Spezialist (m/w/d) für Technische Dokumentation
Zudem optimieren Sie interne Informationssysteme wie DMS und SharePoint und stellen so die effiziente Nutzung und Pflege sicher.
Einsatzinformationen:
Einsatzort: Karlsruhe (Region)Einsatzbeginn: 03.03.2025
Einsatzdauer: Langfristig (bis Februar 2029)
Arbeitszeit: Teilzeit (50%)
Wochenstunden: 18,75 h
Arbeitszeitmodell: Gleitzeit (Mo-Fr, 06:00 bis 20:00 Uhr)
Vergütung: Attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag, inklusive SonderzahlungenBewerbungsfrist: 08.01.2025
Aufgabenbeschreibung:
Projektunterstützung und Organisation:
- Aktive Unterstützung bei der Erstellung und kontinuierlichen Weiterentwicklung technischer Dokumentationen, einschließlich Benutzerhandbüchern, Systemdokumentationen und Schulungsunterlagen.
- Koordination und Optimierung von Prozessen und Aufgaben innerhalb des Teams, um eine reibungslose und effiziente Dokumentationserstellung sicherzustellen.
- Mitwirkung bei der Konsolidierung und Strukturierung interner Informationssysteme wie DMS, SharePoint und Intranet, mit dem Ziel einer verbesserten Nutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit.
Dokumentenverwaltung und -organisation:
- Verantwortung für die präzise Erstellung, Pflege und Archivierung von technischen Dokumentationen, unter Einhaltung der höchsten Qualitätsstandards.
- Gewährleistung der Vollständigkeit, Richtigkeit und Revisionssicherheit aller Dokumente durch regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen.
- Sicherstellung der korrekten und fristgerechten Ablage von Dokumenten, um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Protokollführung und Besprechungskoordination:
- Vorbereitung und präzise Protokollierung von internen und externen Besprechungen, insbesondere zur Festlegung und Überprüfung von Dokumentationsrichtlinien und -prozessen.
- Nachbereitung der Besprechungen und systematische Verteilung der Protokolle an alle relevanten Stakeholder zur Sicherstellung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Berichterstattung und Dokumentation:
- Erstellung und Pflege von regelmäßigen Berichten über den Stand der Dokumentation, die an die Projektleitung und andere Beteiligte weitergeleitet werden.
- Sicherstellung der rechtzeitigen und vollständigen Einreichung sämtlicher technischer und genehmigungsrelevanter Dokumentationen gemäß den festgelegten Fristen.
Qualitätssicherung und -management:
- Überwachung der Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien, -standards und Qualitätssicherungsprozessen zur Gewährleistung der Konsistenz und Qualität der erstellten Dokumente.
- Implementierung und kontinuierliche Optimierung von Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentationsprozesse und der Qualität der Arbeitsergebnisse.
Kommunikation und Abstimmung:
- Pflege und regelmäßige Aktualisierung von Listen mit offenen Punkten und deren systematischer Abstimmung mit internen und externen Projektbeteiligten zur Vermeidung von Missverständnissen und Verzögerungen.
- Teilnahme an internen und externen Besprechungen, um offene Fragen zu klären und die kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsabläufe voranzutreiben.
Anforderungsprofil:
Ausbildung und Qualifikation:
- Abgeschlossene Berufsausbildung in einem naturwissenschaftlich-technischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation, alternativ allgemeine Hochschulreife mit technischem Schwerpunkt.
- Bereitschaft zur Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 12b AtG
Berufserfahrung:
- Mehrjährige Erfahrung in der Erstellung und Qualitätssicherung komplexer technischer Dokumentationen, bevorzugt im Bereich IT, Softwareentwicklung oder Infrastruktur.
- Erfahrung in der eigenständigen Durchführung und Koordination von komplexen Dokumentationsprojekten ist von Vorteil.
Fachkenntnisse und IT-Kenntnisse:
- Fundiertes Verständnis für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sowie für weitere Informationssysteme und IT-Infrastrukturen.
- Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Produkten (insbesondere Word, Excel und PowerPoint).
- Erfahrung mit Dokumentationswerkzeugen und Plattformen wie Wiki, SharePoint Online oder anderen webbasierten Dokumentationslösungen.
Arbeitsweise:
- Ausgezeichnete strukturierte und präzise Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Sorgfalt und Detailgenauigkeit.
- Selbstständige, lösungsorientierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
Sprachkenntnisse:
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, insbesondere in der Erstellung und Bearbeitung technischer Dokumentationen.
Persönliche Eigenschaften:
- Hohe Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung und Kooperationsbereitschaft.
- Proaktive Identifikation von Verbesserungspotentialen und die Fähigkeit zur kontinuierlichen Prozessoptimierung.
Die ETA Personal GmbH
Die ETA Personal GmbH ist ein renommierter Personaldienstleister, der sich auf die Vermittlung hochqualifizierter Fachkräfte in den Bereichen Ingenieurwesen, IT, Energieinfrastruktur, Automobil und Automation spezialisiert hat.
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