Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

Sie sind ein Organisationstalent, behalten stets den Überblick und sind bereit für eine vielseitige und verantwortungsvolle Position?

Dann ist genau hier Ihr Platz!

Wir suchen für unseren Bereich Technischer Betrieb der SWB Bus und Bahn zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d).

• Faires und attraktives Gesamtpaket: Sie können sich auf einen von Beginn an unbefristeten Arbeitsvertrag nach Tarif, Jahressonderzahlungen, 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen freuen.
• Flexibilität: Bei uns genießen Sie den Vorteil flexibler Arbeitszeiten innerhalb der Rahmenarbeitszeit, die Ihnen eine ausgeglichene Work-Life-Balance ermöglichen.
• Karriere-Boost: Entwickeln Sie sich mit uns weiter! Profitieren Sie von gezielten Weiterbildungen, die Ihre Fähigkeiten auf das nächste Level heben.
• Mobilität: Vergünstigte Mitarbeitenden & Familientickets, kostenlose Nextbike-Minuten und Top-Leasing-Angebote für Fahrräder & E-Bikes. Zudem können Sie das Deutschlandticket als günstiges Job-Ticket erhalten.

• Office Management: Sie übernehmen die Verwaltung des Terminkalenders des Bereichsleiters und verantworten die effiziente Koordination von Terminen, Besprechungen und Abwesenheiten. Sie bearbeiten und priorisiern die gesamte schriftliche Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Wiedervorlagen etc.) und beantworten Telefonanrufe. Zudem gehört die vollständige Dokumentenverwaltung (Ablage, Verteilung, Archivierung, fristgerechte Vernichtung) zu Ihren Aufgaben.
• Koordination von Meetings: Neben dem allgemeinen Besuchermanagement, steuern Sie die Termin- und Teilnehmerkoordination für interne und externe Meetings und führen hierbei Agenda und Protokoll. Zudem unterstützen Sie bei der Abstimmung, Klärung und bei dem Nachhalten von offenen Aktionspunkten.
• Veranstaltungsmangement: Sie verantworten die Planung und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Workshops. Hierbei übernehmen Sie u.a. die Kostenkontrolle, das Teilnehmermanagement und unterstützen bei der Beschaffung jeglicher Ressourcen (z.B. Räume, Equipment, Bewirtung, WLAN etc.).
• Personalverwaltung: Sie unterstützen bei personalspezifischen Themen wie z.B. Personalplanung, Onboarding, Offboarding, Mitarbeitergespräche, Urlaubsanträgen, -vertretungen und Krankmeldungen.
• Mitarbeit zu ausgewählten Fachthemen: Sie arbeiten sich in die spezifischen Themen des Fachbereiches ein. Sie übernehmen Recherchearbeiten und erstellen Zusammenfassungen, Präsentationen und Berichte. Zudem untersützen Sie bei der Vorbereitung für Veranstaltungen für Lehre und VDV (z.B. Präsentationen, Datenzusammenstellungen, etc.).
• Kommunikations- und Schnittstellenmanagement: Sie fungieren als zentrale Schnittstelle und gewährleisten, dass alle aktuellen Themen, Bereichsinformationen und Herausforderungen jederzeit transparent kommuniziert, nachgehalten und bearbeitet werden. Mitunter identifiziern Sie Kommunikationslücken, -fehler und -schwächen und bereiten Vorschläge/Pläne für Verbesserungen vor.

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (Bachelor) im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Logistik oder einem vergleichbaren Fachgebiet.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in dieser oder in einer vergleichbaren Position mit.
• Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative.
• Sie besitzen hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint) und haben idealerweise Erfahrung im Umgang mit SAP.
• Für Sie sind Diskretion, Loyalität und ein souveränes Auftreten im Umgang mit vertraulichen Informationen selbstverständlich.
• Sie besitzen die Fähigkeit, in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten richtig zu setzen.
• Sie verfügen über eine hohe Serviceorientierung und haben Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen.
• Sie sind im Besitz des Führerscheins Klasse B.

Gestalten Sie mit uns den Verkehr von morgen!

Wir, die SWB Bus und Bahn, sind als öffentlicher Nahverkehr die leidenschaftlichen Gestalter der Mobilität. Wir setzen auf wegweisende Technologien, fördern aktiv den Ausbau der E-Mobilität und arbeiten zukunftsorientiert. Wir suchen Fachkräfte, die innovativ denken und fortschrittlich handeln.

Die Eingruppierung erfolgt je nach Ausbildung und Qualifikation nach dem Spartentarifvertrag Nahverkehrsbetriebe NW (TV-N NW). Haben wir Sie / dich überzeugt? Dann bewerben Sie sich jetzt mit Ihren Unterlagen und Ihrer Gehaltsvorstellung unter Angabe der Kennziffer IE 24/21/55 über unser Online-Formular oder per E-Mail unter .

Bewerbungen von schwerbehinderten Personen sind erwünscht.

Ansprechpartnerin: Simone von den Driesch

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