbehinderten Personen sind erwünscht. Ansprechpartnerin: Simone von den Driesch . Jetzt bewerben!