Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement (Operations Coordinator / Systems Assistant)

Struktur, Systeme und echte Verantwortung – statt stupider Büroarbeit.

Du willst nicht einfach Aufgaben abarbeiten.

Du willst dafür sorgen, dass Dinge sauber laufen.

Du willst nicht nur organisieren.

Du willst Strukturen bauen, die dauerhaft funktionieren.

Du willst nicht irgendeinen Bürojob.

Du willst eine Rolle, in der Systeme entstehen, Prozesse besser werden und Chaos verschwindet.

Dann lies weiter.

Aufgaben

💡 Deine Rolle bei uns

Du arbeitest eng mit unserem Qualitäts- und Backoffice-Manager zusammen und sorgst dafür, dass interne Abläufe sauber funktionieren.

Deine Aufgabe ist nicht nur Organisation –

du hilfst aktiv dabei, Strukturen aufzubauen und Prozesse zu verbessern.

Du hältst den Betrieb stabil, erkennst Reibung früh und sorgst dafür, dass Aufgaben nicht nur erledigt werden, sondern künftig einfacher laufen.

• Organisation und Strukturierung von Backoffice-Abläufen
• Unterstützung im Rechnungswesen und administrativen Tagesgeschäft und Assistenzaufgaben
• Vorbereitung und Nachbereitung interner Prozesse
• Dokumentation und Pflege von internen SOPs (Standardprozessen)
• Pflege und Weiterentwicklung unseres Intranets
• Unterstützung beim Aufbau sauberer Systemstrukturen im Backoffice
• Kommunikation mit Teammitgliedern und teilweise auch Kunden bei organisatorischen Themen

🧠 Wie du bei uns arbeitest

Bei Optimedia arbeiten wir lösungsorientiert.

Wenn ein Problem auftaucht, kommunizieren wir nach dem PCS-Prinzip:

Problem – Cause – Solution

Das bedeutet:

• Probleme werden klar benannt
• Ursachen werden analysiert
• Lösungen werden vorgeschlagen

Du bringst also nicht nur Fragen, sondern durchdachte Lösungsansätze mit.

⚙️ Wie wir arbeiten

Wir glauben nicht an Chaos im Kopf.

Deshalb arbeiten wir mit klaren Systemen zur Priorisierung von Aufgaben.

Wichtige Themen werden sofort erledigt oder geplant.

Strategische Themen werden strukturiert gesammelt und später umgesetzt.

Kurz gesagt:

Struktur statt Stress.

Qualifikation

• (Idealerweise) Ausbildung im kaufmännischen Bereich (z. B. Büromanagement) oder vergleichbare Erfahrung
• Strukturierte Arbeitsweise und Organisationsstärke
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel im Blick zu behalten
• Eigenverantwortung und Lösungsorientierung
• Freude daran, Ordnung in Prozesse zu bringen
• Belastbarkeit und ruhige Arbeitsweise auch bei höherem Tempo

Benefits

🌱 Was dich bei uns erwartet

• Fixgehalt mit Entwicklungsperspektive
• Monatlicher Sachbezug
• Hochwertige Technik (Apple Geräte)
• Interne Leistungsprämien

• Regelmäßige Inhouse-Schulungen zu Kommunikation, Leadership und Produktentwicklung
• Budget für externe Weiterbildungen oder Zertifikate
• 1:1-Coachings mit der Geschäftsführung und Experten aus unserem Netzwerk
• Zugang zu Online-Kursen und Fachbibliotheken

• monatliche Team-Days
• Team-Lunches und Afterworks
• offene Feedbackkultur
• ehrliches Leadership und klare Kommunikation

Bei uns zählt nicht, wer am lautesten ist.

Wir schätzen Menschen, die ruhig, zuverlässig und strukturiert arbeiten –

und dafür sorgen, dass Dinge im Hintergrund einfach funktionieren.

📣 Ready to build systems?

Dann bewirb dich jetzt.

Wir suchen keine Person, die einfach nur Aufgaben erledigt.

Wir suchen jemanden, der Strukturen schafft, Verantwortung übernimmt und Prozesse besser macht.

Wenn du dich darin wiedererkennst, freuen wir uns auf deine Bewerbung.